Logo DSV
Få en offert

Hur man förhandlar fram ett kontrakt för logistiktjänster

Att förhandla om ett logistikavtal kräver tålamod och uppmärksamhet på detaljer. Som logistikkund kan du ha ett långt samarbete med din logistiktjänstleverantör, särskilt vid lagertjänster som har lång kontraktstid och svåra utgångsklausuler.

När man inleder förhandlingar är det klokt att vara pragmatisk och börja med frågan: "Finns det några klausuler som inte är förhandlingsbara?" På så sätt upptäcker man eventuella hinder tidigt under processen. Rimliga och välargumenterade invändningar mot övriga klausuler kan ofta avgöras genom ett givande och ett tagande. Ett kontrakt som enbart ger den ena parten fördelar, har en svag grund att stå på och om man inte ger efter, riskerar man att den andra parten drar sig ur. De flesta kontrakt är därför ett resultat av balanserade kompromisser.
 
Nedan följer ett antal standardklausuler i logistikkontrakt för lagertjänster, som kräver extra uppmärksamhet En öppen dialog och förståelse av effekterna av dessa klausuler från båda parter, hjälper dig genom dina förhandlingar.
 

Klausuler att titta extra noga på i kontrakt för logistiktjänster

  1. Avtalets omfattning
  2. Exklusivitet och/eller minimivolymer
  3. Ansvar för direkta och indirekta skador
  4. KPI och bonus-malus
  5. Villkor
  6. Avtalsperiod och uppsägningsklausul
  7. Prisindexering
  8. Val av lagstiftning och jurisdiktionsort
  9. Panträtt och retentionsrätt
 

1. Avtalets omfattning

Omfattningen av ett logistikavtal är en detaljerad processbeskrivning av de tjänster som omfattas av kontraktet och de resultat som dessa tjänster är avsedda att uppnå.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Ofta beskrivs det inte tydligt vilka tjänster som omfattas av kontraktet, vilket kan leda till tvetydighet kring ett antal efterföljande klausuler. Till exempel: En logistikkund tror ofta att ”lagerhållning” omfattar hela tjänsteutbudet, från det att varorna anländer tills de lämnar lagret. En logistikleverantör kan däremot anse att ”lagring” bara omfattar förvaring. I det här fallet specificerar inte kontraktet tydligt de tjänster som ingår i "lagerhållning" och lämnar klausuler om KPI och ansvar att tolkas på olika sätt.
 
Att tänka på i samband med förhandling: För att undvika missförstånd och tvetydigheter, beskriv tydligt vilka tjänster som kommer att tillhandahållas enligt avtalet. Välkända exempel på gråzoner inkluderar lastning, förvaring och lossning i ett transportavtal. Kontrollera alltid om överenskommen Incoterm överensstämmer med transportörens skyldigheter vad gäller lastning eller lossning enligt försäljningskontraktet. Inled avtalet med en ingress som anger det övergripande målet. En ingress anger fakta och omständigheter som är relevanta för en eller båda parterna och underlättar tolkningen av avtalsklausulerna vid en tvist.
 
 

2. Exklusivitet och/eller minimivolymer

Exklusivitet innebär att logistikleverantören har rätt att hantera kundens samlade volymer. I ett logistiklagerkontrakt uttrycks vanligtvis exklusivitet och minimivolymer i form av det antal pallar som ska förvaras samt det inkommande och utgående varuflödet. När distribution ingår inkluderas även antalet sändningar.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Volymen är den faktor som påverkar logistikkostnaden allra mest. Och logistik är till sin natur en volymdriven branch. Eftersom volymen även är logistikkundens främsta förhandlingsverktyg för rabatter, finns det en kortsiktig fördel i att presentera ett mer gynnsamt volymscenario. När kontraktet väl har startat upp leder därför omfattande volymavvikelser nästan alltid till nya prisdiskussioner.
 
Att tänka på i samband med förhandling: Å ena sidan är det i många fall svårt att exakt förutsäga volymutvecklingen. Å andra sidan innebär lägre volymer att kontraktet blir mindre lönsamt eller att det rent av genererar förlust för logistikleverantören. Samtidigt är det viktigt att tänka på att exklusivitet gör logistikkunden mer sårbar, med begränsade möjligheter till snabba åtgärder, i de fall logistikleverantören inte fullföljer sina åtaganden. Kostnader/priser och volymer har en inbördes koppling. Även om exklusivitet och volymer inte uttryckligen nämns i ett kontrakt, innebär det inte nödvändigtvis att en logistikkund fritt kan ändra verksamhetens art och volym enligt beskrivningen i anbudsdokumentationen. Beskriv tydligt konsekvenserna av betydande ned- eller uppgångar i volymer och vilka konsekvenser de får för förhandlade priser.

3. Ansvar för direkta och indirekta skador

Direkta och indirekta skador är skador som inträffar på grund av ett fel som logistikleverantören eller logistikkunden ligger bakom eller vid en eller flera kontraktöverträdelser från någon av parternas sida. Naturligtvis vill logistikkunden att logistikleverantören tar på sig ansvaret för alla slags skador. Samtidigt förväntar sig logistikkunden att logistikleverantören ska erbjuda konkurrenskraftiga priser i vilket även en försäkringspremie måste inkluderas för att täcka risken för eventuella skador. Dessutom är tjänsteleverantörer noga med att inte stå ansvariga för potentiella betydande sekundära skador såsom indirekta skador och/eller följdförluster.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Logistikkunden vill naturligtvis att leverantören av logistiktjänster tar väl hand om deras produkter. Påföljder vid skada är ett sätt att säkerställa så att produkterna hanteras med försiktighet. Det är dock mindre tydligt vilka skador som uppstår till följd av missade eller annullerade beställningar eller flyg, eller förseningar i produktleveransen. Logiskt sett inträffade de två sistnämnda exemplen av skada/försening på grund av ett direkt eller indirekt fel från logistikleverantörens sida. Diskussionen kring införande av ansvar för logistikleverantören, är extremt komplex. Ofta handlar det mer om att försäkra sig mot affärsrisk, snarare än att bara se till att produkter hanteras med försiktighet.
 
Att tänka på i samband med förhandling: Ur en logistikleverantörs perspektiv är ansvaret för skador på produkter ett sätt för logistikkunden att försäkra sig om att logistikleverantören gör sitt yttersta för att hantera produkterna varsamt. Ur en logistikkunds perspektiv ses ansvarsskyddet för produktskador i logistikkontrakt ibland som ett komplett skydd mot alla möjliga skador i supply chain. Även om det kan kännas naturligt att tillskriva skada eller förlust till den part som har varorna i fysisk besittning är det vanlig praxis inom handel att begränsa beloppet eller omfattningen av logistikteverantörernas ansvar.
 
För vissa typer av kontrakt begränsas ansvaret av en branschstandard och även av tvingande lagar (t.ex. CMR). Detta gäller särskilt vid transportkontrakt, där ansvaret vanligtvis begränsas till ett visst belopp per kilo bruttovikt beroende på transportsätt. Man ska dock vara medveten om att en sådan ansvarsbegränsning endast gäller för transportörens primära skyldigheter. Övriga åtaganden, som inte omfattas av ett transportavtal eller en branschstandard för ansvar, kan avtalas genom ett separat kontrakt.
 
Om en leverantör av tredjepartslogistik godtar ett större ansvar för varorna, påverkas priserna då leverantören måste försäkra sig för det utökade ansvaret hos ett externt försäkringsbolag. Logistikleverantören går vanligtvis med på att ansvara för direkta skador på produkterna upp till ett visst belopp per kilo och/eller vid händelse i linje med gällande branschstandarder. Ansvar för skador som överskrider detta belopp kan bara täckas av en separat försäkringspolicy som antingen ordnas av logistikkunden eller av logistikleverantören på logistikkundens vägnar. Eftersom det i stort sett är omöjligt att försäkra sig mot indirekta skador och/eller följdförluster, kan logistikleverantörer inte ansvara för dessa
 
 

4. KPI och bonus-malus

KPI (Key Performance Indicator) är det mätverktyg som används för att mäta tjänsters kvalitet. I exempelvis ett distributionsavtal skulle en typisk KPI vara den procent som visar hur stor andel av sändningarna som levererats i tid. Bonus-malus är ett system som tillåter en logistikkund att hålla inne en del av betalningen för tjänster som utförts undermåligt samt låter leverantören av tredjepartslogistik ta extra betalt om denne har överskridit överenskomna KPI-värden.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Kvalitet kostar vanligtvis. I synnerhet när kvalitetsnivån för en logistikinsats är högre än vanligt, vilket kräver extra hantering med ökade kostnader som följd. Logistikkunden vill självklart ha bästa möjliga servicenivå, varför leverantörer av tredjepartslogistik måste balansera kundens förväntningar mot tillhörande kostnadsnivå.
 
Att tänka på i samband med förhandling: KPI är ett användbart verktyg för att kunna mäta transportörens prestation samt för att tydligt beskriva logistikkundens förväntningar. Tänk noga över vilka mål som måste uppfyllas i ett servicenivåavtal (SLA). Om en SLA endast är tänkt att användas som ett bedömningsverktyg av utförandet, räcker det att låta den ingå i den regelbundna översynen av utförandet. Men om avtalet är avsett att trygga kvalitetsnivåerna bör följderna av att inte hålla överenskomna kvalitetsnivåer tydligt anges i SLA. Sådana följder inkluderar vanligtvis avtalsenliga böter och en tidsgräns för när nödvändiga serviceförbättringar ska vara utförda. Om förbättringarna inte utförs blir konsekvensen att avtalet slutligen sägs upp. Å andra sidan bör man även komma överens om en bonus vid ett bättre resultat än väntat, vilket ger leverantören av tjänsten ett incitament till förbättring.
 
 

5. Villkor

Allmänna villkor utgör en del av ett logistikkontrakt. De täcker områden som inte är specifika för ett kontrakt utan som snarare gäller för företaget som helhet. Områden som handlar om hur logistikleverantören ska utföra vissa delar i processen ingår inte i de allmänna villkoren.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Allmänna villkor kan vara till hjälp när man utarbetar ett kontrakt då de innehåller en mängd standardbestämmelser som gör att själva kontraktet kan hållas kort och koncist och därmed mer transparent. Problemet med allmänna villkor ligger dock i att de vanligtvis bara utarbetas till förmån för en av parterna. De balanser som speglar båda parternas intressen i kontraktet, kan lätt bli kullkastade om man tillämpar ensidiga allmänna villkor.
 
Att tänka på i samband med förhandling: Ett problem med villkoren är den välkända formuleringsstriden, där den köpande parten tillämpar inköpsvillkor och den utförande parten tillämpar motstridiga leveransvillkor. I praktiken utarbetas inköpsvillkoren ofta för att tillämpas i kontrakt vid försäljning av varor eller vid tillhandahållande av tjänster i allmänhet. Dessa köpvillkor är vanligtvis mindre relevanta för ett logistikavtal, särskilt vid transportavtal. Som ytterligare en dimension av problemet varierar de lösningar som föreskrivs i lag eller rättspraxis mellan länder vid internationella och gränsöverskridande transporter. Därför kan det vara särskilt viktigt att tänka på valet av lagstiftning (och domstol). I allmänhet är det viktigt att de logistikvillkor som täcker båda parters intressen omfattar alla frågor som inte uttryckligen tas upp i kontraktet. Var dock försiktig om du tar med avtalsvillkor som skiljer sig väsentligt från de allmänna villkoren. För en del transportsätt kan en lösning på både formuleringsstriden och ensidiga allmänna villkor vara att man använder branschvillkor som utarbetas av (representanter för) både köpare och tjänsteleverantör.
 
 

6. Avtalsperiod och uppsägningsklausul

Kontraktets löptid motsvarar logistikkontraktets varaktighet. Uppsägningsklausulen anger de skäl/händelser under kontraktsperioden som kan motivera logistikkunden att säga upp kontraktet i förtid.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Av uppenbara skäl gynnas logistikleverantören av att logistikkontraktets giltighetstid maximeras. Längden baseras på arbetsinsats och de övriga investeringar som krävs för att upprätta och genomföra kontraktet. Ur en logistikkunds perspektiv möjliggör en kortare giltighetstid en mer regelbunden omförhandling av kontraktets villkor i syfte att sänka priserna. Vanliga förhandlingspunkter innefattar exakta datum för när kontraktet börjar gälla, den perioden man har på sig för att enas om en kontraktsförlängning samt uppsägningstid och förlängningsperiod. Uppsägningsklausuler är en het potatis eftersom logistikkunden ser dem som en ”väg ut” om allvarliga problem uppstår. För logistikleverantören kommer en uppsägning av kontraktet nästan säkert innebära en stor ekonomisk förlust då investeringar, i samband med etableringen av verksamheten, inte kan fås tillbaka.
 
Att tänka på i samband med förhandling: För det första bör man alltid komma överens om en giltighetstid för kontraktet och/eller en uppsägningstid. Fastställ klara och tydliga uppsägningsklausuler, uppsägningsdatum och uppsägningstid. Om det inte finns något sådant avtal måste en rimlig uppsägningstid fastställas av domstol. Domstolens tolkning av ”rimlig” stämmer dock inte alltid överens med parternas uppfattning. När du väljer kontraktets löptid, ska man även tänkta på om kontraktet innehåller bestämmelser om garanterade volymer och exklusivitet. Om så är fallet måste logistikkunden vara säker på att denne kan uppfylla båda dessa klausuler under hela kontraktets löptid. Även om inga volymgarantier finns inkluderade i kontraktet har dock transportören i många fall ändå rätt till en viss volym motsvarande den som genererades under föregående period enligt avtalsvillkoren. Med andra ord kommer logistikleverantören oftast kunna begära åtminstone en ”bibehållen” beställningskvantitet även om man inte kommit överens om några volymgarantier.
 
Även om ett kontrakt ofta inkluderar både löptid och uppsägningstid i samma klausuler, måste logistikkunden komma ihåg att det är stor skillnad mellan huruvida ett kontrakt löper ut eller sägs upp under kontraktets giltighetstid. Det sistnämnda är vanligtvis en följd av allvarliga brister från logistikleverantörens sida. Ange i förväg i avtalet vilka brister som kvalificeras som ”allvarliga” och därmed som skäl för hävning. Detta är särskilt viktigt i kombination med exklusivitet.
 
 

7. Prisindexering

Prisindexering är en årlig översyn som görs för att justera logistikpriserna med hjälp av ett prisindex för att bibehålls kontraktets värde efter inflation och variationer i marknadspriserna.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Prisindexet hör till den enkla delen, då det styrs av statliga organ. Ett vanligt argument är att man endast bör tillämpa indexering på kostnader som är föremål för inflation. Indexering används också ibland som ett förhandlingsverktyg under diskussioner kring kontinuerlig förbättring. Indexering baserad på ”marknadspriser” brukar leda till ytterligare debatt. Då de flesta logistikkontrakt gäller under lång tid på en instabil marknad, anser många logistikleverantörer att det är omöjligt att förutsäga transportkostnaderna så långt som t.ex. 2 år framåt i tiden. En årlig indexering av löne- och hyreskostnader är därför en vanlig metod vid långsiktiga avtal.
 
Att tänka på i samband med förhandling: Överväg noggrant vilket index som ska användas för beräkningen. Det valda indexet måste ligga så nära kontraktets faktiska syfte som möjligt. Vissa komponenter i ersättningen indexeras vanligtvis separat, särskilt bränslekostnader. Om en separat bränsleklausul inkluderas i kontraktet, bör man se till att den fungerar åt båda håll, det vill säga att köparen kompenseras när bränslepriserna sjunker och att transportören kan tillämpa ett högre pris när bränslepriserna stiger. Undvik dubbel indexering genom att se till att prisindexklausulen inte inkluderar bränsle. Ibland vill logistikkunderna byta prisindexering mot ständiga förbättringar. Det är dock bäst att hålla ständiga förbättringar åtskilda från indexeringsdiskussionen och istället lägga den i en separat klausul. Indexering efter ”marknadspriser” varierar kraftigt beroende på efterfrågan, i synnerhet vid transporttjänster som har få eller inga konsolideringssynergier (såsom hellaster, partilaster eller containertransport). Eftersom dessa tjänster nästan alltid läggs på entreprenad, är det vanligen inte möjligt att garantera ett fast pris för perioder som sträcker sig längre än ett år och ibland ännu kortare. Tjänster som man själv utför eller tjänster med höga synergier beroende på volymkonsolidering är mindre känsliga för plötsliga variationer i fråga om prisnivå.
 
 

8. Val av lagstiftning och jurisdiktionsort

Denna del av logistikkontraktet beskriver enligt vilken lagstiftning eventuella framtida tvister kommer att avgöras och var den domstol som kommer att lösa eventuella rättstvister ligger.
 
Varför är detta en viktig klausul?: När logistikkunden, logistikleverantören och den framtida logistikverksamheten finns samlade i samma land är denna klausul knappast ett problem. Det blir mer komplicerat när logistikkundens huvudkontor finns i land A och den framtida logistikverksamheten finns i land B (ibland till och med på en annan kontinent). När det rör sig om stora kontrakt kan det bli extra komplicerat beroende på var logistikleverantörens huvudkontor, med dess juridiska avdelning, finns. Självfallet kommer alla parter att föredra sitt eget lands lagstiftning och en domstol så nära deras egen hemmaplan som möjligt.
 
Att tänka på i samband med förhandling: Valet av lagstiftning och plats kan vara avgörande för resultatet av ett mål, även när enhetlig lagstiftning från internationella fördrag gäller, som i Europeiska Unionen. Domstolar i olika medlemsstater kan komma till helt motsatta tolkningar. Ett exempel på när olikartad tolkning kan noteras är när man fastställer huruvida skador har orsakats genom en tjänsteleverantörs avsiktliga försummelse. Att en handling klassificeras som avsiktlig försummelse kan vara viktigt, eftersom ett sådant beslut berövar transportören sin rätt till begränsat ansvar Ur ett praktiskt perspektiv är det mest logiskt att använda den lagstiftning som tillämpas i det land där huvuddelen av verksamheten utförs.

 

 

9. Panterätt och retentionsrätt

Panträtt och retentionsrätt avser logistikleverantörens rätt att undanhålla logistikkundens gods, eller till och med att sälja godset, vid obetalda fakturor.
 
Varför är detta en viktig klausul?: Självklart är tanken på att inte få tillgång till sitt gods oroande ur logistikkundens synvinkel. Man kan även känna sig orolig över att regeln kan användas som ett maktmedel vid en möjlig fakturatvist. Ur tjänsteleverantörens synvinkel ger dock dessa rättigheter en viss säkerhet för att man kommer att få betalt för sina tjänster.
Att tänka på i samband med förhandling: Problem med panträtt och retentionsrätt uppstår sällan i direkt anslutning till de varor som för tillfället finns i logistikleverantörens förvar. Istället utövas vanligtvis panträtt och retentionsrätt för att driva igenom betalningen av obetalda fakturor för tidigare transporter eller sändningar. Ibland, och ännu viktigare, åberopas dessutom inte retentionsrätt mellan en logistikkund och dess logistikleverantör, utan snarare någonstans i underleverantörskedjan. Det är ibland svårt att förhindra dessa situationer från att uppstå, men om godset representerar ett bestämt värde eller om On-time leverans är av särskild betydelse, och motsvarande böter anges i försäljnings- eller leveransavtalet, bör logistikkunden noga överväga de risker som härrör från att panträtt och retentionsrätt åberopas någonstans i logistikkedjan. En ekonomiskt stabil logistikleverantör, som ansvarar för de olika stegen i leveranskedjan och hanterar underleverantörerna centralt, är en viktig förutsättning för att undvika att panträtt och retentionsrätt utövas.
 
 
Är du redo att förhandla eller omförhandla ditt kontrakt om logistiktjänster? Våra experter delar gärna med sig av sina råd och insikter.

 

Har du frågor?

Våra experter inom
3-pl och lagring finns här för att hjälpa dig. Kontakta oss så hittar vi den lösning du behöver.

Kontakta oss Solutions