SOP - Standard Operating Procedure
SOP står for Standard Operating Procedure, som på norsk oversettes til en standard operasjonsprosedyre. En SOP består av et sett med instruksjoner. Dette for å hjelpe din bedrifts ansatte med å utføre rutinemessige oppgaver. Disse er ofte komplekse og behøver derfor en standard for gjennomføring. Formålet er at oppgavene skal utføres på en effektiv og enhetlig måte, i samsvar med regelverket. Man ønsker dessuten å redusere risikoen for feilkommunikasjon og menneskelige feil.
Hva er en SOP?
SOP er på mange måter en bruksanvisning for å utføre arbeidsoppgaver. Det er en grundig beskrivelse av for hvordan du angriper en arbeidsoppgave, med andre ord, hva du skal gjøre og hvordan du skal gjennomføre det. Den forteller hvilken fremgangsmåte som er korrekt og hvilke prosedyrer du må følge for riktig eller trygg oppgaveløsning. Poenget med en standardisert bruksanvisning er å nå et fastsatt mål.
Slik lager du en SOP - trinn for trinn:
- Start med å definere et mål for oppgaveløsningen.
- Fastsett deretter et format for SOP-en. Tenk over om du bør bruke diagrammer, nummererte eller punktvise lister for å vise hvordan oppgaveløsningen skal utføres.
- Identifisere variabler som kan påvirke oppgaveløsningen.
Dette skal SOP inneholde:
- Forside
- Innholdsfortegnelse
- En trinn for trinn liste over hvordan du skal utføre oppgaven. Dette inkluderer en målsetting, roller, ansvar og forklaringer.
Vår ordliste er din guide til logistikkterminologi
Formålet med en SOP
Det er viktig å lage en SOP, fordi det er et verktøy for å sikre at oppgaveløsningen gjennomføres ikke bare på en korrekt, men forsvarlig måte. Når du lager et standardisert dokument over hvordan rutiner skal gjennomføres, sender du et signal om at det er viktig at alle ansatte utfører disse oppgavene på samme måte. Instruksjonene fastsatt i en SOP fører til at handlingene blir gjentatt og impregnert i dine ansatte. Det tilrettelegger også for dokumentasjon av rutiner.
Det er viktig at SOP-en blir fulgt nøye og gjennomført ens av hver eneste medarbeider, ettersom poenget er å skape en konsistent fremgangsmåte og rutine.
Fordeler med SOP
- Skal bidra til mer effektiv oppgaveutførelse
- Oppfordre til kvalitet og ensartethet
- Det reduserer risikoen for miskommunikasjon
- Reduserer risikoen for å ikke følge bransjespesifikke reguleringer
Bruk en SOP til å automatisere forsyningskjeden din
En SOP er et velfungerende verktøy når du skal optimalisere forsyningskjeden. Vareflyten blir forbedret gjennom SOP ved at du tilrettelegger for sømløse og automatiserte prosesser. For det første kan du kontrollere kostnadene dine. Når ansatte utfører oppgaver i tråd med rutinene, dokumenterer de samtidig når og hvordan de utfører oppgavene. Denne dokumentasjonen kan du bruke for å redusere kostnadene dine.
For det andre reduserer du opplæringstiden internt i firmaet. En tredje og siste faktor som påvirker forsyningskjeden din, er muligheten for å sette parametere for hva som anses som god forretningsskikk og kundeservice. Du informerer med andre ord dine ansatte om hva som forventes av dem.
Slik jobber vi i DSV med SOP
Formålet med alle våre logistikkløsninger er å forenkle eller effektivisere dine behov for transport og logistikk. Vi håndterer gods før, under og etter levering – og vi har ekspertise og kompetanse til å takle enhver utfordring og ethvert behov. Når vi for eksempel skal forbedre din forsyningskjede, jobber vi med å optimalisere lageret ditt og besvare markedet og kundens krav. For å gjennomføre dette i praksis, kreves det tett samarbeid internt i DSV. Vi benytter oss derfor av SOP for å kunne koordinere og kommunisere sammen. Det er et avgjørende verktøy for å kunne tilby logistikkløsninger til ethvert transportbehov.
Få et overblikk over våre løsninger
Ta kontakt med oss for spørsmål, eller dersom du ønsker et tilbud
