Logo DSV
Få et pristilbud

En 10 punkts sjekkliste for varelager outsorucing

When starting to outsource warehousing and supply chain management, be aware that these long-standing processes have a direct impact on your customer service. Here are ten points to watch for when outsourcing your warehousing and fulfilment, based on experiences from clients, logistics service providers and supply chain experts.

Dette White paper beskriver de 10 typiske feilene i forhold til holdninger, forventninger og aktiviteter i implementeringsfasen av en outsourcing.

Under kan du lese et utdrag fra den første dødssynden.

1. Det å tro at outsourcing er løsningen på alle supply chain-prosesser.

Outsourcingen av supply chain-funksjoner blir en reise – fra design av løsningen via testing og implementering frem til oppstart. Hvert stadie er en læringskurve for både 3PL-partneren og for din egen organisasjon. Noen prosesser er utenfor logistikkleverandørens kontroll men har fundamental innflytelse på den samlede driften. F.eks. labels på innkommende produkter, deres egen IT-infrastruktur og muligheten for ordrekonsolidering. De kan også være prosesser som skal administreres parallelt med outsourcing-prosjektet.

2. Involver alle interessenter tidlig, så fort som mulig 

Outsourcing av logistikkaktiviteter er en strategisk beslutning som har en funksjonell og noen ganger emosjonell innvirkning på et bredt spekter av funksjoner i din bedrift. Noen ganger har forsyningskjedeansvarlig gjort alt riktig når det gjelder å identifisere besparelsespotensial, starte prosjektet, velge riktig leverandør, lage en overbevisende business case og designe den optimale logistikkløsningen. Likevel sitter mange prosjektforslag fast i styrerommet.

3. Sørg for tilstrekkelig IT-testing 

En strukturert, gjennomtenkt IT-testplan er viktig for en vellykket implementering. Test grensesnittene mellom dine egne systemer og logistikkleverandørens lagerstyringssystem og transportstyringssystem - omfattende. Under tidspress dekker ikke testplanene noen ganger alle prosesser og mulige unntak. Videre blir disse prosessene ofte bare testet per enkelt trinn og ikke i en fullstendig end-to-end-test.

4. Sikre jevn datakvalitet

I løpet av forslagsfasen deles dataene dine med logistiktjenesteleverandøren som grunnlag for et tilbud. Ofte viser data som måleenheter, vekt, dimensjoner og solgte enheter seg å være upålitelige i en operativ sammenheng. For formålet med forslaget blir data vanligvis modellert og tatt ut av forskjellige kildedatasystemer. Under implementeringen oppstår IT-problemer da dataene ikke har samme kvalitet som presentert i forslaget. Drifts- og kostnadsspørsmål kan oppstå ettersom inkonsekvente data genererer flere unntak og manuelt arbeid.

5. Inkluder ikke-dokumenterte prosesser

Gjennom årene har leverandørkjedeorganisasjonen din utviklet kunnskap som ikke nødvendigvis er lagret i systemer eller prosessdokumentasjon. Hvis du ikke fanger kundespesifikke stabelmønstre eller ikke-dokumenterte spesielle emballasjekrav, kan det føre til alvorlige serviceproblemer under implementering av outsourcing.

6. Ikke la unntaket bli regelen

De fleste av dine standard operasjonelle prosesser er vanligvis godt beskrevet og kvantifisert i løpet av forslaget. Unntakene fra standardprosessene er imidlertid ofte ikke inkludert i forslaget og derfor ikke sitert. Hvis det i det hele tatt blir identifisert eksepsjonelle prosesser, blir frekvensen ofte undervurdert i forslagsfasen og ikke administrert under live-live. Merkostnadene for unntak fra standardprosessen tas vanligvis ikke med i logistikkbudsjettet og kan føre til overraskelser når du mottar den første fakturaen.

7. Vær realistisk med hensyn til organisasjonens prosjektledelsesferdigheter, ikke overvurder

Et implementeringsprosjekt for logistikk outsourcing er en bratt læringskurve for selskapets logistikkfagfolk og ledelse. Den prosjektbaserte karakteren og arbeidsmetoden til implementeringen er ofte ukjent territorium for mennesker som jobber med logistikkledelse. Prosjektlederens kolleger skal være erfarne og på samme nivå når det gjelder metodikk for prosjektledelse.

8. Ikke administrer en 3PL som et eget lager

Å administrere logistikkprosessen din gjennom en 3PL krever forskjellige kompetanser sammenlignet med et eid lager. Du må tenke på å forhandle om servicenivåavtalen, måle ytelse på utvetydige data, styre på forhåndsdefinerte nøkkelytelsesindikatorer, implementere kontinuerlig forbedring eller Gainshare-initiativ eller administrere en bonus / malus-ordning. Alt dette er fundamentalt forskjellig fra den typiske linjestyringen til et eid lager.

9. Mål effektivt

Etter implementeringsfasen og en viss læringskurvperiode, er de fleste selskaper ivrige etter å vurdere leverandøren av logistikktjenester og finne potensielle problemer eller forbedringer. Når du måler ytelse, er det ofte problematisk å prøve å sammenligne som med lignende. Det kan for eksempel ta en time for operatører i ditt eget lager å avvente levering av varene og foreta en manuell oppføring i systemet, sammenlignet med tre timer å gjøre innkommende varer tilgjengelige i systemet som selgerbeholdning. Mens det andre alternativet tar lengre tid, må dette motregnes mot flerbruker-synergiene du har med logistiktjenesteleverandøren, noe som gir bedre effektivitet på sikt. Forstå hvor bedriften din kommer fra, og opprett en basislinje med relevante KPI-er. Sammen med logistikkleverandøren din vil du styre driften og øke ytelsen raskt.

10. Hold "nice to have" IT forbedringer utenfor implementeringen

Implementeringsfasen vil ofte innebære en viktig IT-komponent der ERP-systemet ditt (Enterprise Resource Planning) er knyttet til lagerstyringssystemet til din logistikkleverandør. Når man definerer de elektroniske datagrensesnittene (EDI), benytter prosjektdeltakerne noen ganger muligheten til å introdusere nye, fine funksjoner som tilpasset etikettutskrift, tilleggsmeldinger og skanninger, ekstra sporbarhet osv. Disse forespørslene fører ofte til såkalt ' scope creep 'som resulterer i flere diskusjoner og forsinkelser. Husk at prosjektforslaget ditt har vært basert på gjeldende prosess- og informasjonskrav. Ekstra funksjoner betyr ekstra kostnader for IT-utvikling.

Noen spørsmål? 

Våre eksperter er klare til å hjelpe. Ta kontakt så finner vi løsningen for deg.

Contact us Solutions