Customer Service Agent

Misión del puesto

Es la persona encargada de mantener una buena comunicación con clientes, coordinar las actividades de acuerdo con los requerimientos, planificación de movimientos de entrada y salida de mercancía.

Funciones del puesto

1. Conocer los términos y condiciones de los contratos establecidos con los clientes asignados.
2. Conocer el (los) Procedimiento (s) del cliente (SOP)/ Acuerdo de servicio (SLA), según sea aplicable.
3. Encargado de mantener una buena relación con el cliente, atender las solicitudes, dar asesoría en las diferentes fases del servicio contratado.
4. Obtener de sus clientes las órdenes / pedidos para poder recibir o iniciar las coordinaciones de los servicios contratados.
5. Hacer la planificación diaria para anticipar los recursos necesarios y coordinarlos con el personal de operaciones asignado y con el cliente.
6. Preparar la documentación relacionada con los procesos de entrada y salida de mercancía, considerando la planificación establecida.
7. Coordinación de transporte para los movimientos de mercancía.
8. Recibir la información sobre las órdenes de entrada y salida e ingresarlas al WMS (Sistema de Gestión de Inventario).
9. Asegurase de que todos los documentos estén disponibles para cada servicio a fin de garantizar su trazabilidad.   
10. Confeccionar los documentos de entradas y salidas de mercancía (DMCE, AUPSA,           Permiso Fito Sanitario, ficha técnica de los productos  que se requiera, copia del Ficha de Material Peligros (Dangerous Goods (DG), como sea aplicable)
11. Obtener del cliente los documentos necesarios para evidenciar que el servicio fue realizado, dejando como constancia la firma del POD (Proof of Delivery) o documento equivalente.
12. Hacer el Draft para facturación en el tiempo estipulado.
13. Llevar registros necesarios para medir el desempeño (KPI´s) del  o los servicio(s)  prestados a los clientes asignados
14. Reportar los KPI´s establecidos en el contrato, SLA o SOP de Cliente, según aplique considerando la periodicidad requerida.
15. Reporte oportuno de incidentes de calidad, seguridad, salud ocupacional o ambiente en el Sistema establecido (Ej. Recap/CAPA).
16. Asegurar que todo soporte documental sobre el servicio sea subido al sistema  de archivo digital establecido.
17. Participar activamente del mantenimiento de clientes actuales y colaborar en conseguir nuevos servicios para la empresa.
18. Identificar oportunidades de mejora de nuestros procesos que contribuyan a lograr la satisfacción de nuestros clientes.
19. Otras asignaciones relacionadas con el puesto y jerarquía.
20. Cualquier otra tarea inherente al cargo que le sea asignada por su jefe inmediato.

Funciones QHSE:

1. Procurar el cuidado integral de su salud y el medio ambiente.
2. Suministrar información veraz sobre su estado de salud.
3. Velar por el cumplimiento de las obligaciones del empleador en términos de Salud Ocupacional y Medio Ambiente. 
4. Conocer los riesgos laborales y aspectos ambientales relacionados con su cargo.
5. Participar activamente en la prevención de riesgos profesionales y aspectos ambientales 
6. Participar en el proceso de elección de sus representantes en el Comité de Salud y Seguridad en el trabajo, Comité de Convivencia y colaborar con dicho ente. 
7. Reportar todo incidente y accidente laboral y ambiental. Así mismo, todo acto o condición insegura de acuerdo con lo establecido por DSV.
8. Asegurarse de aplicar el sistema de gestión en salud y seguridad ocupacional, y ambiental durante la realización de cualquier actividad dentro de la empresa.
9. Motivar a sus compañeros de trabajo a que también lo hagan.
10. Brindar sugerencia que conlleven al mejoramiento del desempeño organizacional en lo que respecta a la salud y seguridad ocupacional y ambiente.

Autoridad del cargo

• Escalación oportuna y correcta de problemas

Conocimiento de la Industria y el Mercado / Requisitos Funcionales

•   Experiencia en actividades de bodega, distribución y/o almacenaje
•   Conocimiento de las regulaciones aplicables en la zona de operación en materia de logística (ejemplo: importación, exportación, almacenamiento, distribución y/o transporte).
•   Experiencia en ambientes multiculturales y condiciones de cambio continuo

Habilidades y Competencias

• Honestidad
• Proactividad
• Orientado al Servicio
• Organización y atención al detalle
• Trabajo en equipo
• Adaptación al cambio
• Dinamismo y Entusiasmo
• Habilidad para trabajo bajo presión y cumplir fechas limite
• Comunicación efectiva Verbal y Escrita

Formación Profesional / Experiencia Laboral

1. Nivel Universitario, en área de Comercio Internacional, Logística, Administración Portuaria, y carreras afines.
2. Experiencia de 1 a 3 años en las áreas de: Atención al Cliente, Tráfico. Distribución, Almacenamiento

Idiomas

• Lenguaje local fluido (Español Verbal y Escrito).
• Inglés intermedio (verbal y escrito)

Sistemas

• Manejo de Microsoft Office (Word, Outlook, otros)
• Manejo de Excel Intermedio
• WMS