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仓库外包的 10 点注意事项

在开始外包仓储和供应链管理的时候,请注意这些长期存在的流程会对您的客户服务产生直接影响。根据客户、物流服务供应商和供应链专家的经验,在外包仓储和配送时需要注意以下 10 点。

1.将外包视为一个持续的过程,而不是所有供应链流程的短时间解决方案

将外包供应链功能视为从解决方案设计和测试到实施和启动的过程。对于第三方物流供应商 (3PL) 和您的公司而言,每个阶段都有一个学习曲线。有些流程超出了您的物流供应商的控制范围,但对整体运营有根本性影响(例如,入库材料上的标签、您自己的 IT 基础设施和订单整合流程),需要与外包项目同步管理。
“仓库外包不是一次性的解决方案,而是需要管理的过程。”

2.让所有利益相关者尽早参与,不要太晚加入进来

物流活动外包是一项战略决策,对你公司的各种职能部门都有功能上的影响,有时甚至是情感上的影响。有时,供应链经理在确定节约可能性、启动项目、选择合适的供应商、提出令人信服的商业案例和设计最佳物流解决方案方面做得很好。尽管如此,许多项目提案还是搁置了。
“这不仅仅是一个供应链参与其中。为避免在最后一刻否决之前未解决的反对意见,请在流程的每个阶段获得所有跨职能利益相关者的参与和表态。”

3.确保充分的 IT 测试

结构化、深思熟虑的 IT 测试计划对于成功实施至关重要。大量测试您自己的系统与物流供应商的仓库管理系统和运输管理系统之间的接口。在时间压力下,测试计划有时无法涵盖所有流程,尤其是无法涵盖可能出现的异常情况。此外,这些过程往往只在每个单独的步骤中进行测试,而不是完整的端到端测试。
“细节决定成败。为了减少新系统开始工作的错误,请在从订单输入到交付的整个周期内测试IT接口和系统,包括分拣、包装和运输。”

4.确保数据质量一致

在提案阶段,您的数据会与物流服务提供商共享,作为报价的基础。通常情况下,诸如计量单位、重量、尺寸和销售单位等数据在操作环境中是不可靠的。为了提案,通常将数据建模并从各种源数据系统中取出。在实施过程中,由于数据与提案中提供的质量不同,因此会出现 IT 问题。随着不一致的数据产生更多的异常和手动工作,可能会出现运营和成本上的问题。
“避免‘垃圾进,垃圾出’的情况。注意数据质量,以确保您的物流供应商提供的报价可靠,并更容易实施。”

5.包括未记录的过程

多年来,您的供应链组织已经开发了一些不一定存储在系统或流程文档中的知识。例如,没有捕捉到客户特定的堆放模式或没有记录的特殊包装要求,会导致外包实施期间出现严重的服务问题。
“如果它没有记录在纸上,并不意味着它不存在。考虑来自供应链各级员工所有重要的、未记录的流程知识。”

6.不要让例外成为规则

在提案阶段,您的大多数标准操作流程通常都得到了很好的描述和量化。然而,标准流程的例外情况通常不包括在提案中,因此没有报价。如果根本没有识别出特殊流程,往往在提案阶段低估它们的频率,并且在上线期间缺乏管理。标准流程例外情况的额外成本通常不会计入物流预算,并且在您收到第一张发票时可能会导致意外发生。
“越早处理例外情况越好。在谈判中详细商定标准程序的例外情况以及这些例外情况的频率。在实施期间拥有可靠的问题解决方法和升级程序,以便在正确的层面处理例外情况。”

7.对企业的项目管理技能要有现实的认识,不可高估

对于公司的物流专业人员和管理层来说,物流外包实施项目需要迅速适应。实施项目的性质和工作方法对于从事物流管理的人来说往往是陌生的领域。项目经理或同级应该经验丰富并且在项目管理方法方面处于同一水平。
“项目管理是一项专业技能。创建一个综合的项目团队,避免两个团队并行工作。”

8.不要像管理自己的仓库一样管理第三方物流服务

与管理自有仓库相比,通过第三方物流服务管理您的物流过程需要不同的能力。您需要考虑协商服务水平协议、以明确的数据来衡量绩效、根据预先设定的关键绩效指标指导、实施持续改善或收益分享计划或管理奖惩安排。所有这些都与自有仓库的典型生产线管理有着根本性的不同。
“准备改变。设定明确的业务目标,定期举行管理层会议,授权对服务水平协议进行结构性修改。除此之外,让您的物流供应商来做这项工作。”

9.衡量绩效,但要有效衡量

在实施阶段和一定的学习时间之后,大多数公司都渴望评估物流服务供应商并确定潜在的问题或改进措施。在衡量绩效时,试图进行同类比较往往是有问题的。例如,您自有仓库中的操作员可能需要一个小时来等待货物交付并在系统中进行手工录入,而在系统中使入库货物成为可销售库存则需要三个小时。虽然第二种方案需要更长的时间,但这需要与您与物流服务提供商的多用户协同效应相抵消,从长远来看,可以提高效率。了解贵公司的来源并创建相关关键绩效指标的基线。与您的物流供应商一起,您希望引导运营并快速提高绩效。
“没有关键绩效指标,你就一无所知。与您的参与各方共同商定绩效衡量标准并与他们分享成功,以建立对运营的信心。”

10.在实施之外保持 "必要的 " IT 技术改进

实施阶段通常会涉及一个重要的 IT 组件,其可以关联您的企业资源规划 (ERP) 系统与物流服务供应商的仓库管理系统。在定义电子数据接口 (EDI) 时,项目参与者有时会抓住机会引入新的、但不必要的功能,例如定制标签打印、附加消息及扫描、额外追踪等。这些请求通常会发生所谓的“范围蔓延“的情况,从而需要更多的讨论并导致延误。请牢记,您的项目提案是基于当前的流程和信息要求。附加功能意味着额外的 IT 开发成本。
“好东西不能太多。认真分析成本效益,在提案或设计阶段提出增加 IT 功能或流程调整的要求,而非在实施过程中提出。“
现在准备开始外包您的仓储和供应链管理了吗?我们的专家从业多年,拥有丰富的经验,会根据您的需求找到合适的解决方案。


关于作者

Thomas van Vliet 15 年来一直活跃于第三方物流服务行业,担任过各种业务职务。他目前是 DSV 物流方案全球业务开发组的一员,负责市场营销,和工业部门的客户业务开发和客户管理。
Jack Pool 16 年来一直活跃在供应链职能部门,担任各种管理和咨询职务。作为 Districon Management Consultants 的常务董事,他领导供应链实践,其中还包括第三方物流服务供应商选择和管理。

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