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Una lista di controllo in 10 punti per l'outsourcing del magazzino

Quando inizi a esternalizzare il magazzino e la gestione della catena di approvvigionamento, tieni presente che questi processi di lunga data hanno un impatto diretto sul servizio clienti. Ecco dieci punti a cui prestare attenzione quando esternalizzi il magazzino e l'evasione degli ordini, in base alle esperienze di clienti, fornitori di servizi logistici ed esperti della catena di approvvigionamento.

1. Considera l'outsourcing come un viaggio continuo, non una cura istantanea per tutti i processi della catena di approvvigionamento

Pensa all'esternalizzazione delle funzioni della catena di approvvigionamento come a un viaggio dalla progettazione e test della soluzione, all'implementazione e all'avvio. Ogni fase prevede una curva di apprendimento per il fornitore di servizi logistici (3PL) e per la tua azienda. Alcuni processi esulano dall'ambito di controllo del fornitore di servizi logistici, ma hanno un impatto fondamentale sulle operazioni complessive (ad es. etichette sul materiale in entrata, infrastruttura IT propria e processi di consolidamento degli ordini) e devono essere gestiti parallelamente al progetto di outsourcing.
"L'outsourcing del magazzino non è una soluzione una tantum, ma un percorso che deve essere gestito."

2. Coinvolgere tutte le parti interessate in anticipo, piuttosto che troppo tardi

L'outsourcing delle attività logistiche è una decisione strategica che ha un impatto funzionale e talvolta emotivo su un'ampia gamma di funzioni della tua azienda. A volte, il responsabile della catena di approvvigionamento ha fatto tutto bene in termini di identificazione del potenziale di risparmio, avvio del progetto, selezione del fornitore giusto, creazione di un business case convincente e progettazione della soluzione logistica ottimale. Tuttavia, molte proposte di progetto rimangono bloccate nella sala del consiglio.
“Non è solo una festa della catena di approvvigionamento. Per evitare veti dell'ultimo minuto su obiezioni precedentemente non affrontate, è necessario ottenere coinvolgimento e impegno in ogni fase del processo da tutte le parti interessate interfunzionali.

3. Garantire test IT sufficienti

Un piano di test IT strutturato e ben congegnato è fondamentale per un'implementazione di successo. Testate ampiamente le interfacce tra i vostri sistemi e il sistema di gestione del magazzino del fornitore di servizi logistici e il sistema di gestione dei trasporti. Sotto la pressione del tempo, i piani di test a volte non coprono tutti i processi e in particolare le possibili eccezioni. Inoltre, questi processi sono spesso testati solo per singolo passaggio e non in un test completo end-to-end.
“Il diavolo è nei dettagli. Per ridurre gli errori di go-live, testare le interfacce e i sistemi IT durante l'intero ciclo dall'inserimento dell'ordine alla consegna, inclusi prelievo, imballaggio e spedizione.

4. Garantire una qualità dei dati coerente

Durante la fase di proposta, i tuoi dati vengono condivisi con il fornitore di servizi logistici come base per un preventivo. Spesso, dati come unità di misura, peso, dimensioni e unità vendute, risultano inaffidabili in un contesto operativo. Ai fini della proposta, i dati vengono solitamente modellati e prelevati da vari sistemi. Durante l'implementazione, si verificano problemi IT poiché i dati non hanno la stessa qualità presentata nella proposta. Possono sorgere problemi operativi e di costo poiché i dati incoerenti generano più eccezioni e lavoro manuale.
“Evita garbage in, garbage out. Presta attenzione alla qualità dei dati per garantire un preventivo affidabile dal tuo fornitore di servizi logistici e per rendere l'implementazione molto più semplice".

5. Includi processi non documentati

Nel corso degli anni, la tua organizzazione della catena di approvvigionamento ha sviluppato conoscenze che non sono necessariamente archiviate nei sistemi o nella documentazione di processo. La mancata acquisizione di modelli di impilamento specifici del cliente o requisiti di imballaggio speciali non documentati, ad esempio, può portare a seri problemi di servizio durante l'implementazione dell'outsourcing.
“Se non è sulla carta, ciò non significa che non esista. Prendi in considerazione tutte le conoscenze di processo cruciali e non documentate dai dipendenti a tutti i livelli della tua catena di approvvigionamento.

6. Non lasciare che l'eccezione diventi la regola

La maggior parte dei processi operativi standard sono generalmente ben descritti e quantificati durante la fase di proposta. Le eccezioni ai processi standard, tuttavia, spesso non sono incluse nella proposta e quindi non sono quotate. Se si individuano processi eccezionali, spesso la loro frequenza viene sottovalutata in fase di proposta e non gestita in fase di go-live. I costi aggiuntivi delle eccezioni al processo standard di solito non vengono inclusi nel budget logistico e possono portare a sorprese quando si riceve la prima fattura.
“Gestire le eccezioni, prima è meglio è. Concordare in dettaglio durante le negoziazioni, le eccezioni al processo standard e la frequenza di tali eccezioni. Avere una solida metodologia di risoluzione dei problemi e una procedura di escalation durante l'implementazione per affrontare le eccezioni al giusto livello".

7. Sii realistico riguardo alle capacità di gestione del progetto dell'organizzazione, non sopravvalutare

Un progetto di implementazione dell'outsourcing della logistica è una curva di apprendimento ripida per i professionisti e il management della logistica di un'azienda. La metodologia di lavoro dell'implementazione è spesso un territorio sconosciuto per le persone che lavorano nella gestione della linea logistica. Le controparti del project manager dovrebbero essere esperte e allo stesso livello in termini di metodologia di gestione del progetto.
“La gestione del progetto è una competenza specialistica. Crea un team di progetto integrato ed evita che due team lavorino in parallelo".

8. Non gestire un 3PL come un proprio magazzino

Gestire il tuo processo logistico attraverso un 3PL richiede competenze diverse rispetto a un magazzino di proprietà. Devi pensare a negoziare l'accordo sul livello di servizio, misurare le prestazioni su dati univoci, lavorare su indicatori chiave di prestazione predefiniti, implementare iniziative di miglioramento continuo o Gainshare o gestire un accordo bonus/malus. Tutto questo è fondamentalmente diverso dalla tipica gestione di linea di un magazzino di proprietà.
“Preparati a cambiare. Stabilire obiettivi aziendali chiari e tenere riunioni periodiche tra i direttori con il mandato di apportare modifiche strutturali all'accordo sul livello di servizio. A parte questo, lascia che il tuo fornitore di servizi logistici faccia il lavoro”.

9. Misurare le prestazioni, ma misurare in modo efficace

Dopo la fase di implementazione e un certo periodo di curva di apprendimento, la maggior parte delle aziende è ansiosa di valutare il fornitore di servizi logistici e determinare potenziali problemi o miglioramenti. Quando si misurano le prestazioni, è spesso problematico cercare di confrontare il simile con il simile. Ad esempio, gli operatori del proprio magazzino potrebbero impiegare un'ora per gestire l'entrata delle merci ed effettuare un'immissione manuale nel sistema, rispetto alle tre ore per rendere disponibili le merci in entrata nel sistema del 3PL come stock vendibile. Mentre la seconda opzione richiede più tempo, questa deve essere compensata dalle sinergie multicliente che hai con il fornitore di servizi logistici, che consentono maggiori efficienze a lungo termine. Comprendi da dove proviene la tua azienda e crea una linea di base di KPI rilevanti. Insieme al tuo fornitore di servizi logistici, vuoi guidare le operazioni e aumentare rapidamente le prestazioni.
“Senza KPI, sei cieco. Concorda congiuntamente la misurazione delle prestazioni con i tuoi stakeholder e condividi i successi con loro, per creare fiducia nelle operazioni”.

10. Mantieni "bello avere" miglioramenti IT al di fuori dell'implementazione

La fase di implementazione coinvolgerà spesso un'importante componente IT in cui il tuo sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è collegato al sistema di gestione del magazzino del tuo fornitore di servizi logistici. Quando si definiscono le interfacce dei dati elettronici (EDI), i partecipanti al progetto a volte colgono l'opportunità di introdurre nuove funzionalità piacevoli da avere come la stampa di etichette personalizzate, messaggi e scansioni aggiuntivi, tracciabilità extra, ecc. Queste richieste spesso portano al cosiddetto " scope creep' che si traduce in più discussioni e ritardi. Ricorda che la tua proposta di progetto è stata basata sul processo attuale e sui requisiti di informazione. Funzionalità aggiuntive comportano costi aggiuntivi per lo sviluppo IT.
“Non avere troppe cose buone. Introdurre richieste di funzionalità IT aggiuntive o adeguamenti di processo sulla base di una solida analisi costi-benefici e renderle parte della proposta o della fase di progettazione anziché durante l'implementazione.
Ora sei pronto per iniziare a esternalizzare il tuo magazzino e la gestione della catena di approvvigionamento? I nostri esperti hanno anni di solida esperienza e troveranno le giuste soluzioni per le vostre esigenze.
 

Riguardo agli Autori

Thomas van Vliet è attivo nel settore 3PL da 15 anni in una varietà di ruoli commerciali. Attualmente fa parte del gruppo Global Business Development di DSV Solutions, dove è responsabile del marketing e si occupa inoltre dello sviluppo aziendale e della gestione degli account per i clienti nel settore industriale.
 
Jack Pool è attivo nella funzione di supply chain da oltre 16 anni ricoprendo diversi ruoli gestionali e consulenziali. Nel suo ruolo di amministratore delegato di Districon Management Consultants, guida la pratica della catena di approvvigionamento che include anche la selezione e la gestione dei fornitori 3PL.

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