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Comment négocier un contrat de services logistiques

La négociation de contrat de services logistiques nécessite de la patience et de la minutie. En tant qu'expéditeur, vous pourriez travailler avec votre fournisseur de services logistiques pendant longtemps, surtout si votre contrat est de longue durée avec des clauses de sortie difficiles.

Soyez pragmatique lors de la négociation et commencez par poser la question : « Y'a-t-il des clauses non négociables? » De cette façon, vous pouvez détecter les problèmes majeurs dès le début des négociations. Quant aux autres clauses, de bons arguments peuvent généralement aboutir à des compromis. Un contrat par lequel un des intervenants refuse de négocier et ne veut rien concéder a généralement l'autre partie à se retirer. La plupart des contrats se traduisent donc par un compromis bien équilibré.
 
Vous trouverez ci-dessous une liste de clauses contractuelles standard pour la logistique d'entrepôt qui demandent une attention spéciale. Un dialogue ouvert et une compréhension de l'incidence de ces clauses pour les deux parties aideront vos négociations.
 

Clauses à surveiller dans les contrats de services logistiques

  1. Portée de l'accord
  2. Exclusivité et/ou volume minimum
  3. Responsabilité pour les dommages directs et indirects
  4. IRC et bonus-malus
  5. Conditions
  6. Durée du contrat et clause de résiliation
  7. Indexation des prix
  8. Choix de la loi et du lieu
  9. Privilèges et droits de rétention
 

1. Portée de l'accord

La portée d'un accord logistique est une description détaillée des services couverts par le contrat et des résultats escomptés.
 
Pourquoi c'est important : Souvent, les services compris dans la portée du contrat ne sont pas clairement décrits. Ceci est susceptible de créer une ambiguïté pour plusieurs clauses. Par exemple : Un expéditeur pourrait interpréter « entreposage » comme désignant la gamme complète de services de l'arrivée des marchandises à l'entrepôt jusqu'à leur départ. En revanche, un fournisseur de services logistiques pourrait interpréter le terme « entreposage » comme désignant l'entreposage des marchandises uniquement. Dans ce cas-ci, le contrat ne précise pas clairement les services compris dans le terme « entreposage » et les clauses sur les IRC et la responsabilité laissent place à différentes interprétations.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : Pour éviter les malentendus et les ambiguïtés, il est important de décrire clairement au contrat les services offerts dans le cadre de cette entente. Des exemples bien connus de zones grises comprennent le chargement, l'arrimage et le déchargement en vertu d'un contrat de transport Assurez-vous que les obligations de chargement et de déchargement du transporteur correspondent à l'Incoterm convenu au contrat de vente. Faites en sorte que l'entente débute par un préambule qui énonce l'objectif global. Un préambule énonce les faits et les circonstances pertinents à l'une ou aux deux parties et permet une meilleure interprétation des clauses de l'entente advenant un désaccord.
 
 

2. Exclusivité et/ou volume minimum

La clause d'exclusivité fait référence au droit d'un fournisseur de services logistiques au volume total d'un expéditeur. Dans les contrats de logistique d'entreposage l'exclusivité et les volumes minimaux sont généralement exprimés en nombre de palettes entreposées et par les mouvements entrants et sortants. Lorsque la distribution fait partie du contrat, le nombre d'envois sera aussi mentionné.
 
Pourquoi c'est important : Le volume est le facteur qui affecte le plus les coûts logistiques. De par sa nature, la logistique est une industrie axée sur le volume. Puisque le volume est l'outil de négociation le plus important pour les expéditeurs afin d'obtenir des rabais, il est très avantageux, à court terme, de présenter le scénario de volume le plus favorable. Cependant, des disparités importantes de volume une fois le contrat entamé relanceront, dans la plupart des cas des discussions sur les tarifs.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : D'une part, il est souvent difficile de prévoir avec précision l'évolution des volumes. D'autre part, moins de volume pour le fournisseur de services logistiques signifie que le contrat est moins rentable et même déficitaire. L'exclusivité rend les expéditeurs plus vulnérables lorsque les fournisseurs de services logistiques affichent un rendement inférieur; la possibilité de réagir rapidement face à cette situation étant limitée. Les coûts, les tarifs et les volumes sont essentiels. Même si l'exclusivité et les volumes ne sont pas explicitement mentionnés dans le contrat, cela ne signifie pas nécessairement qu'un expéditeur peut librement modifier la nature et le volume des envois décrit dans la documentation de l'appel d'offre. Décrivez clairement les implications des baisses ou des augmentations substantielles de volume et leur effet sur les tarifs négociés.

3. Responsabilité pour les dommages directs et indirects

Les dommages directs et indirects sont des dommages qui se produisent en raison d'une erreur du fournisseur de services ou de l'expéditeur, ou en raison d'un autre manquement à une ou à plusieurs obligations contractuelles par l'une ou l'autre des parties. Il est normal que l'expéditeur souhaite que le fournisseur de services accepte la responsabilité pour tous les dommages. Du même coup, l'expéditeur s'attend à ce que le fournisseur de services propose des tarifs compétitifs, pourtant ces tarifs devront inclure une prime d'assurance pour couvrir le risque de dommages. En outre, les fournisseurs de services veillent à ne pas se rendre responsables d'éventuels dommages secondaires importants tels que des dommages consécutifs ou des pertes indirectes.
 
Pourquoi c'est important : Les expéditeurs veulent évidemment que leurs marchandises soient entre les mains de fournisseurs logistiques compétents. Un moyen efficace de vous assurer que vos marchandises sont manipulées avec soin est d'imposer des pénalités en cas de dommage. Cependant, il est difficile de déterminer quels sont les dommages causés par des commandes ou des vols manqués ou annulés , ou des retards de livraison de produits. Logiquement, ces deux derniers exemples de pertes surviennent parce que le produit a été endommagé ou livré en retard en raison d'une erreur directe ou indirecte du fournisseur de services logistiques. L'inclusion de la responsabilité du fournisseur de services logistiques est complexe. Souvent, il s'agit davantage de s'assurer contre les risques commerciaux que de s'assurer que les produits sont manipulés avec soin.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : Du point de vue du fournisseur de services logistiques, la responsabilité pour les dommages aux produits est un excellent moyen pour l'expéditeur de s'assurer que celui-ci fera tout en son pouvoir pour que les marchandises soient manipulées avec soin. Du point de vue de l'expéditeur, cette responsabilité pour dommages aux produits est parfois considérée comme une protection complète contre tous les dommages possibles dans la chaîne d'approvisionnement. Bien que l'on ait tendance à attribuer les dommages ou les pertes aux détenteurs des marchandises, la pratique courante dans le le commerce est de limiter le montant ou l'étendue de la responsabilité des fournisseurs de services logistiques.
 
La responsabilté de certains types de contrats est limitée par une norme de l'industrie ou par une loi. l(p. ex. CMR). C'est le cas pour les contrats de transport pour lesquels la responsabilité se limite généralement à un certain montant par kilo de poids brut selon le mode de transport utilisé. Sachez que cette limitation s'applique seulement aux obligations principales du transporteur. Certains autres engagements assumés par le fournisseur de services logistiques qi ne sont pas assujettis à un contrat de transport ni à une norme de responsabilité de l'industrie, peuvent être rédigés au contrat.
 
Lorsqu'un 3PL accepte une responsabilité plus élevée pour les marchandises, ceci affecte les taux, car une responsabilité accrue doit être assurée avec un assureur externe. Les fournisseurs de services logistiques acceptent généralement d'être responsables pour les dommages directs aux produits jusqu'à concurrence d'un certain montant par kilo et/ou incident conformément aux normes de l'industrie. La responsabilité pour les dommages excédant ce montant doit fêtre couverte par une police d'assurance distincte et souscrite par l'expéditeur ou par le fournisseur de services logistiques au nom de l'expéditeur. Puisqu'il est pratiquement impossible d''assurer contre les dommages et/ou pertes indirects, les fournisseurs de services logistiques ne peuvent accepter la responsabilité pour ceux-ci.
 
 

4. IRC et bonus-malus

Les indices de rendement clés (IRC) sont des paramètres utilisés pour mesurer la qualité des services. Un IRC couramment utilisé pour mesurer la qualité des services d'un contrat de distribution est le pourcentage de livraisons à temps. Le bonus-malus est un système qui permet à l'expéditeur de retenir une partie de son paiement pour les services obtenus si le rendement du fournisseur est insuffisant, et il permet au 3PL de facturer des frais supplémentaires lorsqu"il excède les IRC convenus.
 
Pourquoi c'est important : La qualité a un prix. En particulier, la qualité qui dépasse les niveaux habituels pour les opérations logistiques veut souvent dire une une manutention supplémentaire qui entraîne des coûts additionnels. Évidemment, les expéditeurs veulent le meilleur niveau de service; les 3PL doivent équilibrer les attentes par rapport aux coûts.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : Les IRC mesurent clairement le rendement d'un transporteur et décrivent les attentes de l'expéditeur. Réfléchissez sérieusement aux objectifs devant faire partie de l'accord sur les niveaux de service (ANS). Si un ANS se résume à la seule surveillance du rendement, il serait suffisant de l'inclure dans une revue périodique du rendement. Cependant, si le ANS vise à garantir le niveaux de qualité, alors le fait de na pas atteindre ces niveaux aura des conséquences qui devraient être stipulées clairement dans le ANS. Ces conséquences comportent généralement une pénalité contractuelle et un temps maximum pour réaliser les améiorations de service nécessaires. Si ces améliorations ne sont pas réalisées, cela conduit finalement à l'annulation de l'accord. À l'opposé, une prime pourrait être convenue si le rendement est supérieur aux attentes; ce qui motivera le fournisseur à apporter des améliorations..
 
 

5. Conditions

Les conditions générales font partie des contrats de services logistiques. Elles portent sur tous les aspects qui ne sont pas propres à un contrat, mais qui concernent l'entreprise dans son intégralité. Les questions concernant la performance du fournisseur de services logistiques sur des aspects précis des activités ne sont pas incluses dans les conditions générales.
 
Pourquoi c'est important : Les conditions sont utiles lors la rédaction d'un contrat, car elles contiennent de nombreuses dispositions standard, afin d'assurer la transparence du contrat et d'alléger la lecture de son contenu. Cependant, les conditions sont habituellement rédigées au profit d"une seule partie. Des conditions unilatérales pourraient fausser tout équilibre contractuel reflétant les intérêts des deux parties dans l'accord.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : L'ennui avec les conditions ce sont les prétendus conflits de formulaires, avec l'acheteur qui applique des conditions d'achat tandis que pour le fournisseur ce sont des conditions de livraison contradictoires qui sont appliquées. En fait, les conditions d'achat sont souvent rédigées pour être appliquées à un contrat de vente de biens ou de prestation de services. Elles sont généralement moins pertinentes dans les contrats de services logistiques, notamment dans les contrats de transport. Pour aggraver le tout, la solution exigée par la loi ou par la jurisprudence varie d'un état à l'autre lorsqu'il s'agit de services internationaux ou transfrontaliers. Par conséquent, il peut être particulièrement important de tenir compte du choix de la loi (et du tribunal). De façon générale, les conditions logistiques afférentes aux intérêts des deux parties sont importantes afin d'aborder toutes les questions qui ne sont pas directement stipulées dans le contrat. Cependant, soyez prudent lorsque vous incluez des conditions contractuelles qui diffèrent considérablement des conditions générales. Pour certains modes de transport, la solution, autant au conflit des formulaires qu'aux modalités unilatérales, réside dans les modalités propres au secteur, qui sont rédigées par les (représentants) autant des acheteurs que des fournisseurs de service.
 
 

6. Durée du contrat et clause de résiliation

Les conditions du contrat sont la durée du contrat. La clause de résiliation expose les raisons ou événements produits pendant la période du contrat qui justifieraient une résiliation anticipée du contrat par l'expéditeur.
 
Pourquoi c'est important : Pour des raisons évidentes, les fournisseurs de services logistiques bénéficient de la maximisation de la durée des contrats logistiques. La durée dépend de l'effort et des investissements impliqués dans l'élaboration et l'exécution du contrat. Pour les expéditeurs, une durée de contrat plus courte permet une renégociation plus fréquente des conditions contractuelles ayant pour objectif la réduction des taux. Quelques points de négociation habituels incluent la date exacte du début du contrat, la période durant laquelle un contrat prolongé doit être convenu , ainsi que la période de préavis et de prolongation. Les clauses de résiliation sont souvent des points litigieux, car les expéditeurs les considèrent comme une « porte de sortie » en cas de problèmes graves. Du point de vue des fournisseurs de services logistiques, la résiliation des contrats entraîne des pertes financières importantes, car les investissements attribués aux opérations ne peuvent pas être récupérés.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : Convenez toujours d'une clause contractuelle et/ou d'un préavis de résiliation du contrat. Énoncez des clauses de résiliation claires et sans ambiguïtés comprenant une date de résiliation et un délai de préavis. En l'absence d'un tel accord, un délai de préavis raisonnable devra être établi par le tribunal. L'interprétation du terme « raisonnable » par le tribunal ne correspond pas toujours aux vues de l'une ou l'autre des parties. Lors du choix de la durée du contrat, veillez à ce que celui-ci stipule les quantités minimales de commande (volumes garantis) et l'exclusivité. Si tel est le cas, l'expéditeur doit être sûr de pouvoir respecter ces deux clauses pour la durée complète du contrat. Même si aucune garantie de volumes n'est comprise dans le contrat, le transporteur aura, bien souvent, droit à un certain volume qui a été généré dans la période précédente en vertu des modalités du contrat. En d'autres mots, même si aucune garantie minimale de commande n'est mentionnée au contrat, le fournisseur de services logistiques sera souvent en mesure de demander au moins une quantité de commande soutenue.
 
Même si les contrats couvrent souvent les deux sujets dans la même clause, gardez à l'esprit qu'il existe une différence importante entre l'échéance d'un contrat et une résiliation survenue en cours de contrat. Cette dernière survient généralement lorsque la qualité des services offerts par le fournisseur de services logistiques présente des manquements graves. Précisez au préalable dans le contrat quels sont les manquements considérés comme « graves » et qui peuvent donc représenter des motifs de résiliation. Ceci est particulièrement important lorsqu'une clause d'exclusivité est stipulée au contrat.
 
 

7. Indexation des prix

L'indexation des prix est un exercice annuel pour ajuster les tarifs logistiques au moyen d'un indice des prix afin de maintenir la valeur du contrat en tenant compte de l'inflation et de la fluctuation des prix au niveau du marché.
 
Pourquoi c'est important : L'indice des prix est facile à comprendre, car l'indexation est calculée au niveau macro par les institutions gouvernementales. On invoque souvent que l'indexation ne devrait être appliquée qu'aux coûts assujettis à l'inflation. L'indexation est également parfois utilisée comme moyen de négociation lors de discussions concernant l'amélioration continue. L'indexation en fonction des « niveaux de prix du marché » fait l'objet de débats. Compte tenu de la nature à long terme des contrats logistiques et de la volatilité du marché, les fournisseurs de services logistiques ont souvent du mal à prévoir le coût du transport (p. ex. dans un délai de deux ans). L'indexation annuelle des coûts de main-d'œuvre et de location est une approche courante dans les contrats à long terme.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : Choisissez adéquatement l'index à utiliser pour le calcul. Il L'index choisi doit correspondre le plus possible à la réalité du contrat. Certains éléments de la rémunération sont généralement indexés séparément, notamment les frais de carburant. Si le contrat contient une clause carburant distincte, assurez-vous qu'elle puisse avantager les deux parties: que l'acheteur est indemnisé quand les coûts du carburant diminuent et que le transporteur puisse ajouter des frais supplémentaires lorsque les prix du carburant augmentent. Évitez la double indexation en vous assurant que la clause d'indexation exclut le carburant. Parfois, les expéditeurs veulent faire des compromis entre l'indexation des prix et l'amélioration continue. Cependant, il est préférable de distinguer l'indexation et les améliorations continues en les incluant dans des clauses distinctes . Pour ce qui est de l'indexation « au niveau des prix du marché », les services de transport qui ont peu ou pas de synergie de groupage (comme les chargements complets de camions, les chargements partiels ou le transport par conteneur) fluctuent fortement selon la demande. Comme ces services sont presqu'entièrement exécutés en sous-traitance, il est généralement impossible de garantir un prix fixe pour une durée de plus d'un an, parfois même moins. Les services gérés par l'entreprise elle-même ou avec des synergies de groupage de volumes élevés sont moins vulnérables à la fluctuation soudaine des prix.
 
 

8. Choix de la loi et du lieu

Cette partie du contrat logistique décrit en vertu de quelle loi tout litige futur sera réglé et l'emplacement du tribunal qui sera le lieu de toute poursuite.
 
Pourquoi c'est important : Lorsque l'expéditeur, le fournisseur de services logistiques et les opérations logistiques futures se trouvent dans le même pays, cette clause ne pose guère de problème. Cela se complique lorsque le siège social de l'expéditeur et les opérations logistiques futures se trouvent dans des pays différents (parfois même sur un autre continent). Dans le cas de contrats majeurs, l'emplacement du siège social du fournisseur de services logistiques, où réside son service juridique, ajoute à la complexité. Inutile de dire que toutes les parties préféreront la loi de leur propre pays ainsi qu'un tribunal le plus près possible de leur territoire d'origine.
 
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : Le choix de la loi et du lieu peut être décisif dans l'issue d'une affaire, même lorsque le droit universel des traités internationaux s'applique, comme dans le cas de l'Union Européenne. Les tribunaux de différents états membres peuvent arriver à des interprétations diamétralement opposées. Un exemple particulier où des différences d'interprétation ont été constatées est lorsqu'il s'agit de déterminer si les dommages ont été causés par la inconduite délibérée du prestataire de services. Ce qui peut être considéré comme une inconduite délibérée est important, car cela retire au transporteur son droit à la responsabilité limitée. L'approche pragmatique et logique consiste à faire appel à la loi applicable dans le pays où la majorité des activités sont exécutées.

9. Privilèges et droits de rétention

Priviliège et droits de rétention font référence au droit du fournisseur de services logistiques de retenir les marchandises de l'expéditeur, ou même de vendre celles-ci en cas de factures impayées.
 
Pourquoi c'est important : Ne pas être en mesure d'accéder à ses marchandises est inquiétant pour un expéditeur. Une autre source d'inquiétude est que cette règle pourrait être utilisée comme levier lors de tout désaccord concernant des factures. Pour le fournisseur de services, ces droits offrent un certain niveau de sécurité quant au paiement de ses services.
Ce qu'il faut considérer pendant la négociation : La problématique des privilèges et droits de rétention est rarement directement liée aux marchandises détenues par le fournisseur de services logistiques. Au lieu de cela, les privilèges et les droits de rétention sont généralement exercés afin de faire respecter le règlement relatif aux factures impayées d'expéditions précédentes. Plus important encore, les droits de rétention sont parfois invoqués quelque part dans la chaîne des sous-traitant plutôt qu'entre les transporteurs et les fournisseur de services. Il est parfois difficile de prévenir ceci, mais si les marchandises représentent une certaine valeur, ou s'il existe un intérêt particulier pour une livraison à temps et des pénalités contractuelles correspondantes dans le contrat de vente ou d'approvisionnement, l'expéditeur doit tenir compte du fait que les risques, découlant du privilège et des droits de rétention, peuvent être invoqués quelque part dans la chaîne logistique. Pour éviter les problèmes, choisissez un fournisseur de services logistiques financièrement stable qui orchestre les différentes étapes de la chaîne d'approvisionnement et qui gère les sous-traitans de manière centralisée.
 
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