Logo DSV
Zapytaj o wycenę

10-punktowa lista kontrolna dotycząca procesu outsourcingu magazynowania

Przygotowując się do outsourcingu zarządzania magazynowaniem i łańcuchem dostaw pamiętaj, że procesy te mają bezpośredni wpływ na obsługę Twojego finanego Klienta. Oto dziesięć punktów, na które należy zwrócić uwagę podczas outsourcingu magazynowania        i realizacji zamówień, wyszczególnionych w oparciu            o doświadczenia Klientów, dostawców usług logistycznych oraz ekspertów w zakresie łańcucha dostaw.

1. Postrzegaj outsourcing jako proces, a nie błyskawiczne rozwiązanie wszystkich problemów procesu łańcucha dostaw

Pomyśl o outsourcingu łańcucha dostaw jako o procesie trwającym od momentu zaprojektowania i testowania rozwiązania do chwili jego wdrożenia i uruchomienia. Każdy etap tego procesu wiąże się z krzywą uczenia się przez zewnętrznego dostawcę usług logistycznych (3PL), a także przez Twoją firmę. Niektóre elementy tego procesu są poza zakresem kontroli Twojego dostawcy usług logistycznych, ale mają zasadniczy wpływ na ogólne operacje (np. etykiety na materiałach przychodzących, Twoja własna infrastruktura IT, procesy konsolidacji zamówień). Elementami tymi należy zarządzać równolegle do projektu outsourcingu.


2. Zaangażuj w proces wszystkich członków swojego zespołu odpowiednio wcześnie

Outsourcing działań logistycznych to decyzja strategiczna, która ma funkcjonalny, a czasem emocjonalny wpływ na szeroki zakres funkcji w Twojej firmie. Zdarza się, że kierownik łańcucha dostaw wywiązał się dobrze z wielu zadań, m.in.: zidentyfikowania potencjału oszczędności, zainicjowania projektu, wyboru odpowiedniego dostawcy, przedstawienia przekonującego uzasadnienia biznesowego i zaprojektowania optymalnego rozwiązania logistycznego. Niemniej jednak wiele propozycji projektów utknęło na posiedzeniu zarządu.
„Aby uniknąć blokowania procesów w ostatniej chwili, zaangażuj wszystkich zainteresowanych członków zespołu i decydentów już na początkowym etapie prac nad projektem.”

3. Zorganizuj efektywne testy IT

Ustrukturyzowany, dobrze przemyślany plan testów IT jest niezbędny do pomyślnego wdrożenia. Szczegółowo przetestuj interfejsy między własnymi systemami a systemem zarządzania magazynem i systemem zarządzania transportem dostawcy usług logistycznych. Ze względu na presję czasu plany testów czasami nie obejmują wszystkich procesów, a w szczególności specyficznych funkcji. Ponadto procesy te są często testowane tylko na poszczególnych etapach, a nie w pełnym, kompleksowym teście przed-wdrożeniowym.


4. Zapewnij spójną jakość danych

Na etapie oferty Twoje dane są udostępniane dostawcy usług logistycznych jako baza do wyceny.
Często dane takie jak jednostki miary, waga, wymiary oraz jednostki sprzedaży okazują się niewiarygodne
w kontekście planowania operacyjnego przez dostawcę. Dane te są zwykle pobierane z różnych źródłowych systemów danych oraz przekształcane na potrzeby wyceny. Jako efekt tych działań podczas wdrożenia mogą pojawić się problemy informatyczne, ponieważ dane nie mają takiej samej jakości, jak te przedstawione
w opracowaniu wyceny. Można spotkać się zatem z problemami operacyjnymi i kosztowymi, ponieważ niespójność danych generuje więcej pracy manualnej.
„Zapewnij wysoką jakość danych w swoim zapytaniu ofertowym, aby zapewnić rzetelną wycenę od dostawcy usług logistycznych
i znacznie ułatwić proces wdrożenia.”

5. Uwzględnij nieudokumentowane procesy

Przez lata Twoja organizacja łańcucha dostaw rozwinęła wiedzę, która niekoniecznie jest przechowywana
w systemach lub w dokumentacji procesu. Na przykład: brak uchwycenia wzorców piętrowania jednostek ładunkowych, specyficznych dla Klienta lub nieudokumentowanie specjalnych wymagań dotyczących pakowania może prowadzić do poważnych problemów podczas wdrażania outsourcingu.
„Jeśli nie ma czegoś na papierze, nie znaczy,
że to nie istnieje. Zbierz całą kluczową, nieudokumentowaną wiedzę o procesach
od pracowników na wszystkich poziomach łańcucha dostaw .”

6. Nie pozwól, aby wyjątek stał się regułą

Większość standardowych procesów operacyjnych jest zwykle dobrze opisana oraz określona ilościowo na etapie oferty. Jednak wyjątki od standardowych procesów często nie są opisane w zapytaniu ofertowym Klienta i dlatego nie są uwzględnione w wycenie. Jeśli niestandardowe procesy w ogóle zostaną zidentyfikowane, częstotliwość ich występowania jest zwykle niedoceniana na etapie składania oferty – są one po prostu pomijane w trakcie wdrażania outsourcingu. Dodatkowe koszty „wyjątków od standardowego procesu” zwykle nie są uwzględniane
w budżecie logistycznym i mogą prowadzić do przykrych niespodzianek po otrzymaniu pierwszej faktury od dostawcy usług.
„Zajmij się wyjątkami - im wcześniej, tym lepiej. Uzgodnij szczegółowo, podczas negocjacji, wyjątki od standardowego procesu oraz częstotliwość tych wyjątków. Miej solidną metodologię rozwiązywania problemów
i procedurę eskalacji podczas wdrażania,
aby radzić sobie z wyjątkami na odpowiednim poziomie.”

7. Realistycznie podchodź do umiejętności zarządzania projektami w organizacji

Projekt wdrożenia outsourcingu logistycznego to stroma krzywa uczenia się dla specjalistów ds. logistyki
oraz kierownictwa firmy. Projektowy charakter i metodologia pracy wdrożenia to często nieznany obszar
dla osób pracujących w zarządzaniu liniami logistycznymi. Kadra kierownictwa projektu powinna mieć doświadczenie w zakresie metodologii zarządzania projektami.
„Zarządzanie projektami to umiejętność specjalistyczna. Stwórz jeden zintegrowany zespół projektowy i unikaj równoległej pracy dwóch zespołów.”

8. Nie zarządzaj 3PL jak własnym magazynem

Zarządzanie procesem logistycznym przez operatora 3PL wymaga innych kompetencji w porównaniu do zarządzania własnym magazynem. Powinieneś pomyśleć np. o: wynegocjowaniu umowy określającej jasno oczekiwane wskaźniki realizacji usług (umowa SLA) , mierzeniu wydajności na podstawie jednoznacznych parametrów, wdrożeniu we współpracę z dostawcą zasady ciągłego doskonalenia procesów (Continuous Improvement) , systemu typu bonusowego (gainshare), bądź typu bonus-malus.
Wszystko to zasadniczo różni się od typowego zarządzania liniowego posiadanym magazynem.
„Przygotuj się na zmianę. Ustal jasne cele biznesowe i organizuj okresowe spotkania
między kierownictwem z upoważnieniem do wprowadzania zmian strukturalnych w umowie SLA. Poza tym pozwól swojemu operatorowi logistycznemu wykonać jego pracę. ”

9. Mierz wydajność, ale skutecznie

Po fazie wdrożenia i pewnym okresie procesu uczenia się, większość firm chętnie ocenia dostawcę usług logistycznych i identyfikuje potencjalne problemy lub konieczne usprawnienia. Podczas pomiaru wydajności często problematyczne jest porównanie podobnych czynności. Na przykład: operatorzy w Twoim własnym magazynie realizują przyjęcie dostawy towarów i dokonują ręcznego wprowadzenia ich do systemu w ciągu godziny,
w porównaniu z trzema godzinami potrzebnymi operatorowi logistycznemu, aby towary przychodzące były dostępne w systemie jako zapasy przeznaczone do sprzedaży. Podczas gdy podobny proces u operatora może wymagać nieco dłuższego czasu, to np. obsługa kilku Klientów w tym samym magazynie operatora buduje synergię jego działań, co pozwala na większą wydajność w dłuższej perspektywie.
Zrozum potrzeby Twojej firmy i stwórz zestaw odpowiednich wskaźników KPI. Razem z dostawcą usług logistycznych możesz sterować operacjami i szybko zwiększać wydajność.


10. Dodatkowe ulepszenia IT rozwijaj poza fazą wdrożenia

Faza wdrożenia często obejmuje ważny komponent IT, w którym system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest połączony z systemem zarządzania magazynem dostawcy usług logistycznych. Definiując elektroniczne interfejsy danych (EDI), uczestnicy projektu czasami korzystają z okazji do wprowadzenia nowych, nie zawsze koniecznie niezbędnych funkcji, takich jak drukowanie niestandardowych etykiet, dodatkowe komunikaty i skany, dodatkowa identyfikowalność, itp. Żądania te często prowadzą do tzw. niekontrolowanego rozrastania się projektu, co skutkuje większą liczbą dyskusji oraz opóźnieniami. Pamiętaj, że oferta obsługi projektu została oparta na aktualnym procesie i podanych w zapytaniu ofertowym wymaganiach informacyjnych. Dodatkowe funkcje oznaczają dodatkowe koszty rozwoju IT.
„Wnioskowanie o dodatkowe funkcje IT
lub dostosowanie procesów powinno zawsze odbywać się w oparciu o solidną analizę kosztów
i korzyści. Tego rodzaju wymagania powinny znaleźć się w zapytaniu ofertowymi lub być zaproponowane najpóźniej w fazie projektowania, a nie podczas wdrażania.”
Czy jesteś gotowy, aby rozpocząć outsourcing zarządzania magazynowaniem i łańcuchem dostaw? Nasi eksperci mają wieloletnie doświadczenie i znajdą odpowiednie rozwiązania dla Twoich potrzeb.
 

O Autorach

Thomas van Vliet działa w branży 3PL od 15 lat na różnych stanowiskach w sprzedaży usług logistycznych. Obecnie jest członkiem zespołu Global Business Development w DSV Solutions, gdzie jest odpowiedzialny
za marketing, a dodatkowo zajmuje się rozwojem biznesu i zarządzaniem współpracą z Klientami z sektora przemysłowego.
 
Jack Pool działa w ramach łańcucha dostaw od ponad 16 lat na różnych stanowiskach zarządczych i doradczych. Pełniąc funkcję Dyrektora Zarządzającego Districon Management Consultants, zarządza łańcuchem dostaw, w tym także współpracą z dostawcami 3PL.

Czy masz pytania?

Nasi eksperci są gotowi do pomocy. Skontaktuj się z nami, a znajdziemy rozwiązanie, którego potrzebujesz.

Skontaktuj się z nami Solutions