Una checklist de 10 puntos para la externalización del almacén
Cuando comiences a externalizar el almacenamiento y la gestión de la cadena de suministro, ten en cuenta que estos procesos tradicionales tienen un impacto directo en tu servicio al cliente. Aquí hay diez puntos a tener en cuenta al externalizar tu almacenamiento y fulfilment, según las experiencias de los clientes, proveedores de servicios logísticos y expertos en cadena de suministro.
1. Considera la externalización como un viaje continuo, no como una cura instantánea para todos los procesos de la cadena de suministro.
El proceso de externalizar las funciones de la cadena de suministro incluye un largo viaje desde el diseño de la solución,
las pruebas, la implementación hasta la puesta en marcha. Cada etapa comienza con una curva de aprendizaje tanto para el operador logístico contratado (3PL) como para tu empresa. Algunos procesos quedan fuera del control del proveedor logístico, pero tienen un impacto fundamental en la operación en general (como las etiquetas en el material de llegada, su propia infraestructura IT y las posibilidades de consolidación de los pedidos) y deben gestionarse en paralelo al proyecto de externalización.
"La externalización de almacenes no se trata de una solución única, sino un viaje que debe gestionarse".
2. Involucrar a todas las partes interesadas temprano, en lugar de demasiado tarde
La externalización de las actividades logísticas es una decisión estratégica que tendrá un impacto funcional, y en ocasiones emocional, en varias funciones dentro de tu organización. En algunos casos, el Supply Chain Manager actúa correctamente en la identificación del potencial de ahorro, puesta en marcha del proyecto, selección del proveedor adecuado, diseño de un business case consistente y planificación de la solución logística óptima. A pesar de todo, muchas propuestas de proyectos no llegan a salir de la sala de juntas.
“No solo está implicada la cadena de suministro. Para evitar vetos de última hora sobre objeciones que previamente se habían pasado por alto, son necesarios la implicación y el compromiso en cada fase del proceso de todas las partes involucradas".
3. Pruebas informáticas suficientes
Un plan de pruebas informático bien planificado y estructurado
es fundamental para el éxito de la implementación. Las interfaces entre tus propios sistemas, el sistema de gestión de almacén del proveedor de servicios logísticos y el sistema de gestión del transporte han de comprobarse de manera exhaustiva. Debido a la presión de los plazos, a veces el plan no incluye todos los procesos o posibles excepciones en particular. Además, estos procesos a menudo se prueban únicamente por etapas individuales y no siempre resultan en un proceso de pruebas completo.
"El Diablo está en los detalles. Comprobar las interfaces informáticas y los sistemas a lo largo de todo el ciclo, desde el pedido hasta la entrega, incluyendo la recogida del paquete y el envío, reduce significativamente los errores de puesta en marcha".
4. Garantiza una calidad de datos coherente
Durante la fase de propuesta, tus datos se comparten con los proveedores de servicios logísticos como base para la elaboración del presupuesto. A menudo los datos como unidades de medición, peso, dimensiones y unidades vendidas resultan poco fiables en un contexto operativo. Pensando en la propuesta, los datos se han modelado y se han extraído de varios sistemas de fuentes de datos. Durante el proyecto de implementación surgen incidencias informáticas, ya que los datos no tienen la misma calidad que la de los presentados durante la propuesta. Por este motivo, pueden surgir incidencias operativas y de costes,
ya que la falta de datos genera más excepciones y trabajo manual.
“Si entran datos erróneos, salen datos erróneos. Presta atención a la calidad de los datos para garantizar un presupuesto fiable de tu proveedor de logística y facilitar mucho la implementación ".
5. Incluir procesos no documentados
Con los años la organización de la cadena de suministro ha desarrollado conocimientos que no están necesariamente almacenados en los sistemas o en la documentación del proceso. Por ejemplo, no captar patrones de apilamiento específicos
de un cliente o requisitos de embalaje especiales no documentados puede suponer un problema serio de servicio durante el proyecto de implantación de la externalización.
“Que no aparezca en papel, no quiere decir que no exista. Debes tener en cuenta todos los conocimientos cruciales y no documentado de los empleados en todos los niveles de tu cadena de suministro ".
6. No dejes que la excepción se convierta en la regla
La mayoría de los procesos operativos estándar suelen quedar bien descritos y cuantificados durante la fase de la elaboración de la propuesta. Las excepciones a los procesos estándar, sin embargo, no suelen incluirse en la propuesta y, por tanto, no se presupuestan. Cuando se identifican procesos excepcionales de cualquier tipo, su frecuencia suele subestimarse en la fase de propuesta y no se gestionan durante la puesta en marcha. Los costes adicionales de las excepciones al proceso estándar no suelen incluirse en el presupuesto de servicios logísticos y pueden suponer sorpresas cuando recibas la primera factura.
“Gestiona las excepciones, cuanto antes, mejor. Acuerda en detalle durante las negociaciones, las excepciones al proceso estándar y la frecuencia de estas excepciones. Durante la fase de implementación, una metodología de resolución de problemas y un procedimiento de escalamiento pueden garantizar que estas excepciones se traten al nivel que merecen".
7. Sé realista sobre la capacidad de gestión del proyecto de los gestores de la organización, no sobreestimes
El proyecto de implementación de la externalización del almacén es una curva de aprendizaje dificultosa para los profesionales de logística y la dirección de una organización. La naturaleza del proyecto y la metodología de trabajo de la implementación suelen ser un territorio poco conocido para los responsables de logística. Los homólogos dentro del proyecto deben contar con el mismo nivel de experiencia en términos de metodología de gestión de proyectos.
“La gestión de proyectos es una habilidad especializada. Crea un equipo de proyecto integrado y evita que dos equipos trabajen en paralelo ".
8. No tratar al operador logístico contratado (3PL) como un almacén propio
La gestión del proceso logístico a través de un operador logístico
contratado requiere competencias diferentes en comparación con las de un almacén propio. Negociar el acuerdo sobre el nivel de servicio, medir el rendimiento basándose en datos no ambiguos, guiándose por indicadores clave de rendimiento (KPIs), implantar mejoras continuas o iniciativas Gainshare o gestionar un acuerdo de bonificaciones/ penalizaciones es radicalmente diferente a gestionar la típica estructura jerárquica de un almacén propio. Todo esto es radicalmente diferente de la típica estructura jerárquica de un almacén propio.
“Prepárate para cambiar. Es fundamental dejar claros los objetivos de negocio y concertar reuniones periódicas entre la dirección con la intención de realizar cambios estructurales en el acuerdo del nivel de servicio. Aparte de eso, deja que tu proveedor de servicios logísticos se encargue del trabajo".
9. Mide el rendimiento, pero mide de forma eficaz
Tras la implementación y un período de aprendizaje, la mayoría de las compañías están ansiosas por medir al proveedor de servicios logísticos y determinar potenciales o mejoras. En la medición del rendimiento suele suponer un error tratar de comparar lo similar con lo similar. Por ejemplo, tus operarios de almacén podrían tener que esperar una hora para la entrega de la mercancía y hacer una entrada manual en el sistema, en comparación con las tres horas que se necesitan para que la mercancía de entrada esté disponible como mercancía en stock preparada para su venta. Si bien la segunda opción lleva más tiempo, debe compararse con las sinergias multiusuario que tienes con el proveedor de servicios logísticos, que permiten una mayor eficiencia a largo plazo. Es importante comprender de dónde proviene tu empresa y crear
una línea de referencia de tus KPIs más relevantes. Junto con tu proveedor de servicios logísticos, desearéis guiar las
operaciones, mejorando el rendimiento rápidamente.
“Sin indicadores clave de rendimiento caminarás a ciegas. Acuerda conjuntamente la medición del rendimiento con tus partes interesadas y comparte los éxitos con ellos para ganar confianza en las operaciones ".
10. Introducción de mejoras informáticas "aconsejables" durante la implementación
A menudo el proyecto de implementación conllevará un componente informático importante donde tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) estará vinculado al sistema de gestión del almacén del proveedor de servicios logísticos. El proceso de definición de las interfaces de datos electrónicos (EDI) se percibe, en ocasiones, como una oportunidad para introducir funciones nuevas y aconsejables, como la impresión de etiquetas personalizadas, mensajes y escaneos adicionales, una mayor trazabilidad, etc. Recuerda que tu propuesta de proyecto se ha basado en el proceso actual y en la solicitud de información. Las funciones adicionales representan costes adicionales para el desarrollo informático.
“El exceso de lo bueno... La introducción de estos requisitos para ajustar las funciones o procesos informáticos debe basarse en un exhaustivo análisis de rentabilidad y formar parte de la fase de propuesta o diseño en lugar del proyecto de implementación".
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Sobre los autores
Thomas van Vliet lleva 15 años activo en el sector de los operadores logísticos en diversos cargos comerciales. Actualmente forma parte del grupo Global Business Development de DSV Solutions donde es responsable de marketing, además de encargarse del desarrollo empresarial y gestión de cuentas en el sector industrial.
Jack Pool lleva activo en el funcionamiento de la cadena de suministro durante más de 16 años en varios cargos de gestión y consultoría. En su cargo como Director Gerente de Districon Management Consultants, lidera la práctica de la cadena de suministro, que también incluye la selección y gestión de operadores logísticos.
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