Tolldokumentasjon
Tolldokumenter er helt avgjørende for en smidig fortollingsprosess
Dokumenter ved grenseoverskridende transport av gods
Når varer skal krysse grensen til Norge, er det noen regler kjøper og selger må følge. I samarbeid med oss, hjelper vi deg med å levere tolldokumentasjontil Tolletaten som blir brukt ved fortolling. Dette må gjøres innen de fristene som er satt for at varene skal kunne passere grensen uten problemer. Husk at alle varer utover vanlige brev, enten de skal ut eller inn av Norge, trenger en slik deklarasjon. DSV er her for å gjøre prosessen så smidig som mulig for deg.
Dokumenter ved import og eksport
I samarbeid med speditører som DSV, hjelper vi deg med å sende inn nødvendig informasjon til Tolletaten på en enkel og digital måte (deklarering). For at prosessen skal være så smidig som mulig, trenger DSV tilgang til dokumenter som grunnlag for deklarering inn mot tollmyndighetene og for å utstede korrekte transportdokumenter.
Dokumenter vil også kunne bli avkrevd av myndighetene hele veien fra deklarering ("innmelding til tollens systemer"), ved grensepasseringssted og til og med etter at deklarasjonen er godkjent og varene levert.
Hva er tolldokumentasjon?
Tolldokumentasjon er opplysninger om sendinger som tollvesenet bruker til å verifisere innholdet og verdien av sendingen. Det finnes flere tolldokumenter, og et handelsdokument eller handelsfaktura er det mest aktuelle dokumentet fordi det informerer om avsender, mottaker og varens verdi og egenskaper.
Hvilke dokumenter kreves ved deklarasjon av varer ovenfor tollmyndighetene?
Tolletatens samlebegrep for alle relevante tolldokumenter er grunnlagsdokumenter. Blant næringslivet brukes ofte betegnelsen tolldokumentasjon. Sistnevnte inkluderer normalt, men ikke utelukkende, dokumenter som er basert på selve deklareringen. Grunnlagsdokumenter inneholder informasjon som benyttes til selve deklareringen.
Handelsfaktura og proformafaktura
Det mest sentrale grunnlagsdokumentet er handelsfakturaen, også kalt tollfaktura etter den engelske betegnelsen Commercial invoice. For noen forsendelser vil det være mer korrekt å utstede en Proformafaktura. Ved eksport av gods kreves det alltid handels- eller proformafaktura (noen veldig få unntak fra denne regelen eksisterer).
Data hentet fra handels- eller proformafakturaen (heretter kalt faktura) bidrar til å dekke myndighetenes informasjonsbehov knyttet til: partene involvert i utvekslingen av varer; handelsstatistikk; verdi- og sikkerhetsvurdering; samt fastsettelse av toll og avgifter.
Andre grunnlagsdokumenter kan være opprinnelsessertifikat (EUR-1/GSP), lisenser og andre sertifikater, tollnedsettelsesskriv, BKU, pakksedler og Carnet. Listen er ikke fullstendig, men indikerer at dokumentasjon kan variere etter varetype og tilgjengelighet.
Krav og ønsker knyttet til handels- og proformafaktura
Kravene til data i en faktura finner vi i Bokføringsforskriften. Disse kravene følges stort sett over hele verden. Men – som grunnlagsdokument ved internasjonal handel vil det være til stor fordel om følgende elementer er med:
- Informasjon om kjøper og selger: Fullstendige opplysninger om hvem som er kjøper og selger. Dette inkluderer navn på partene, adresse og organisasjonsnummer (GB eller EU EORI når gjeldende). Disse opplysningene gjør det enklere for Tollmyndighetene samt andre interessenter å se hvem som er parter i handelen.
- Beskrivelse av varer: For å unngå forsinkelsen i tollprosessen er det viktig at varene er så detaljert beskrevet som mulig. Dette inkluderer også vekt, dimensjoner og mengde.
- Pris og valuta: Varenes totalpris med enhetspris må være oppgitt i den valutaen handelen gjennomføres i. MVA og andre avgifter om relevant. Rabatter og andre betingelser, som at varen ikke skal betales skal betales, føres også på.
- Leveringsbetingelser: Incoterms benyttes for å beskrive partenes ansvar og forpliktelser. Spesifiser gjerne salgs- og leveringsbetingelser dersom disse avviker.
- Opprinnelsesland: Hvor varene er produsert kan påvirke tollavgifter som pålegges og er nødvendig for korrekt tollklarering. Benytt fakturaerklæring med eller uten autorisasjonsnummer.
- Fakturaopplysninger: Hver faktura er unik og skal ha sin egen referanse, samt dato for utstedelse og betalingsfrist.
- Tolltariffnummer (HS-koder): Ved å oppgi varenes HS-kode sikres det at tollbehandlingen blir korrekt, og at bøter og forsinkelser unngås. Innhent BKU fra Tollen i forkant av eksport/import.
- Proformafaktura: Proformafaktura benyttes ved vareprøver, reklamasjoner, gaver eller erstatningsvarer. Proformafakturaen viser likevel verdien på varen og informerer om innholdet i sendingen, men skal ikke være til gjenstand for samme avgiftsberegning hos tollmyndighetene.
Fortollingsfullmakt
I tillegg til faktura kreves det en fortollingsfullmakt når DSV er transportør, uavhengig om DSV skal fortolle varene eller ei. Er du importør eller eksportør kan du sende utfylt fortollingsfullmaktsskjema til DSV allerede i dag. Fullmakten gjelder alle sendinger for ditt firma som DSV transporterer, både ved førsel inn og ut av Norge. Skjema finner du her:
Overlevering av dokumenter til DSV
Alle relevante dokumenter skal leveres til DSV elektronisk samtidig med fraktbestillingen:
- Via myDSVs opplastingsfunksjon
- Via API ved andre EDI-løsninger
Dersom dokumentene ikke kan være klare ved fraktbestilling, kan de lastes opp i etterkant via myDSV eller sendes per e-post til operasjonell avdeling – alltid i tilstrekkelig tid før eksporttidspunkt.
Vennligst benytt en samlet fil for faktura ved overlevering til DSV. Flere faktura-filer skaper unødig risiko for feil i hele transportkjeden.
Hjelp ved import og eksport
For en importør, eller eksportør, kan det bli mye å holde rede på når godset skal tollklareres. DSV har høy kompetanse innen toll, og hør gjerne med oss hva vi kan bidra med for ditt firma.