Logo DSV
Zapytaj o wycenę

Jak negocjować umowę o świadczenie usług logistycznych

Negocjowanie umowy o świadczenie usług logistycznych wymaga cierpliwości i dbałości o szczegóły. Jako nadawca możesz pracować z dostawcą usług logistycznych przez długi czas, szczególnie w przypadku usług magazynowych z długim czasem trwania umowy i trudnymi klauzulami wyjścia.

Podczas negocjacji bądź pragmatyczny i zacznij od pytania: „Czy są jakieś klauzule niepodlegające negocjacjom?”
W ten sposób na wczesnym etapie procesu możesz wykryć wszelkie przeszkody. W przypadku innych klauzul rozsądne, dobrze uargumentowane zastrzeżenia można zwykle rozstrzygnąć w drodze wzajemnych ustępstw. Umowa, w której jedna strona koniecznie chce postawić na swoim i odmawia ustąpienia, zwykle prowadzi do rezygnacji drugiej strony. Dlatego większość umów jest wynikiem wyważonego kompromisu.
 
Poniżej znajduje się szereg standardowych klauzul umownych dotyczących logistyki magazynowej, które wymagają szczególnej uwagi. Otwarty dialog i zrozumienie wpływu tych klauzul na każdą ze stron pomoże Ci w negocjacjach.
 

Klauzule, na które należy zwrócić uwagę w umowach o świadczenie usług logistycznych

  1. Zakres umowy
  2. Wyłączność lub minimalne ilości
  3. Odpowiedzialność za szkody bezpośrednie i pośrednie
  4. KPI i bonus-malus
  5. Warunki świadczenia usług
  6. Okres obowiązywania umowy i klauzula o wypowiedzeniu
  7. Indeksacja cen
  8. Wybór właściwości miejscowej
  9. Prawo zastawu i zatrzymania
 

1. Zakres umowy

Zakres umowy logistycznej to szczegółowy opis procesu usług objętych kontraktem oraz efektów, jakie te usługi mają przynieść.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Często usługi objęte zakresem zamówienia nie są jasno opisane. Prowadzi to do niejasności w wielu kolejnych klauzulach. Na przykład nadawca może zinterpretować „magazynowanie” jako obejmujące cały zakres usług od przybycia towaru do magazynu, aż do momentu opuszczenia magazynu.
W przeciwieństwie do tego dostawca usług logistycznych może traktować „magazynowanie” jako odnoszące się tylko do magazynowania. W tym przypadku umowa nie określa jasno usług wchodzących w skład „magazynowania” i pozostawia klauzule dotyczące wskaźników KPI i odpowiedzialności, które można interpretować na różne sposoby.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Aby uniknąć nieporozumień i niejasności, precyzyjnie opisz, jakie usługi będą świadczone w ramach umowy. Dobrze znane przykłady szarych stref obejmują załadunek, rozmieszczanie ładunku oraz rozładunek w ramach umowy przewozu. Zawsze sprawdź, czy uzgodniony Incoterm w umowie sprzedaży odpowiada zobowiązaniom przewoźnika w zakresie załadunku lub rozładunku. Rozpocznij umowę od preambuły określającej ogólny cel. Preambuła określa fakty i okoliczności, które są istotne dla jednej lub obu stron oraz pomaga w interpretacji klauzul porozumienia w przypadku sporu.
 
 

2. Wyłączność lub minimalne ilości

Wyłączność odnosi się do prawa dostawcy usług logistycznych do całkowitego wolumenu nadawcy. W umowach magazynowania wyłączność i minimalne ilości są zwykle wyrażane jako liczba palet w magazynie, a także ruchy przychodzące i wychodzące. Gdy kontrakt obejmuje dystrybucję, będzie również wyszczególniać liczbę wysyłek.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Najważniejszym czynnikiem wpływającym na koszt logistyki jest wolumen. Logistyka jest z natury branżą napędzaną wolumenem. Ponieważ jest to również najważniejsze narzędzie negocjacyjne dla nadawców w celu uzyskania rabatów, istnieje krótkoterminowa zaleta w przedstawieniu najkorzystniejszego scenariusza wolumenu. Mimo to znaczne rozbieżności w ilościach po rozpoczęciu kontraktu w większości przypadków ponownie otwierają dyskusję na temat stawek.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Z jednej strony w wielu przypadkach precyzyjne przewidywanie zmian wolumenu jest trudne. Z drugiej strony mniejszy wolumen dla dostawcy usług logistycznych oznacza, że umowa jest mniej opłacalna lub nawet przynosi straty. Wyłączność sprawia, że nadawcy są bardziej narażeni, gdy dostawcy usług logistycznych osiągają gorsze wyniki, z ograniczonymi możliwościami szybkiego reagowania, aby to naprawić. Koszty/stawki i wolumeny są kluczowe. Nawet jeśli wyłączność i wolumeny nie są wyraźnie wymienione w umowie, nie oznacza to, że nadawca może dowolnie zmieniać charakter i wielkość działalności, zgodnie z opisem w dokumentacji przetargowej. Jasno opisz konsekwencje znacznych spadków lub wzrostu wolumenów i ich wpływ na negocjowane taryfy.

3. Odpowiedzialność za szkody bezpośrednie
i pośrednie

Szkody bezpośrednie i pośrednie to szkody, które powstają
z powodu błędu po stronie usługodawcy bądź nadawcy
lub z powodu innego naruszenia jednego lub większej liczby zobowiązań umownych przez którąkolwiek ze stron. Naturalnym jest, że nadawca powinien chcieć, aby dostawca usług wziął
na siebie odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju szkody. Jednocześnie nadawca oczekuje, że usługodawca zaoferuje konkurencyjne stawki. Jednak stawki te będą musiały zawierać składkę ubezpieczeniową na pokrycie ryzyka jakiejkolwiek szkody. Ponadto usługodawcy starają się nie ponosić odpowiedzialności za potencjalne znaczne szkody wtórne, takie jak szkody pośrednie czy znaczne straty.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Nadawcy oczywiście chcą mieć pewność, że dostawcy usług logistycznych odpowiednio dbają o ich produkty. Kary w przypadku uszkodzenia są sposobem na zapewnienie ostrożnego obchodzenia się z produktami. Jednak mniej jasne jest, jakie szkody powstają w wyniku nieodebranych albo anulowanych zamówień lub lotów, czy opóźnień w dostawie produktów. Logicznie rzecz biorąc, dwa ostatnie przykłady strat mają miejsce, ponieważ produkt został uszkodzony lub spóźniony z bezpośredniej lub pośredniej winy dostawcy usług logistycznych. Włączenie odpowiedzialności dostawcy usług logistycznych jest złożone. Często chodzi bardziej o ubezpieczenie od ryzyka biznesowego niż po prostu o ostrożne obchodzenie się
z produktami.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Z punktu widzenia dostawcy usług logistycznych odpowiedzialność za uszkodzenia produktów jest dla nadawcy sposobem na upewnienie się, że usługodawca dołoży wszelkich starań, aby obchodzić się z produktami ostrożnie. Z punktu widzenia nadawcy odpowiedzialność za uszkodzenia produktów jest czasami uważana za pełne pokrycie wszystkich możliwych szkód w łańcuchu dostaw. Chociaż naturalną tendencją może być przypisanie szkody lub straty stronie będącej w fizycznym posiadaniu towarów, powszechną praktyką w handlu jest ograniczanie wysokości lub zakresu odpowiedzialności dostawców usług logistycznych.
 
W przypadku niektórych rodzajów umów odpowiedzialność jest ograniczona standardami branżowymi lub nawet przepisami prawa (np. CMR). Dzieje się tak w przypadku umów przewozu, gdzie odpowiedzialność jest zwykle ograniczona do określonej kwoty za kilogram masy brutto, w zależności od środka transportu. Należy jednak pamiętać, że to ograniczenie dotyczy tylko głównych obowiązków przewoźnika. Inne zobowiązania podjęte przez dostawcę usług logistycznych, które nie są przedmiotem umowy przewozu ani standardu odpowiedzialności branżowej, mogą być określone umową.
 
Jeśli 3PL zaakceptuje wyższą odpowiedzialność za towar, wpłynie to na stawki, ponieważ zwiększona odpowiedzialność musi zostać ponownie ubezpieczona w zewnętrznej firmie ubezpieczeniowej. Usługodawca logistyczny zwykle zgadza się być odpowiedzialnym za bezpośrednie uszkodzenia produktów do określonej kwoty
za kilogram lub incydent zgodnie ze standardami branżowymi. Odpowiedzialność za szkody przekraczające tę kwotę może być objęta jedynie odrębną polisą ubezpieczeniową zorganizowaną przez nadawcę lub dostawcę usług logistycznych w imieniu nadawcy. Ponieważ ubezpieczenie od szkód pośrednich lub strat wtórnych jest praktycznie niemożliwe, dostawcy usług logistycznych nie mogą przyjąć za nie odpowiedzialności.
 
 

4. KPI i bonus-malus

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) to metryki używane do pomiaru jakości usług. W umowie dystrybucyjnej typowym KPI byłby odsetek terminowych dostaw. Bonus-malus to system, który umożliwia nadawcy wstrzymanie części płatności za usługi w przypadku słabych wyników, a także umożliwia 3PL naliczenie dodatkowej opłaty, gdy przekroczy ustalone KPI.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Jakość zwykle kosztuje. W szczególności jakość, która przekracza zwykłe poziomy dla operacji logistycznych często oznacza dodatkową obsługę, która pociąga za sobą dodatkowe koszty. Nadawcy chcą oczywiście jak najlepszego poziomu usług; 3PL muszą zrównoważyć te oczekiwania z kosztami.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Wskaźniki KPI są użytecznym narzędziem do pomiaru wydajności przewoźnika i jasnego nakreślenia oczekiwań nadawcy. Uważnie zastanów się, które cele muszą zostać spełnione
w umowie o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA).
Jeśli SLA ma służyć jedynie jako monitor wydajności, wystarczy włączyć ją do okresowego przeglądu wyników. Jeśli jednak SLA ma na celu zapewnienie poziomów jakości, konsekwencje niespełnienia tych poziomów powinny być jasno określone w SLA. Konsekwencje takie zwykle obejmują karę umowną i maksymalny czas na wprowadzenie wymaganych ulepszeń usług. Jeśli te ulepszenia nie zostaną zrealizowane, ostatecznie prowadzi to do unieważnienia umowy. Z drugiej strony można uzgodnić premię w przypadku lepszego wykonania, dając w ten sposób usługodawcy bodziec do poprawy.
 
 

5. Warunki świadczenia usług

Ogólne warunki świadczenia usług są częścią umowy logistycznej. Obejmują wszystkie obszary, które nie są specyficzne dla jednego zamówienia, ale dotyczą całej firmy. Warunki nie pokrywają kwestii obejmujących wykonanie usług logistycznych w określonych częściach operacji.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Warunki świadczenia usług są pomocne przy sporządzaniu umowy, ponieważ zawierają wiele standardowych zapisów, dzięki czemu sama umowa pozostaje oszczędna, a przez to bardziej przejrzysta. Jednak są one zwykle sporządzane na korzyść tylko jednej strony. Jednostronne warunki świadczenia usług mogą zniekształcić równowagę umowną, nieodzwierciedlając interesów obu stron umowy.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Problemem przy warunkach świadczenia usług jest tzw. walka form, gdzie kupujący stosuje warunki zakupu, a wykonujący sprzeczne warunki dostawy. W praktyce warunki zakupu są często opracowywane w celu zastosowania ich do umowy sprzedaży towarów lub świadczenia usług w ogóle. Takie warunki zakupu są zwykle mniej istotne w przypadku umów logistycznych, zwłaszcza umów przewozu. Problematyczny, w przypadku usług międzynarodowych lub transgranicznych, może być także fakt, iż rozwiązania określone przez prawo lub orzecznictwo różnią się w zależności od stanu czy kraju. Dlatego szczególnie ważne zdaje się być rozważenie wyboru stosowanego prawa (i sądu). Ogólnie rzecz biorąc, warunki logistyczne, które obejmują interesy obu stron, są ważne, aby rozwiązać wszystkie kwestie, które nie zostały bezpośrednio określone w umowie. Jednak zachowaj ostrożność przy włączaniu warunków umownych, które znacznie różnią się od ogólnych warunków świadczenia usług. W przypadku niektórych rodzajów transportu rozwiązaniem zarówno dla walki form, jak i jednostronnych warunków, są warunki specyficzne dla danego sektora - opracowywane przez (przedstawicieli) zarówno nabywców, jak i usługodawców.
 
 

6. Okres obowiązywania umowy i klauzula o wypowiedzeniu

Okres obowiązywania umowy to czas trwania umowy logistycznej. Klauzula o wypowiedzeniu określa przyczyny lub zdarzenia w okresie obowiązywania umowy, które uzasadniałyby wcześniejsze rozwiązanie umowy.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Z oczywistych powodów dostawcy usług logistycznych czerpią korzyści
z maksymalizacji czasu trwania umów logistycznych. Długość zależy od nakładu pracy i innych inwestycji związanych z rozpoczęciem i realizacją zamówienia. W przypadku nadawców krótsze okresy obowiązywania kontraktów umożliwiają częstsze renegocjacje warunków umów w celu obniżenia taryf. Wspólne punkty negocjacyjne obejmują dokładną datę rozpoczęcia umowy, okres, w którym należy uzgodnić przedłużoną umowę oraz okres wypowiedzenia i okres przedłużenia. Klauzule dotyczące rozwiązania umowy są często przedmiotem sporu, ponieważ nadawcy traktują je jako „drogę ucieczki” w przypadku poważnych problemów. Dla dostawców usług logistycznych rozwiązanie kontraktu oznacza duże straty finansowe, ponieważ inwestycji w rozpoczęcie operacji nie można odzyskać.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Zawsze uzgadniaj długośc trwania umowy lub okres wypowiedzenia. Określ jasne i jednoznaczne klauzule dotyczące wypowiedzenia, datę wypowiedzenia, a także okres wypowiedzenia. W przypadku braku takiego porozumienia sąd musiałby ustalić rozsądny termin wypowiedzenia. Interpretacja sądu „rozsądnego” okresu nie zawsze zgadza się z poglądami którejkolwiek ze stron. Wybierając czas trwania umowy zwróć uwagę, czy określono w niej minimalne ilości zamówienia (wolumeny gwarantowane) oraz wyłączność. Jeśli tak, to nadawca musi mieć pewność, że może spełnić obie te klauzule przez cały okres obowiązywania umowy. Nawet jeśli umowa nie zawiera żadnych gwarancji dotyczących wolumenu, przewoźnik
w wielu przypadkach będzie nadal uprawniony do określonego wolumenu, który został wygenerowany
w poprzednim okresie zgodnie z warunkami umowy. Innymi słowy, nawet jeśli nie uzgodniono minimalnej ilości zamówienia, dostawca usług logistycznych często nadal będzie w stanie zażądać co najmniej „stałej” ilości.
 
Chociaż umowy często obejmują oba tematy w tych samych klauzulach, należy pamiętać, że istnieje ważna różnica między wygaśnięciem umowy a jej rozwiązaniem w trakcie trwania. Ten drugi przypadek jest zwykle następstwem poważnych niedociągnięć po stronie dostawcy usług logistycznych. W umowie należy z góry wskazać, które niedociągnięcia kwalifikują się jako „poważne”, a zatem stanowią podstawę do anulowania tejże. Jest to szczególnie ważne w połączeniu z wyłącznością.
 
 

7. Indeksacja cen

Indeksacja cen to coroczna operacja mająca na celu dostosowanie taryf logistycznych za pomocą wskaźnika cen, aby utrzymać wartości kontraktu po inflacji i wahaniach cen na poziomie rynkowym.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Indeksacja jest obliczana na poziomie makro przez instytucje rządowe. Często słyszanym argumentem jest to, że indeksacja powinna mieć zastosowanie tylko do kosztów, które podlegają inflacji. Indeksacja jest czasem wykorzystywana jako dźwignia przetargowa w dyskusjach na temat ciągłego doskonalenia. Indeksacja na podstawie „poziomów cen rynkowych” jest przedmiotem jeszcze większej debaty. Biorąc pod uwagę długoterminowy charakter większości kontraktów logistycznych i zmienność na rynku, dostawcy usług logistycznych często mają trudności z przewidzeniem kosztu transportu, na przykład za dwa lata. Roczna indeksacja kosztów pracy i wynajmu jest powszechnym podejściem w kontraktach długoterminowych.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Uważnie zastanów się, którego indeksu użyć do obliczenia. Wybrany indeks musi jak najściślej odpowiadać faktycznemu przedmiotowi zamówienia. Niektóre składniki wynagrodzenia
są zwykle indeksowane osobno, w szczególności koszty paliwa. Jeżeli w umowie zawarta jest odrębna klauzula paliwowa, należy zapewnić, że działa ona w obie strony, tj. kupujący otrzyma rekompensatę, gdy spadną koszty paliwa, a przewoźnik może zastosować dopłatę, gdy ceny paliwa wzrosną. Unikaj podwójnej indeksacji, upewniając się, że klauzula indeksacji cen nie obejmuje również paliwa. Czasami nadawcy chcą wymiany indeksacji cen na ciągłą poprawę. Jednak najlepiej jest oddzielić ciągłe doskonalenie od indeksacji i zamieścić je w osobnej klauzuli.
W przypadku indeksacji na poziomie cen rynkowych usługi transportowe, które mają niewielką synergię konsolidacyjną lub nie mają jej wcale (takie jak ładunki całopojazdowe, częściowe lub transport kontenerów) podlegają dużym wahaniom w zależności od popytu. Ponieważ usługi te są prawie w całości zlecane podwykonawcom, zwykle nie jest możliwe zagwarantowanie stałej ceny na okresy dłuższe niż jeden rok, a czasem nawet krótsze. Usługi wykonywane na własną rękę lub usługi z synergiami konsolidacyjnymi o dużym wolumenie
są mniej wrażliwe na nagłe wahania poziomu cen.
 
 

8. Wybór właściwości miejscowej

W tej części umowy logistycznej opisuje się, na mocy którego prawa będą rozstrzygane przyszłe spory
oraz lokalizację sądu, w którym będą prowadzone wszelkie sprawy sporne.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Gdy nadawca, dostawca usług logistycznych i przyszłe operacje logistyczne znajdują się w tym samym kraju, klauzula ta nie stanowi problemu. Sytuacja komplikuje się bardziej, gdy główna siedziba nadawcy znajduje się w kraju A, a przyszłe operacje logistyczne w kraju B (czasem nawet na innym kontynencie). W przypadku dużych kontraktów lokalizacja siedziby dostawcy usług logistycznych, w której znajduje się jego dział prawny, dodatkowo komplikuje sprawę. Nie trzeba dodawać, że wszystkie strony będą wolały prawo własnego kraju i sąd jak najbliżej ich terytorium.
 
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Wybór właściwości miejscowej może mieć decydujące znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, nawet jeśli zastosowanie ma jednolite prawo wynikające z umów międzynarodowych, takich jak w Unii Europejskiej. Sądy w różnych państwach członkowskich mogą dojść do diametralnie przeciwnych interpretacji. Jednym szczególnym przykładem, w którym odnotowano różnice w interpretacji, jest ustalenie,
czy szkody zostały spowodowane umyślnym działaniem usługodawcy. To, co kwalifikuje się jako działanie winy umyślnej jest ważne, ponieważ pozbawia przewoźnika prawa do ograniczonej odpowiedzialności. Praktyczne
i logiczne podejście polega na zastosowaniu prawa właściwego dla kraju, w którym wykonywana jest większość działań.

9. Prawo zastawu i zatrzymania

Prawo zastawu i zatrzymania odnosi się do prawa dostawcy usług logistycznych do zatrzymania towarów nadawcy, a nawet do sprzedaży tych towarów w przypadku niezapłaconych faktur.
 
Dlaczego to ma znaczenie: Z punktu widzenia nadawcy niepokojący jest brak dostępu do swoich towarów. Inną obawą jest to, że ta zasada może być wykorzystywana jako dźwignia
w przypadku jakichkolwiek sporów dotyczących faktur. Z punktu widzenia usługodawcy, prawa te zapewniają pewien stopień bezpieczeństwa, że dostanie zapłatę za swoje usługi.
Co wziąć pod uwagę podczas negocjacji: Problemy z zastawem i prawem zatrzymania rzadko są bezpośrednio związane z towarami, które są w posiadaniu dostawcy usług logistycznych. Zamiast tego prawa do zastawu
i zatrzymania są zwykle wykorzystywane w celu wyegzekwowania rozliczenia niezapłaconych faktur za poprzednie wysyłki lub partie towaru. Co ważniejsze, na prawo do zatrzymania powołuje się czasem nie pomiędzy nadawcą czy usługodawcą, ale raczej gdzieś w łańcuchu podwykonawców. Czasami trudno jest temu zapobiec, ale jeśli towary mają określoną wartość lub jeśli istnieje szczególny interes w terminowej dostawie i odpowiadających jej karach umownych w umowie sprzedaży lub dostawy, nadawca powinien dokładnie rozważyć ryzyko wynikające z prawa zastawu i zatrzymania przywoływanego w łańcuchu logistycznym. Aby uniknąć problemów, wybierz stabilnego finansowo dostawcę usług logistycznych, który organizuje różne etapy łańcucha dostaw i centralnie zarządza podwykonawcami.
 
 
 
Czy jesteś przygotowany do negocjacji lub renegocjacji umowy o świadczenie usług logistycznych? Nasi eksperci chętnie udzielą porad i podzielą się spostrzeżeniami.


Czy masz pytania?

Nasi eksperci są gotowi do pomocy. Skontaktuj się z nami, a znajdziemy rozwiązanie, którego potrzebujesz.

Skontaktuj się z nami Solutions