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Comment négocier un contrat de services logistiques

Négocier un contrat de services logistiques nécessite de la patience et une attention aux détails. En tant qu'expéditeur, vous pourriez travailler avec votre fournisseur de services logistiques pendant une longue période, en particulier pour les services d'entrepôt de contrat de longue durée et les clauses de sortie complexes.

Lors de la négociation, soyez pragmatique et commencez par la question : "Y a-t-il des clauses qui ne sont pas négociables ?" De cette façon, vous pouvez détecter tout show-stoppers au début du processus. Pour les autres clauses, des objections raisonnables et bien argumentées peuvent généralement aboutir à des compromis. Un contrat où l'une des parties prend tout pour acquis et refuse de négocier une base commune mènera au retrait de l'autre partie. La plupart des contrats résultent donc d'un compromis équilibré.
 
Vous trouverez ci-dessous un certain nombre de clauses contractuelles types pour la logistique d'entreposage nécessitant une attention particulière. Un dialogue ouvert et une compréhension mutuelle de l'impact des clauses vous aideront dans vos négociations.
 

Clauses à surveiller dans les contrats de services logistiques

  1. Portée de l'accord
  2. Exclusivité et/ou volumes minimum
  3. Responsabilité pour les dommages directs et indirects
  4. KPI et bonus-malus
  5. Termes et conditions
  6. Durée du contrat et clause de résiliation
  7. Indexation des prix
  8. Choix des règles de droit et du lieu de juridiction
  9. Privilège et droit de rétention
 

1+ Portée de l'accord

La portée d'un accord logistique est une description détaillée du processus des services couverts par le contrat et des résultats que ces services sont censés apporter.
 
Pourquoi c'est important : Souvent, les services inclus dans le champ d'application du contrat ne sont pas clairement décrits. Cela créé de l'ambiguïté dans les nombreuses clauses suivantes. Par exemple : Un expéditeur peut interpréter «l'entreposage» comme englobant toute la gamme de services depuis l'arrivée des marchandises à l'entrepôt, jusqu'au moment où les marchandises quittent l'entrepôt. En revanche, un prestataire de services logistiques peut interpréter le terme «entreposage» pour désigner le stockage uniquement. Dans ce cas, le contrat ne spécifie pas clairement les services inclus dans «l'entreposage» et laisse les clauses sur les KPI et la responsabilité sujet à interprétation.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Pour éviter les malentendus et les ambiguïtés, en vertu de l'accord, décrivez clairement les services qui seront rendus. Des exemples bien connus de zones d'ombre concernent le chargement, l'arrimage et le déchargement dans le cadre d'un contrat de transport. Vérifiez toujours si l'Incoterm convenu dans le contrat de vente correspond aux obligations du transporteur en ce qui concerne le chargement ou le déchargement. Commencez l'accord par un préambule énonçant l'objectif global. Un préambule énonce des faits et des circonstances pertinents pour une ou deux des parties et aide à interpréter les clauses de l'accord en cas de différend.
 
 

2+ Exclusivité et/ou volumes minimum

L'exclusivité fait référence au droit d'un prestataire de services logistiques sur le volume total d'un expéditeur. Dans les contrats d'entreposage logistique, l'exclusivité et les volumes minimaux sont généralement exprimés en nombre de palettes en stock, ainsi qu'en mouvements entrants et sortants. Lorsque la distribution est incluse, il mentionnera également le nombre d'envois.
 
Pourquoi c'est important : Le facteur le plus important affectant les coûts logistiques est le volume. La logistique est par nature une industrie orientée sur les volumes. Les volumes étant également l'outil de négociation le plus important pour les expéditeurs afin d'obtenir des remises, il y a un avantage, à court terme, à présenter le scénario de volume le plus favorable. Pourtant, des décalages substantiels de volumes, une fois le contrat entamé, relanceront dans la plupart des cas la discussion sur les tarifs.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : D'un côté, il est souvent difficile de prévoir avec précision l'évolution des volumes. En revanche, moins de volume pour le prestataire de services logistiques signifie que le contrat est moins rentable, voire déficitaire. L'exclusivité rend les expéditeurs plus vulnérables lorsque les prestataires de services logistiques sous-performent, avec des possibilités limitées de réagir rapidement pour corriger cela. Les coûts/tarifs et les volumes sont essentiels. Même si l'exclusivité et les volumes ne sont pas explicitement mentionnés dans le contrat, cela ne signifie pas nécessairement qu'un expéditeur peut librement modifier la nature et le volume de son activité comme décrit dans le dossier d'appel d'offres. Décrivez clairement les implications des baisses ou des augmentations substantielles de volume et leurs effets sur les tarifs négociés.

3+ Responsabilité pour les dommages directs et indirects

Les dommages directs et indirects sont des dommages qui surviennent en raison d'une erreur du fournisseur de services ou de l'expéditeur, ou en raison d'un autre manquement à une ou plusieurs obligations contractuelles par l'une ou l'autre des parties. Il est naturel que l'expéditeur souhaite que le prestataire de services accepte la responsabilité des dommages de toute nature. Dans le même temps, l'expéditeur s'attend à ce que le prestataire propose des tarifs compétitifs, mais ces tarifs devront inclure une prime d'assurance pour couvrir les risques de dommages. En outre, les prestataires de services veillent à ne pas rester responsables d'éventuels dommages secondaires importants tels que des dommages indirects et/ou des pertes consécutives.
 
Pourquoi c'est important : Les expéditeurs veulent évidemment s'assurer que les prestataires de services logistiques prennent bien soin de leurs produits. Les sanctions, en cas de dommage, sont un moyen de s'assurer que les produits sont manipulés avec soin. Cependant, il est moins évident de voir quels dommages résultent d'un commandes ou d'un vol manqué ou annulé, ou d'un retard dans la livraison des produits. Logiquement, ces deux derniers exemples de pertes surviennent parce que le produit a été endommagé ou est en retard suite à une erreur, directe ou indirecte, du prestataire logistique. L'inclusion de la responsabilité du prestataire de services logistiques est complexe. Souvent, il s'agit davantage de s'assurer contre les risques commerciaux que de simplement s'assurer que les produits sont manipulés avec soin.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Du point de vue du prestataire de services logistiques, la responsabilité pour les dommages causés aux produits est un moyen pour l'expéditeur de s'assurer que le prestataire de services fera tout son possible pour manipuler les produits avec soin. Du point de vue de l'expéditeur, cette responsabilité pour les dommages causés aux produits est parfois considérée comme une couverture complète applicable à tous les dommages possibles dans la chaîne d'approvisionnement. Bien que l'on ait tendance à attribuer naturellement les dommages ou les pertes à la partie qui détient physiquement les marchandises, La pratique courante dans le commerce est de limiter le montant ou l'étendue de la responsabilité des prestataires de services logistiques.
 
Pour certains types de contrats, la responsabilité est limitée par une norme de l'industrie ou par la loi elle-même(par exemple CMR). C'est le cas des contrats de transport, où la responsabilité est généralement limitée à un certain montant par kilo de poids brut, en fonction du mode de transport. Sachez cependant que cette limitation ne s'applique qu'aux obligations principales du transporteur. D'autres obligations contractées par le fournisseur de services logistiques et non soumises à un contrat de transport ni à une norme de responsabilité de l'industrie, peuvent être determinées par le contrat.
 
Si un 3PL accepte une responsabilité plus élevée pour les marchandises, cela affecte les tarifs, car une responsabilité accrue doit être réassurée auprès d'une compagnie d'assurance externe. Le prestataire logistique accepte généralement d'être responsable des dommages directs aux produits jusqu'à un certain montant au kilo et/ou de l'incident conformément aux normes de l'industrie. La responsabilité pour les dommages dépassant ce montant ne peut être couverte que par une police d'assurance distincte, mise en place par l'expéditeur ou par le prestataire logistique au nom de l'expéditeur. Comme il est pratiquement impossible de s'assurer contre les dommages indirects et/ou les pertes consécutives, les prestataires logistiques ne peuvent en accepter la responsabilité.
 
 

4+ KPI et bonus-malus

Les indicateurs de performance clés (KPI) sont des mesures utilisées pour mesurer la qualité du service. Dans un contrat de distribution, un indicateur de performance clé typique serait le pourcentage de livraisons à temps. Bonus-malus est un système qui permet à l'expéditeur de retenir une partie de son paiement pour les services en cas de sous-performance, et il permet au 3PL de facturer un supplément lorsqu'il dépasse les KPI convenus.
 
Pourquoi c'est important : La qualité a généralement un coût. En particulier, une qualité qui dépasse les niveaux habituels des opérations logistiques signifie souvent une manutention supplémentaire, ce qui entraîne des coûts supplémentaires. Les expéditeurs veulent évidemment le meilleur niveau de service ; Les 3PL doivent trouver un équilibre entre le niveau d'attente et le coût.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Les KPI sont un outil utile pour mesurer les performances du transporteur et pour définir clairement les attentes de l'expéditeur. Examinez attentivement les objectifs à atteindre dans un accord de niveau de service (SLA). Si un SLA est destiné à simplement servir de moniteur de performance, il suffirait de l'inclure dans un examen périodique des performances. Cependant, si le SLA vise à garantir des niveaux de qualité, les conséquences du non-respect de ces niveaux doivent être clairement énoncées dans le SLA. Ces conséquences comprennent généralement une pénalité contractuelle et un délai maximum pour réaliser les améliorations de service requises. Si ces améliorations ne sont pas réalisées, cela conduit finalement à l'annulation de l'accord. A l'opposé, un bonus pourrait être accordé en cas de surperformance, encourageant ainsi le prestataire de services à s'améliorer.
 
 

5+ Termes et conditions

Les conditions générales font partie d'un contrat logistique. Ils couvrent tous les domaines non spécifiques à un contrat, mais s'appliquent à l'entreprise dans son intégralité. Les questions qui couvrent la performance du prestataire de services logistiques sur la partie spécifique des opérations ne sont pas incluses dans les conditions générales.
 
Pourquoi c'est important : Les termes et conditions sont utiles lors de la rédaction d'un contrat car ils contiennent de nombreuses dispositions standard, de sorte à ce que le contrat lui-même reste allégé et donc plus transparent. Cependant, les termes et conditions sont généralement rédigés au profit d'une seule partie. Les conditions générales unilatérales pourraient fausser tout équilibre contractuel reflétant les intérêts des deux parties dans l'accord.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : L'ennui avec les termes et conditions est la soi-disant bataille des formulaires, avec l'acheteur appliquant les conditions d'achat et la partie éxécutive appliquant des conditions de livraison contradictoires. Dans la pratique et en général, les conditions d'achat sont souvent rédigées pour être appliquées à un contrat de vente de biens ou de fourniture de services. Ces conditions d'achat sont généralement moins pertinentes pour un contrat de logistique, notamment les contrats de transport. Pour aggraver le problème, lorsqu'il s'agit de services internationaux ou transfrontaliers, la solution prescrite par la loi ou la jurisprudence varie d'un État à l'autre. Par conséquent, il peut être particulièrement important de considérer le choix de la juridiction (et du tribunal). En général, les termes et conditions logistiques qui couvrent les intérêts des deux parties sont importants pour résoudre tous les problèmes qui ne sont pas directement stipulés dans le contrat. Cependant, soyez prudent lorsque vous incluez des conditions contractuelles qui diffèrent de manière significative des conditions générales. Pour certains modes de transport, la solution à la bataille des formulaires et termes et conditions unilatéraux réside dans les termes et conditions spécifiques au secteur, eux-même rédigés par des (représentants) à la fois acheteurs et prestataires de services.
 
 

6+ Durée du contrat et clause de résiliation

La durée du contrat est la durée du contrat logistique. La clause de résiliation expose les raisons ou événements au cours de la période du contrat qui justifieraient une résiliation anticipée du contrat par l'expéditeur.
 
Pourquoi c'est important : Pour des raisons évidentes, les prestataires de services logistiques en bénéficient en maximisant la durée des contrats logistiques. La durée dépend de l'effort et des autres investissements impliqués dans le démarrage et la mise en œuvre du contrat. Pour les expéditeurs, des durées de contrat plus courtes permettent une renégociation plus fréquente des termes des contrats dans le but de réduire les tarifs. Les points de négociation communs incluent la date exacte de début du contrat, la période pendant laquelle un contrat prolongé doit être conclu, ainsi que la période de préavis et de prolongation. Les clauses de résiliation sont souvent des points de discorde car les expéditeurs les considèrent comme une «voie de sortie» en cas de problèmes graves. Pour les prestataires de services logistiques, la résiliation des contrats entraîne des pertes financières importantes, car les investissements dans la mise en place des opérations ne peuvent pas être récupérés.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Accordez-vous toujours sur une clause contractuelle et/ou une durée de préavis pour une résiliation. Stipulez des clauses de résiliation claires et sans ambiguïté, une date de résiliation et un délai de préavis. En l'absence d'un tel accord, un délai de préavis raisonnable devra être établi par le tribunal. L'interprétation du terme «raisonnable» par le tribunal ne correspond pas toujours aux intérêts de l'une ou l'autre des parties. Lors du choix de la durée du contrat, veillez à ce que le contrat stipule des quantités minimales de commande (volumes garantis) et l'exclusivité. Si tel est le cas, l'expéditeur doit être sûr de pouvoir respecter ces deux clauses pendant toute la durée du contrat. Même si aucune garantie sur les volumes n'est incluse dans le contrat, le transporteur aura toujours, dans de nombreux cas, droit à un certain volume qui a été généré au cours de la période précédente et selon les termes du contrat. En d'autres termes, même si aucune quantité minimale de commande n'a été convenue, le prestataire de services logistiques sera souvent en mesure d'exiger au moins une quantité de commande «soutenue».
 
Bien que les contrats couvrent souvent les deux sujets dans une même clause, gardez à l'esprit qu'il existe une différence importante entre l'expiration d'un contrat et la résiliation survenue pendant le contrat. Ce dernier fait généralement suite à de graves lacunes de la part du prestataire de services logistiques. Précisez à l'avance dans le contrat quels manquements peuvent être qualifiées de «graves» et donc de motifs de résiliation. Ceci est particulièrement important en combinaison avec l'exclusivité.
 
 

7+ Indexation des prix

L'indexation des prix est un exercice annuel d'ajustement des tarifs logistiques au moyen d'un indice de prix afin de maintenir la valeur du contrat après l'inflation et les fluctuations de prix au niveau du marché.
 
Pourquoi c'est important : L'indice des prix est la partie facile, car l'indexation est calculée en macro par les institutions gouvernementales. Un argument souvent entendu est que l'indexation ne devrait s'appliquer qu'aux coûts soumis à l'inflation. L'indexation est également parfois utilisée comme levier de négociation dans les discussions sur l'amélioration continue. L'indexation sur la base des «niveaux de prix du marché» fait l'objet de débats encore plus approfondis. A long terme, compte tenu de la nature de la plupart des contrats logistiques et de la volatilité du marché, les prestataires de services logistiques ont souvent du mal à prévoir le coût du transport dans deux ans par exemple. L'indexation des coûts de main-d'œuvre et de location sur une base annuelle est une approche courante dans les contrats de long terme.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Considérez attentivement quel index utiliser pour le calcul. L'indice choisi doit correspondre le plus possible à l'objet réel du contrat. Certaines composantes de la rémunération sont généralement indexées séparément, notamment les frais de carburant. Si une clause carburant distincte est incluse dans le contrat, assurez-vous qu'elle fonctionne dans les deux sens, c'est-à-dire que l'acheteur est indemnisé lorsque les coûts du carburant diminuent et que le transporteur peut appliquer un supplément lorsque les prix du carburant augmentent. Évitez la double indexation en vous assurant que la clause d'indexation des prix n'inclut pas également le carburant. Parfois, les expéditeurs veulent arbitrer entre l'indexation des prix et l'amélioration continue. Cependant, il est préférable de séparer l'amélioration continue de l'indexation et de l'inclure plutôt dans une clause distincte. Pour l'indexation «au niveau des prix du marché», les services de transport qui ont peu ou pas de synergie de consolidation (comme les chargements complets de camions, les chargements partiels ou le transport de conteneurs) fluctuent fortement selon la demande. Comme ces services sont presque entièrement sous-traités, il n'est généralement pas possible de garantir un prix fixe pour des périodes supérieures à un an, parfois même moins. Les services gérés en nom propre ou avec des synergies de consolidation de volumes élevés sont moins sensibles à la fluctuation soudaine des prix.
 
 

8+ Choix des règles de droit et du lieu de juridiction

Cette partie du contrat de logistique précise en vertu de quelle loi les litiges futurs seront réglés et l'emplacement du tribunal où se tiendra le jugement.
 
Pourquoi c'est important : Lorsque l'expéditeur, le prestataire de services logistiques et les futures opérations logistiques se trouvent tous dans le même pays, cette clause ne pose guère de problème. Cela se complique lorsque le siège social de l'expéditeur est dans le pays A et les futures opérations logistiques dans le pays B (parfois même sur un autre continent). Dans le cas de gros contrats, l'emplacement du siège social du prestataire de services logistiques où réside son service juridique ajoute de la complexité. Inutile de dire que toutes les parties préféreront la loi de leur propre pays ainsi qu'un tribunal aussi proche que possible de leur territoire d'origine.
 
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Le choix de la juridiction et du tribunal peut être décisif dans l'issue d'une affaire, même lorsque le droit universel issu des traités internationaux s'applique, comme dans l'Union Européenne. Les tribunaux de différents états membres peuvent arriver à des interprétations diamétralement opposées. Un exemple particulier où des différences d'interprétation ont été constatées est lorsqu'il s'agit de déterminer si les dommages ont été causés par la faute délibérée du prestataire de services. Ce qui relève d'une faute intentionnelle est important car cela prive le transporteur de son droit à la responsabilité limitée. L'approche pratique et logique consiste à utiliser la loi applicable au pays où la majorité des activités sont menées.

9+ Privilège et droit de rétention

Les droits de privilège et de rétention font référence au droit du prestataire de services logistiques de retenir les marchandises de l'expéditeur, voire de vendre ces marchandises en cas de factures impayées.
 
Pourquoi c'est important : Du point de vue de l'expéditeur, ne pas avoir accès à ses biens est inquiétant. Une autre préoccupation est que cette règle pourrait être utilisée comme levier lors de tout désaccord sur les factures. Du point de vue d'un fournisseur de services, ces droits offrent la sécurité qu'il sera payé pour ses services.
Ce qu'il faut considérer lors de la négociation : Les problèmes de privilège et de rétention sont rarement directement liés aux marchandises détenues par le prestataire de services logistiques. Au lieu de cela, les droits de rétention sont généralement exercés pour appliquer le règlement des factures impayées relatives à des expéditions ou des envois passés. Plus important encore, les droits de rétention sont parfois invoqués, non pas entre les expéditeurs et les prestataires de services, mais plutôt quelque part dans la chaîne des sous-traitants. Il est parfois difficile d'empêcher que cela se produise, mais si les marchandises représentent une certaine valeur, ou s'il existe un intérêt particulier pour une livraison à temps et des pénalités contractuelles correspondantes dans le contrat de vente ou de fourniture, l'expéditeur doit examiner attentivement les risques, le privilège et les droits de rétention sont invoqués quelque part dans la chaîne logistique. Pour éviter les problèmes, choisissez un prestataire de services logistiques financièrement stable qui orchestre les différentes étapes de la chaîne d'approvisionnement et gère de manière centralisée les sous-traitants.
 
 
 
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