Hva legges i begrepet compliance?
Compliance er etterlevelse av prosedyrer og rutiner. I praksis er det risikostyring, der man bruker ordet compliance for å sikre at bedrifter etterlever lover, regler og interne retningslinjer. Formålet er å redusere risikoen for feil og samtidig legge opp til vekst i bedriften. I DSV dekker begrepet compliance rutiner for transport og utførelse av logistikktjenester, der vi har som målsetting å kartlegge risiko og definere retningslinjer som i siste ende vil påvirke kunders konkurransekraft på markedet.
Risikostyring er en del av alle transportoppdrag: La oss fortelle mer
Hva er compliance på norsk?
Compliance på norsk kan oversettes til etterlevelse. Det er et fagbegrep som brukes for å sikre at aktiviteter skjer i i samsvar med eller overholdelse av regler og krav. I globale selskaper som DSV er det nyttig å bruke universelle, engelske fagbegrep slik at vi unngår misforståelser.
Fremveksten av compliance
Det var et behov som meldte seg i etterkant av diverse regnskapsskandaler hos amerikanske selskaper på 2000-tallet, der compliance-regelverket ble utarbeidet for å minske risikoen for bedrageri og lovbrudd. Formålet med compliance er at bedrifter tar samfunnsansvar og opererer i henhold til «skikk og bruk». Man ønsker dessuten å forebygge økonomiske tap og skade på omdømme.
Eksempel på compliance
Compliance dekker for eksempel betydningen av å pakke og merke farlig gods i samsvar med regelverket. Man gjør en vurdering av typiske feil som kan oppstå underveis, for eksempel at dokumentasjon mangler eller at noen av sendingene ikke blir merket med riktig klassifisering.
Slik utspiller compliance seg i praksis
- Risikostyring.
- Etterlevelse av juridiske lover og standarder (f.eks. GDPR, ISO og GDP).
- Kontroll av dokumentasjon (internt og eksternt). Etablering av rutiner for uforutsette hendelser.
- Interne retningslinjer for rutiner og gjennomføring av oppgaver. Slike standarder må være dokumenterte.
Betydningen av compliance i transport og logistikk
Compliance innebærer at man følger forskjellige prosedyrer, og dette forekommer på forskjellige måter innen transport- og logistikkbransjen. Compliance blir brukt for at transportøren tar samfunnsansvar og følger lover og regler. Alle prosedyrer i transportoppdraget er for eksempel definert av eksterne eller interne retningslinjer. Dette innebærer at våre medarbeidere utfører alt fra lagring, til analyser i tråd med definerte rutiner. Compliance blir brukt for å sikre at bedriften tar samfunnsansvar og følger regelverk. Ved å ha et rammeverk for compliance på plass, unngår man sanksjoner og forebygger tap av verdier og tillit i markedet.
Derfor er compliance viktig:
- Krav til oppdrag blir mer og mer komplekse.
- Myndigheter har strengere sanksjoner for manglende etterlevelse.
- Kunder har økende forventning til etisk og bærekraftig praksis.
- Unngå at kunder og partnere mister tillit til virksomheten.
Compliance er sentralt ved frakt av farlig gods.
Risikovurdering i DSV
Vi ønsker at logistikkløsningene våre oppfyller relevante krav. Vi gjennomfører med andre ord alltid en risikovurdering. Våre medarbeidere spør seg selv om det finnes en økonomisk, menneskelig, etisk, kommersiell eller omdømmerisiko ved den gjeldende oppgaven. Dette henger sammen med risikostyring, der man avveier risikoen for skade med ønsket om å skape verdi. Man ønsker den riktige risikoen og å treffe den rette balansen. I vår bransje kan det forekomme menneskelige feil i lagring og lasting av gods, eller et avgjørende fraktbrev kan mangle på en forsendelse. Dette anses som en kommersiell feil. Vi sørger for å utforme retningslinjer, eller benytte oss av eksisterende regelverk, for å redusere slike risikoer som ikke går på bekostning av den verdiøkende kvaliteten i tjenestene våre.
Slik jobber vi med compliance i transportbransjen
Compliance er relevant i blant annet bærekraftig logistikk og transport, i tollklarering, og når vi frakter spesialgods.
Grønn transport og logistikk
I DSV jobber vi med å redusere CO₂-utslipp og vår innsats sprer seg bredt over hele virksomheten. Utover våre egne grønne logistikkløsninger med fokus på CO₂-rapportering og optimalisering av forsyningskjeden din, følger vi internasjonale bestemmelser. Vi er for eksempel forpliktet til å redusere svovelutslipp med 85% på alle våre sjøfartøy.
Kjemiske varer
Når vi håndterer kjemiske varer, er vår største prioritet å minske risikoen for miljømessige og menneskelige skader. Våre logistikkløsninger for frakt av kjemikalier er derfor i full overensstemmelse med gjeldende Quality, Health & Safety and Environment (QHSE) krav. Vi følger selvsagt regionale og internasjonale krav til dokumentasjon, forsikring og risikokontrollsystemer.
Fortolling
Transport mellom landegrenser krever tollklarering, som varierer i kompleksitet mellom land og region. I Norge har DSV tollmessige tillatelser og autorisasjoner, men vi har ikke AEO-status. En norsk AEO-autorisasjon gir ikke forenklede tollregler som en europeisk AEO-autorisasjon gjør, men den effektiviserer tollbehandlingen når godset må kontrolleres av et sikkerhetshensyn. Når det er sagt, følger vi alle regelverk forbundet til fortolling og import- og eksportklarering. Vi har for eksempel lokale eksperter plassert på alle våre DSV-kontorer, som hjelper deg med å utfylle tollerklæringsskjemaer eller tollfakturaer.
Compliance medisin og pharma
Når vi frakter farmasøytiske varer, stilles det spesielle krav til håndtering og lagring av godset. I DSV overholder vi Good Distribution Practices (GDP), som innebærer at vi inspiserer og kontrollerer legemidlene vi frakter. GDP er en standard for kvalitetskontroll utformet av Verdens helseorganisasjon (WHO), og vi er pliktig til å overholde alle retningslinjer i alle trinnene av forsyningskjeden.
Frakt av farlig gods og annen spesialgods
I håndtering av farlig gods følger vi FNs system for klassifisering, pakking og merking av farlig gods. Det stilles spesielle krav til hvordan slike varer fraktes, for eksempel at våre medarbeidere må få tilstrekkelig opplæring. Alle som laster, kjører eller dokumenterer farlig gods må være bevisste over hvilke rutiner som finnes, og hvorfor det er viktig å følge disse.
