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如何谈判物流服务合同

谈判物流服务合同需要耐心并关注细节。作为托运人,您可能会与您的物流服务供应商长期合作,特别是一些合同期限长、退出条款困难的仓储服务。

谈判时,要切合实际,从这个问题开始:“有没有不能谈判的条款?”通过这种方式,您可以在流程的早期检测到任何阻碍。对于其他条款,合理的、经过充分论证的异议通常可以通过让步来解决。一方通吃并拒绝让步的合同基础薄弱,通常会导致另一方离开。因此,大多数合同是双方妥协的结果。
以下是一些需要特别注意的仓储物流标准合同条款。坦诚沟通并了解这些条款对谈判双方的影响会有助于您完成谈判。

物流服务合同中需要注意的条款

  1. 协议范围
  2. 排他性和/或最小数量
  3. 直接和间接损坏的责任
  4. 关键绩效指标和奖惩系统
  5. 条款和条件
  6. 合同期限和终止条款
  7. 价格指数化
  8. 法律和诉讼地点的选择
  9. 留置权和保留权
 

1.协议范围

物流协议的范围是对合同中涵盖的服务以及这些服务旨在实现的结果的详细过程描述。
为什么这很重要:通常,合同范围内的服务没有明确描述,会导致许多后续条款产生歧义。例如:托运人可能会将“仓储”解释为包括从货物到达仓库到货物离开仓库的整个服务范围。相比之下,物流服务提供商可能将“仓储”仅定义为存储。在这种情况下,合同并没有明确规定“仓储”中包含的服务,而是对关键绩效指标和责任条款进行了多种解释。
谈判时要考虑的事项:为避免误解和歧义,请清楚说明将根据协议提供哪些服务。众所周知的灰色区域示例包括根据运输合同进行的装载、储存和卸载。始终检查销售合同下商定的国际贸易术语是否与承运人的装货或卸货义务相一致。在协议的开始,需要一个序言,说明总体目标。序言陈述与一方或双方相关的事实和情况,并有助于在发生争议时解释协议条款。
 

2.排他性和/或最小数量

排他性是指物流服务供应商对托运人总量的权利。在物流仓储合同中,排他性和最小体积通常表示为存储中的托盘数量,以及入库和出库运输。当包括分销时,它还会提及发货数量。
为什么这很重要:影响物流成本的一个最重要的因素是数量。物流本质上是以数量为导向的行业。由于数量也是托运人获得折扣的最重要的讨价还价工具,提出最有利的数量方案具有短期优势。但是,一旦合同开始执行,数量上大量不匹配在大多数情况下会重新开始讨论费率问题。
谈判时要考虑的事项:一方面,在许多情况下很难准确预测数量的发展。另一方面,物流服务供应商的数量较少意味着合同利润较低甚至亏损。当物流服务供应商表现不佳时,排他性使托运人更容易受到影响,而快速反应以纠正这种情况的可能性有限。成本/费率和数量是关键。即使合同中没有明确提及排他性和数量,这并不一定意味着托运人可以自由改变招标文件中描述的业务性质和数量。清楚地描述数量大幅下降或增加的影响及其对谈判关税的影响。
直接和间接损坏的责任

3.直接和间接损坏的责任

直接和间接损害是指由于服务供应商或托运人的错误,或由于任何一方违反一项或多项合同义务而造成的损坏。托运人自然应该希望服务供应商对任何类型的损坏承担责任。同时,托运人希望服务供应商提供有竞争力的费率,但这些费率必须包括保险费用以承受任何损坏的风险。此外,服务供应商注意不要让自己对潜在的重大二次损坏承担责任,例如间接损坏和/或后果性损失。
 
为什么这很重要:托运人显然希望确保物流服务供应商妥善保管他们的产品。产品损坏后的惩罚是确保小心处理产品的一种方式。但是,由于错过或取消订单或航班,或产品交付延迟而导致的损失尚不清楚。从逻辑上讲,后两个损失的例子是由于物流服务供应商的直接或间接过错导致的产品损坏或延迟。将物流服务供应商的责任包括在内是复杂的。通常,这更多是为了防范业务风险,而不是简单地确保小心处理产品。
谈判时要考虑的事项:从物流服务供应商的角度来看,产品损坏责任是托运人确保服务供应商尽最大努力谨慎处理产品的一种方式。从托运人的角度来看,这种对产品损坏的责任有时被认为是对供应链中所有可能损坏的全面保险。虽然将损坏或损失分配给实际占有货物的一方可能是一种自然倾向,贸易和商业中的常见做法是限制物流服务供应商的责任金额或范围。
对于某些类型的合同,责任受到行业标准甚至法律的限制 (例如:国际公路货物运输合同公约)。运输合同就是这种情况,根据运输方式的不同,责任通常每公斤毛重被限制在一定数额。但请注意,此限制仅适用于承运人的主要责任。物流供应商承担的其他责任,如果不受运输合同或行业责任标准的约束,可以通过合同安排。
如果第三方物流服务接受更多的货物责任,会影响费率,因为增加的责任需要与外部保险公司进行再保险。物流供应商通常同意对产品的直接损坏承担责任,最高每公斤可达一定金额和/或符合行业标准的事故。超过此金额的损害赔偿责任只能由托运人或代表托运人的物流供应商安排的单独保险单承保。由于几乎不可能为间接损坏和/或间接损失投保,所以物流供应商不承担这些责任。
 

4.关键绩效指标和奖惩系统

关键绩效指标 (KPI) 是用于衡量服务质量的指标。在分销合同中,典型的关键绩效指标是准时交货率。奖惩系统,允许托运人在业绩不佳的情况下扣留部分服务付款,并允许第三方物流服务在超出商定的关键绩效指标时收取额外费用。
为什么这很重要:质量通常是有代价的。特别是超出物流运营通常水平的质量通常意味着需要额外的处理,这会产生额外的成本。托运人显然想要最好的服务水平;第三方物流服务需要平衡期望与成本。
谈判时要考虑的事项:关键绩效指标是衡量承运人绩效和清晰概述托运人期望的有用工具。仔细考虑在服务级别协议 (SLA) 中需要满足哪些目标。如果服务级别协议仅用于评估业绩,则将其纳入定期业绩审查就足够了。但是,如果服务级别协议旨在确保质量水平,则应在服务级别协议中明确说明未能达到相应水平的后果。此类后果通常包括合同罚款和实现所需服务改进的最长时间。如果没有改进,则最终取消协议。另一方面,如果业绩很好,可以商定奖金,从而激励服务供应商服务不断提高。
 

5.条款和条件

一般条款和条件是物流合同的一部分。它们涵盖了不特定于一份合同但适用于整个公司的所有领域。条款和条件中不包括涵盖物流服务供应商在运营特定部分业绩的事项。
为什么这很重要:条款和条件在起草合同时很有帮助,因为它们包含许多标准条款,所以合同内容简洁,透明度更高。但是,条款和条件通常仅为一方的利益而起草。单方面的条款和条件可能会扭曲反映协议中双方利益的任何合同平衡。
谈判时要考虑的事项:条款和条件的一个问题是所谓的形式之战,采购方适用采购条款,履行方适用与之相反的交货条款。实际上,通常起草采购条款和条件以适用于一般的货物销售合同或服务供应合同。这些采购条件通常与物流合同,尤其是运输合同不太相关。更复杂的是,在涉及国际或跨境服务的情况下,法律或判例规定的解决方案因国家而异。因此,考虑法律(和法院)的选择可能更为重要。一般来说,涵盖双方利益的物流条款和条件对于解决合同中未直接规定的所有问题都很重要。然而, 在包含与一般条款和条件显著不同的合同条款和条件时要谨慎。对于某些运输方式,形式之争和片面条款和条件的解决方案在于由购买者和服务供应商(代表)起草的特定行业条款和条件。
 

6.合同期限和终止条款

合同期限为物流合同的期限。终止条款概述了合同期内可以托运人提前终止合同的正当原因或事件。
为什么这很重要:显然,物流服务提供商通过最大限度地延长物流合同的期限而受益。长度取决于启动和实施合同所花费的精力和其他投资。对于托运人来说,较短的合同期限可以更频繁地重新谈判合同条款,以降低关税。常见的谈判要点包括合同开始的确切日期、需要商定延长合同的期限、通知期限和延长期限。终止条款通常是争论的焦点,因为托运人将其视为出现严重问题时的“逃生路线”。对于物流服务供应商来说,合同的终止意味着巨大的经济损失,因运营而建立的投资会无法收回。
谈判时要考虑的事项:始终同意合同条款和/或取消通知条款。规定清晰明确的终止条款、终止日期和通知期限。如果没有这样的协议,法院就必须确定一个合理的通知期限。法院对“合理”的解释并不总是符合任何一方的观点。在选择合同期限时,要注意合同是否规定了最低订货量(保证数量)和排他性。如果是这样,托运人必须确保它可以在整个合同期限内履行这两个条款。即使合同中不包括对货运量的保证,承运人在许多情况下仍有权根据合同条款获得前一期间产生的一定数量。换句话说,即使没有商定最低订购量,物流服务供应商通常仍然能够要求至少“持续”的订购量。
尽管合同通常在同一条款中涵盖这两个主题,但请记住,合同到期与合同期限内的取消之间存在很大的区别。后者通常伴随着物流服务提供商方面的严重缺陷。提前在合同中说明哪些缺陷属于“严重”缺陷,因此可以作为取消的理由。这与排他性相结合尤其重要。
 

7.价格指数化

价格指数化是通过价格指数调整物流运价的年度活动,以在通货膨胀和市场水平价格波动后维持合同价值。
为什么这很重要:价格指数是比较容易的部分,因为指数化是由政府机构在宏观层面计算的。一个经常听到的理由是指数化应该只适用于受通货膨胀影响的成本。在讨论持续改进时,指数化有时也被用作讨价还价的筹码。基于“市场价格水平”的指数化是引发更多争论的主题。鉴于大多数物流合同的长期性和市场的波动性,物流服务供应商经常发现很难预测运输成本,例如,两年后的成本。以年度为基础对劳动力和租金成本指数化计算是长期合同中的常用方法。
谈判时要考虑的事项:仔细考虑使用哪个指数标进行计算。所选指标必须尽可能与合同的实际主体相符。报酬的某些组成部分通常单独编入指标,特别是燃料成本。如果合同中包含单独的燃油条款,请确保它是双向的,即当燃油成本下降时买方得到补偿,而当燃油价格上涨时承运人可以收取附加费。通过确保价格指数化条款不包括燃料来避免双重指数化。有时,托运人希望在价格指数化与持续改进之间进行权衡。然而, 最好将持续改进与指标分开,并将其包含在单独的条款中。对于“市场价格水平”指数化,几乎没有或没有整合协同作用的运输服务(例如整车货运、零担货运或集装箱运输)根据需求波动很大。由于这些服务几乎完全分包,因此通常无法保证固定的价格超过一年,有时甚至时间更短。自营服务或具有大量整合协同效应的服务对突然的价格水平波动不太敏感。
 

8.法律和诉讼地点的选择

物流合同的这一部分描述了未来任何争议将根据哪条法律解决,以及诉讼地点的法院所在地。
为什么这很重要:当托运人、物流服务供应商和未来的物流运营都在同一个国家时,这个条款几乎不成问题。当托运人的总部在A国而未来的物流运营在B国(有时甚至在另一个大陆)时,情况会变得更加复杂。对于大型合同,物流服务供应商的法律部门总部所在地会增加复杂性。毋庸置疑,所有各方都会更喜欢自己国家的法律并尽可能靠近主场的法院。
谈判时要考虑的事项:法律和诉讼地点的选择对案件的结果具有决定性作用,即使双方适用国际条约的统一法律,例如都在欧盟。不同成员国的法院可以得出截然相反的解释。已注意到解释差异的一个特定示例是在确定损坏是否由服务供应商的故意不当行为造成时。什么是故意不当行为很重要,因为它剥夺了承运人的有限责任权。实际和合乎逻辑的方法是使用适用于大多数活动所在国的法律。
留置权和保留权

9.留置权和保留权

留置权和保留权是指物流服务供应商有权扣留托运人的货物,甚至在未支付的情况下出售这些货物。
为什么这很重要:从托运人的角度来看,无法获取自己的货物,令人担忧。另一个问题是,在有关发票的任何分歧中,此规则可以是一个杠杆。从服务供应商的角度来看,这些权利提供了某种程度的安全性,即其会为服务付费。
谈判时要考虑的事项:留置权和保留权的问题很少与物流服务提供商持有的货物直接相关。相反,留置权和保留权通常用于强制结算先前发货或寄售的未付发票。更重要的是,保留权有时不是在托运人和服务供应商之间援引,而是在分包商链中某处援引。有时很难防止这种情况的发生,但如果货物代表一定的价值,或者在销售或供应合同中对按时交货和相应的合同罚款特别关注,托运人应仔细考虑在物流链的某个地方援引留置权和保留权所产生的风险。为避免出现问题,请选择财务状况稳定的物流服务供应商,协调供应链中的各个步骤并集中管理分包商。
 
 
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