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Une liste de contrôle en 10 points pour l'externalisation des entrepôts

Lorsque vous commencez à sous-traiter l'entreposage et la gestion de la chaîne d'approvisionnement, sachez que ces processus de longue date ont un impact direct sur votre service client. Voici dix points à surveiller lors de l'externalisation de votre entreposage et de votre exécution, sur la base de retours clients, fournisseurs et spécialistes de la chaîne d'approvisionnement.

1+ Considérez l'externalisation comme un parcours continu et non comme un remède instantané à tous les processus de la chaîne d'approvisionnement

Pensez à l'externalisation des fonctions de la chaîne d'approvisionnement comme un parcours allant de la conception et du test de la solution à la mise en œuvre et au démarrage. Chaque étape s'accompagne d'une courbe d'apprentissage pour le prestataire logistique tiers (3PL) ainsi que pour votre entreprise. Certains processus échappent au contrôle de votre fournisseur de services logistiques, mais ont un impact fondamental sur les opérations globales (par exemple, les étiquettes sur le matériel entrant, votre propre infrastructure informatique et les processus de consolidation des commandes) doivent être gérés parallèlement au projet d'externalisation.
«L’externalisation des entrepôts n’est pas une solution unique, mais un parcours qui doit être géré.»

2+ Impliquez toutes les parties prenantes tôt plutôt que trop tard

L'externalisation des activités logistiques est une décision stratégique ayant un impact fonctionnel et parfois émotionnel sur un large éventail de fonctions de votre entreprise. Parfois, le responsable de la chaîne d'approvisionnement met tout en oeuvre pour identifier le potentiel d'économies, lancer le projet, sélectionner le bon fournisseur, faire une analyse de rentabilisation convaincante et concevoir la solution logistique optimale. Néanmoins, de nombreuses propositions de projet restent bloquées en salle de réunion.
«Ce n'est pas seulement une partie de la chaîne d'approvisionnement. Pour éviter les vetos de dernière minute sur des objections non traitées auparavant, obtenez la participation et l'engagement de toutes les parties prenantes interfonctionnelles à chaque étape du processus. »

3+ Mener des tests informatiques suffisants

Un plan de test informatique structuré et bien pensé est essentiel pour une mise en œuvre réussie. Testez les interfaces entre vos propres systèmes et le système de gestion d'entrepôt et de transport du prestataire logistique - de façon approfondie. Sous la pression du délai, les plans de test ne couvrent parfois pas tous les processus et toutes les exceptions possibles. De plus, ces processus ne sont souvent testés qu'étape par étape et non dans un test de bout en bout incluant toutes les étapes.
"Le diable est dans les détails. Pour réduire les erreurs de mise en service, il est important de tester les interfaces et les systèmes informatiques tout au long du cycle, de la saisie de la commande à la livraison, y compris le prélèvement, l'emballage et l'expédition. »

4+ Assurer une qualité constante des données

Pendant la phase de proposition, vos données sont partagées avec le prestataire de services logistiques comme base d'un devis. Souvent, les données telles que les unités de mesure, le poids, les dimensions et les unités vendues se révèlent peu fiables dans un contexte opérationnel. A des fins de proposition, les données sont généralement modélisées et extraites de divers systèmes de données sources. Pendant la mise en œuvre, des problèmes informatiques surviennent car les données n'ont pas la même qualité que celle présentée dans la proposition. Des problèmes opérationnels et de coût peuvent survenir car les données incohérentes génèrent davantage d'exceptions et de travail manuel.
«Évitez les ordures dans les ordures. Faites attention à la qualité des données pour garantir un devis fiable de la part de votre prestataire logistique et pour faciliter la mise en œuvre. »

5+ Inclure les processus non documentés

Au fil des ans, votre organisation de la chaîne d'approvisionnement a développé des connaissances qui ne sont pas nécessairement stockées dans les systèmes ou la documentation des processus. Le fait de ne pas capturer les modèles d'empilage spécifiques au client ou les exigences d'emballage spécial non documentées peut entraîner par exemple de graves problèmes de service lors de la mise en œuvre de l'externalisation.
«Si ce n'est pas sur papier, cela ne veut pas dire que ça n'existe pas. Tenez compte de toutes les connaissances cruciales relatives au processus et non documentées par les employés, à tous les niveaux de votre chaîne d'approvisionnement. »

6+ Ne laissez pas l'exception devenir la règle

La plupart de vos processus opérationnels standard sont généralement bien décrits et quantifiés lors de la phase de proposition. Cependant, les exceptions aux processus standard ne sont souvent pas incluses dans la proposition et ne sont donc pas citées. Si des processus exceptionnels sont identifiés, leur fréquence est souvent sous-estimée dans la phase de proposition et non gérée lors de la mise en service. Les coûts supplémentaires des exceptions au processus standard ne sont généralement pas pris en compte dans le budget logistique et peuvent entraîner des surprises lorsque vous recevez la première facture.
«Traitez les exceptions le plus tôt possible sera le mieux. Entendez-vous sur les détails pendant les négociations, les exceptions au processus standard et la fréquence de ces exceptions. Ayez une méthodologie précise de résolution des problèmes et une procédure d'évolution pour la mise en œuvre permettant de gérer les exceptions correctement. »

7+ Soyez réaliste quant aux compétences en gestion de projet de l'organisation, ne les surestimez pas

Un projet de mise en œuvre d'externalisation logistique forme une courbe d'apprentissage abrupte pour les professionnels de la logistique et la direction d'une entreprise. La nature du projet et la méthodologie de travail que requiert sa mise en œuvre sont souvent inconnues des personnes travaillant dans la gestion de la ligne logistique. Les homologues du chef de projet doivent être expérimentés et à un même niveau de la gestion de projet d'un point de vue de la méthodologie.
«La gestion de projet est une compétence spécifique. Créez donc une équipe de projet intégrée et évitez que deux équipes travaillent en parallèle. »

8+ Ne gérez pas un 3PL comme un entrepôt vous appartenant

La gestion de votre processus logistique via un 3PL nécessite des compétences différentes par rapport à un entrepôt en nom propre. Vous devez penser à négocier le niveau de service du contrat, à mesurer la performance sur des données non ambiguës, à piloter sur des indicateurs clés de performance prédéfinis, à mettre en place des initiatives d'amélioration continue ou de Gainshare ou à gérer un accord bonus/malus. Tout cela est fondamentalement différent de la gestion en ligne habituel d'un entrepôt en nom propre.
«Préparez-vous à changer. Fixez des objectifs commerciaux clairs et tenez des réunions périodiques entre les membres de la direction avec le mandat d'apporter des changements structurels à l'accord de niveau de service. En dehors de cela, laissez votre fournisseur logistique faire le travail.»

9+ Mesurer les performances, mais mesurer efficacement

Après la phase de mise en œuvre et une certaine période d'apprentissage, la plupart des entreprises sont impatientes d'évaluer le fournisseur de services logistiques et de déterminer les problèmes ou les améliorations potentiels. Lors de la mesure des performances, il s'avère souvent problématique de tenter de comparer des éléments semblables. Par exemple, les opérateurs de votre propre entrepôt peuvent prendre une heure pour attendre la livraison des marchandises et effectuer une saisie manuelle dans le système, contre trois heures pour rendre les marchandises entrantes disponibles dans le système en tant que stock disponible à la vente. Bien que la deuxième option prenne plus de temps, grâce aux synergies multi-utilisateurs convenues avec le fournisseur de services logistiques, vous accédez à une plus grande efficacité sur le long terme. Comprenez d'où vient votre entreprise et créez une base pertinente de KPI de référence. Avec votre prestataire logistique, vous souhaitez piloter les opérations et augmenter rapidement les performances.
«Sans KPI, vous êtes aveugle. Avez les parties prenantes, entendez-vous sur la mesure du rendement et pour renforcer la confiance dans les opérations partagez les réussites avec elles. »

10+ En dehors des principes de mise en œuvre, gardez comme "nice to have'' les possibles améliorations informatiques.

La phase de mise en œuvre impliquera souvent un composant informatique important où votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP) est lié au système de gestion d'entrepôt de votre fournisseur de services logistiques. Lors de la définition des interfaces de données électroniques (EDI), les participants au projet saisissent parfois l'opportunité d'introduire de nouvelles fonctionnalités intéressantes telles que l'impression d'étiquettes personnalisées, des messages et des scans supplémentaires, une traçabilité supplémentaire, etc. Ces demandes conduisent souvent à ce que l'on appelle "scope creep", et qui entraîne davantage de discussions et de retards. N'oubliez pas que votre proposition de projet est basée sur le processus actuel et les exigences d'information. Des fonctionnalités supplémentaires entraînent des coûts supplémentaires pour le développement informatique.
«N'ayez pas trop de bonnes choses. Introduisez des demandes de fonctionnalités informatiques supplémentaires ou d'ajustements de processus basés sur une solide analyse coûts-avantages et intégrez-les à la phase de proposition ou de conception plutôt que pendant la mise en œuvre. »
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À propos des auteurs

Thomas van Vliet est actif dans l'industrie 3PL depuis 15 ans et y a assuré plusieurs missions commerciales. Il fait actuellement partie du groupe Global Business Development de DSV Solutions où il est responsable du marketing et s'occupe en outre du développement commercial et de la gestion des comptes du secteur industriel.
 
Jack Pool est actif dans le métier de la chaîne d'approvisionnement depuis plus de 16 ans dans des missions de gestion et de conseil. Dans son rôle de directeur général de Districon Management Consultants, il dirige la pratique de la chaîne d'approvisionnement qui comprend également la sélection et la gestion des fournisseurs 3PL.

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