Eine 10-Punkte-Checkliste für das Lager-Outsourcing
Beachten Sie beim Auslagern von Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement, dass diese langjährigen Prozesse einen direkten Einfluss auf Ihren Kundenservice haben. Hier sind zehn Punkte zu beachten, wenn Sie Ihre Lagerhaltung und Fulfillment auslagern, basierend auf den Erfahrungen von Kunden, Logistikdienstleistern und Supply-Chain-Experten.
1. Betrachten Sie Outsourcing als eine kontinuierliche Reise und nicht als sofortige Lösung für alle Lieferkettenprozesse
Stellen Sie sich das Auslagern von Supply-Chain-Funktionen als eine Reise vom Lösungsdesign und -test bis zur Implementierung und Inbetriebnahme vor. Jede Phase beinhaltet eine Lernkurve für den externen Logistikdienstleister (3PL) sowie für Ihr Unternehmen. Einige Prozesse liegen außerhalb der Kontrolle Ihres Logistikdienstleisters, haben jedoch grundlegende Auswirkungen auf den Gesamtbetrieb (z. B. Etiketten auf eingehendem Material, Ihre eigene IT-Infrastruktur und Auftragskonsolidierungsprozesse) und müssen parallel zum Outsourcing-Projekt verwaltet werden.
"Warehouse-Outsourcing ist keine einmalige Lösung, sondern eine Reise, die gemanagt werden muss."
2. Beziehen Sie alle Stakeholder lieber früher als später ein
Das Outsourcing von Logistikaktivitäten ist eine strategische Entscheidung, die funktionale und manchmal emotionale Auswirkungen auf eine Vielzahl von Funktionen in Ihrem Unternehmen hat. Manchmal hat der Supply Chain Manager alles richtig gemacht, um Einsparpotenziale zu identifizieren, das Projekt zu initiieren, den richtigen Lieferanten auszuwählen, einen überzeugenden Business Case zu erstellen und die optimale Logistiklösung zu entwerfen. Trotzdem bleiben viele Projektvorschläge im Besprechungsraum stecken.
„Es ist keine exklusive Lieferkettenparty. Um Vetos in letzter Minute und zuvor nicht behandelter Einwände zu vermeiden, sollten alle funktionsübergreifenden Interessenvertreter in jeder Phase des Prozesses einbezogen werden."
3. Stellen Sie ausreichende IT-Tests sicher
Ein strukturierter, gut durchdachter IT-Testplan ist entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Testen Sie die Schnittstellen zwischen Ihren eigenen Systemen, dem Lagerverwaltungssystem und dem Transportmanagementsystem des Logistikdienstleisters ausführlich. Unter Zeitdruck decken Testpläne manchmal nicht alle Prozesse und insbesondere mögliche Ausnahmen ab. Darüber hinaus werden diese Prozesse häufig nur pro Einzelschritt und nicht in einem vollständigen End-to-End-Test getestet.
"Der Teufel steckt im Detail. Testen Sie die IT-Schnittstellen und -Systeme über den gesamten Zyklus von der Auftragseingabe bis zur Lieferung, einschließlich Kommissionierung, Verpackung und Versand, um Go-Live-Fehler zu reduzieren. “
4. Stellen Sie eine gleichbleibende Datenqualität sicher
Während der Angebotsphase werden Ihre Daten als Grundlage für ein Angebot an den Logistikdienstleister weitergegeben. Daten wie Maßeinheiten, Gewicht, Abmessungen und verkaufte Einheiten erweisen sich im betrieblichen Kontext häufig als unzuverlässig. Für den Zweck des Vorschlags werden Daten normalerweise modelliert und aus verschiedenen Quelldatensystemen entnommen. Während der Implementierung treten IT-Probleme auf, da die Daten nicht die im Vorschlag angegebene Qualität haben. Betriebs- und Kostenprobleme können auftreten, da die inkonsistenten Daten mehr Ausnahmen und manuelle Arbeit verursachen.
„Vermeiden Sie Datenmüll. Achten Sie auf die Datenqualität, um ein zuverlässiges Angebot Ihres Logistikdienstleisters zu erhalten und die Implementierung erheblich zu vereinfachen. “
5. Nicht dokumentierte Prozesse einschließen
Im Laufe der Jahre hat Ihre Supply-Chain-Organisation Wissen entwickelt, das nicht unbedingt in Systemen oder Prozessdokumentationen gespeichert ist. Wenn beispielsweise keine kundenspezifischen Stapelmuster oder nicht dokumentierten speziellen Verpackungsanforderungen erfasst werden, kann dies zu schwerwiegenden Serviceproblemen bei der Outsourcing-Implementierung führen.
„Wenn es nicht auf dem Papier steht, heißt es nicht, dass es nicht existiert. Berücksichtigen Sie alle wichtigen, nicht dokumentierten Prozesskenntnisse von Mitarbeitenden auf allen Ebenen Ihrer Lieferkette. “
6. Lassen Sie die Ausnahme nicht zur Regel werden
Die meisten Ihrer Standardbetriebsprozesse werden in der Angebotsphase normalerweise gut beschrieben und quantifiziert. Die Ausnahmen von Standardprozessen sind jedoch häufig nicht im Vorschlag enthalten und werden daher nicht angegeben. Wenn überhaupt außergewöhnliche Prozesse identifiziert werden, wird ihre Häufigkeit in der Angebotsphase häufig unterschätzt und während der Inbetriebnahme nicht verwaltet. Die zusätzlichen Kosten für Ausnahmen vom Standardprozess werden normalerweise nicht in das Logistikbudget einbezogen und können zu Überraschungen führen, wenn Sie die erste Rechnung erhalten.
„Mit den Ausnahmen umgehen, je früher desto besser. Stimmen Sie während der Verhandlungen, Ausnahmen vom Standardprozess und der Häufigkeit dieser Ausnahmen im Detail zu, um während der Implementierung über eine solide Methodik zur Problemlösung und ein Eskalationsverfahren zu verfügen, das dazu befähigt Ausnahmen auf der richtigen Ebene zu behandeln. “
7. Seien Sie realistisch in Bezug auf die Projektmanagementfähigkeiten der Organisation und überschätzen Sie diese nicht
Ein Logistik-Outsourcing-Implementierungsprojekt ist eine steile Lernkurve für Logistikfachleute und das Management eines Unternehmens. Der projektbasierte Charakter und die Arbeitsmethodik der Implementierung sind für Personen, die im Logistiklinienmanagement arbeiten, häufig ein unbekanntes Gebiet. Die Kollegen des Projektmanagers sollten in Bezug auf die Projektmanagement-Methodik erfahren und auf dem gleichen Niveau sein.
„Projektmanagement ist eine Fachkompetenz. Erstellen Sie ein integriertes Projektteam und vermeiden Sie, dass zwei Teams parallel arbeiten. “
8. Verwalten Sie einen 3PL nicht wie ein eigenes Lager
Die Verwaltung Ihres Logistikprozesses über eine 3PL erfordert andere Kompetenzen als ein eigenes Lager. Sie müssen darüber nachdenken, das Service Level Agreement auszuhandeln, die Leistung anhand eindeutiger Daten zu messen, vordefinierte Leistungsindikatoren zu steuern, kontinuierliche Verbesserungen oder Gainshare-Initiativen zu implementieren oder eine Bonus- / Malus-Vereinbarung zu verwalten. All dies unterscheidet sich grundlegend von der typischen Linienverwaltung eines eigenen Lagers.
„Bereiten Sie sich auf die Veränderung vor. Legen Sie klare Geschäftsziele fest und halten Sie regelmäßige Treffen zwischen dem Management und dem Mandat ab, um strukturelle Änderungen an der Service Level Agreement vorzunehmen. Lassen Sie außerdem Ihren Logistikdienstleister die Arbeit erledigen. “
9. Leistung messen, aber effektiv messen
Nach der Implementierungsphase und einer bestimmten Lernkurve sind die meisten Unternehmen bestrebt, den Logistikdienstleister zu bewerten und mögliche Probleme oder Verbesserungen zu ermitteln. Bei der Messung der Leistung ist es oft problematisch, Gleiches mit Gleichem zu vergleichen. Beispielsweise kann es eine Stunde dauern, bis die Bediener in Ihrem eigenen Lager auf die Lieferung der Waren warten und eine manuelle Eingabe in das System vornehmen, verglichen mit drei Stunden, um eingehende Waren als verkaufsfähiger Bestand im System verfügbar zu machen. Während die zweite Option länger dauert, muss dies mit den Multi-User-Synergien verrechnet werden, die Sie mit dem Logistikdienstleister haben und die langfristig eine höhere Effizienz ermöglichen. Verstehen Sie, woher Ihr Unternehmen kommt, und erstellen Sie eine Basis relevanter KPIs. Zusammen mit Ihrem Logistikdienstleister möchten Sie den Betrieb steuern und die Leistung schnell steigern.
„Ohne KPIs sind Sie blind. Vereinbaren Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern die Leistungsmessung und teilen Sie die Erfolge mit ihnen, um das Vertrauen in die Abläufe zu stärken.“
10. Halten Sie IT-Verbesserungen außerhalb der Implementierung für "wünschenswert"
Die Implementierungsphase umfasst häufig eine wichtige IT-Komponente, bei der Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) mit dem Lagerverwaltungssystem Ihres Logistikdienstleisters verbunden ist. Bei der Definition der elektronischen Datenschnittstellen (EDI) nutzen die Projektteilnehmer manchmal die Gelegenheit, neue, nützliche Funktionen wie den benutzerdefinierten Etikettendruck, zusätzliche Nachrichten und Scans, zusätzliche Rückverfolgbarkeit usw. einzuführen. Diese Anforderungen führen häufig zu sogenannten " Scope Creep", was mehr Diskussionen und Verzögerungen zur Folge hat. Denken Sie daran, dass Ihr Projektvorschlag auf den aktuellen Prozess- und Informationsanforderungen basiert. Zusätzliche Funktionen bedeuten zusätzliche Kosten für die IT-Entwicklung.
„Hab nicht zu viel Gutes. Führen Sie Anfragen nach zusätzlichen IT-Funktionen oder Prozessanpassungen auf der Grundlage einer soliden Kosten-Nutzen-Analyse ein und machen Sie sie nicht während der Implementierung, sondern als Teil des Vorschlags oder der Entwurfsphase. “
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Über die Autoren
Thomas van Vliet ist seit 15 Jahren in der 3PL-Branche in verschiedenen kaufmännischen Funktionen tätig. Derzeit ist er Teil der Global Business Development-Gruppe von DSV Solutions, wo er für das Marketing verantwortlich ist und zusätzlich die Geschäftsentwicklung und das Account Management für Accounts im Industriesektor übernimmt.
Jack Pool ist seit über 16 Jahren in verschiedenen Management- und Beratungsfunktionen in der Supply-Chain-Funktion tätig. In seiner Rolle als Managing Director von Districon Management Consultants leitet er die Supply-Chain-Praxis, zu der auch die Auswahl und das Management von 3PL-Lieferanten gehört.
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