Nowy rozdział w historii fakturowania w Polsce – rozpocznie się szybciej niż myślisz

Go to English version

1 lutego 2026 r. Polska przechodzi na ogólnokrajowy, cyfrowy system fakturowania o nazwie KSeF (Krajowy System e-Faktur). To coś więcej niż tylko aktualizacja przepisów - to transformacja sposobu, w jaki firmy komunikują się ze sobą, dokonują transakcji i współpracują.

DSV już teraz dokłada wszelkich starań, aby zapewnić pełną gotowość do tej zmiany wewnętrznie, oraz przygotować się na to, co jeszcze przed nami.

Dlaczego e-fakturowanie staje się niezbędne właśnie teraz

Pomyśl o KSeF jako o nowym cyfrowym fundamencie dla procesu fakturowania w Polsce. Ta zmiana to nie tylko kwestia zgodności z przepisami - to sposób na zwiększenie efektywności biznesowej w całym kraju.

Co dokładnie jest wprowadzane:

Model "clearance" dla wszystkich faktur B2B i B2G

Zanim faktura stanie się oficjalna, KSeF ją weryfikuje - automatycznie zapewniając poprawność i zgodność danych od samego początku.

Spójny, ustrukturyzowany format (XML)

Koniec z niedopasowanymi szablonami lub brakującymi polami. Wszystko jest ustandaryzowane.

Etapy przejściowe dla firm :

• 1 lut 2026 – KSeF wdrażają duże przedsiębiorstwa
• 1 kwi 2026 – wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT
• 1 sty 2027 – mikroprzedsiębiorstwa + sankcje

Co ta zmiana oznacza dla klientów DSV

Jeżeli jesteś klientem DSV, e-fakturowanie otwiera drzwi do jeszcze bardziej transparentnej komunikacji, zwiększenia niezawodności i przyspieszenia procesów.

Bezpośrednie korzyści dla Ciebie:

1. Szybsze dostarczanie faktur

Koniec z czekaniem i długą wymianą e-maili - gdy tylko KSeF zatwierdzi fakturę, będzie ona dostępna w tej samej chwili.

1. Mniej błędów i odrzuconych dokumentów

Nasze systemy SAP Billing Engine i SAP DRC weryfikują dane przed wysłaniem ich do KSeF, minimalizując opóźnienia.

1. Pełna przejrzystość i zgodność z przepisami

Otrzymujesz faktury zgodne z krajowymi standardami - automatycznie.

1. Płynniejsze procesowanie faktur

Mniej dokumentacji papierowej. Mniej ręcznego przetwarzania. Koncentracja na tym, co jest realnie istotne dla Twojego biznesu.

Co musisz zrobić:

• Zarejestrować się w KSeF.
• Przygotować wewnętrzne procesy do obsługi ustrukturyzowanych faktur XML.
• Skoordynować działania z zespołami finansowymi / AP Twojej organizacji.

Co to oznacza dla dostawców DSV

Jeżeli świadczysz usługi na rzecz DSV, e-fakturowanie wprowadza kilka niezbędnych kroków, które musisz podjąć – efektem końcowym będzie jeszcze płynniejsza współpraca i szybsze przetwarzanie płatności.

Oto co musisz zrobić:

• Zarejestrować się w KSeF.
• Upewnij się, że Twój system może generować faktury XML zgodne z przepisami.
• Uwzględnić obowiązkowe numery referencyjne operacji DSV w polu XML „NrZleceniaTransportu”.
• Przesyłać wszystkie faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF zgodnie z datami dot. etapów wdrożenia systemu.

Wdrożenie tych kroków zapewni, że Twoje faktury będą przetwarzane szybko, dokładnie i bez opóźnień.

Podręczne FAQ: Jasne, proste i pomocne

Ogólne FAQ

• Czym jest e-fakturowanie?

To cyfrowy, ustrukturyzowany sposób wymiany faktur z wykorzystaniem zautomatyzowanych plików XML zamiast plików PDF lub fizycznych dokumentów papierowych.

• Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma do weryfikacji i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur.

• Czy to dotyczy B2C?

Nie - na tym etapie tylko transakcji B2B i B2G.

• Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Polska wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie etapami: 1 lutego 2026 - duże firmy, 1 kwietnia 2026 - pozostali podatnicy VAT oraz 1 stycznia 2027 - mikroprzedsiębiorstwa + początek obowiązywania kar. Obowiązek obejmuje transakcje B2B i B2G między podmiotami zarejestrowanymi w Polsce.

• Co dokładnie zmienia się operacyjnie?

Faktury muszą być wysyłane i weryfikowane przez KSeF w ustrukturyzowanym formacie XML. Po zaakceptowaniu przez system dokumentom będą nadawane numery identyfikacyjne KSeF ID. Faktury papierowe oraz te w formacie PDF zostaną zastąpione nowym formatem w objętych systemem transakcjach.

• Czy DSV korzysta z certyfikowanego rozwiązania?

Tak. DSV w Polsce korzysta z systemu SAP (w tym SAP DRC) jako dostawcy usług e-fakturowania i punktu dostępu do KSeF w zakresie przesyłania i odbierania faktur.

FAQ dla Klientów

• Które faktury DSV będzie wysyłać przez KSeF?

Wszystkie faktury podlegające opodatkowaniu oraz korygujące dla krajowych i zagranicznych klientów B2B/B2G będą wysyłane przez KSeF.

• Gdzie otrzymam fakturę?

Przez KSeF - oraz potencjalnie przez dotychczasowe kanały dostarczania, zależnie od konfiguracji w Twojej organizacji.

• Czy proces akceptacji się wydłuży?

Wyłącznie w sytuacji, w której faktura zostanie odrzucona przez system w wyniku wykrycia błędów. Systemy DSV zostały tak opracowane, aby minimalizować to ryzyko.

• Które faktury DSV będą wystawiane przez KSeF?

Wszystkie faktury podlegające opodatkowaniu oraz korygujące dla klientów B2B i B2G zarejestrowanych w Polsce będą wystawiane przez KSeF (zweryfikowane przez KSeF dokumenty w ustrukturyzowanym formacie XML są oficjalną i prawnie wiążącą wersją faktury).

• W jaki sposób otrzymam moją fakturę?

Dla klientów będących zarejestrowanymi podatnikami VAT faktury będą dostępne poprzez system KSeF, gdy tylko zostaną pozytywnie zweryfikowane. W zależności od konkretnych rozwiązań w Twojej organizacji DSV może zapewnić także kopie plików do odczytu (np. wydruki PDF) do użytku wewnętrznego; dokumenty w formacie XML pozostają wyłączną prawnie wiążącą wersją.

• Co w przypadku klientów zagranicznych?

Dla klientów zagranicznych DSV dostarczy plik PDF z identyfikatorem KSeF ID i kodem QR, zapewniając zgodność z wymogami KSeF dla transakcji podlegających polskim przepisom.

• Czy zmienią się warunki płatności?

Nie - terminy płatności przewidziane w Twojej umowie pozostają bez zmian. KSeF zmienia sposób, w jaki faktury są weryfikowane i dostarczane – nie warunki współpracy pomiędzy stronami.

FAQ dla Dostawców

• Gdzie mam teraz wysyłać faktury?

Bezpośrednio przez KSeF - staje się to obowiązkowe zgodnie z klasyfikacją Twojej firmy i harmonogramem.

• Czy nadal mogę wysyłać faktury w formacie PDF?

Nie po rozpoczęciu etapu obowiązkowego wdrożenia KSeF dla Twojej firmy. Gdy obowiązek ten obejmie Twoją organizację, jedynym akceptowanym formatem będą faktury XML przesłane przez KSeF.

• Czy muszę uwzględnić dodatkowe informacje?

Tak - dane operacyjne, takie jak numery referencyjne przesyłek, muszą być zawarte w polu XML „NrZleceniaTransportu” dla zapewnienia płynnego procesowania faktury.

• Gdzie dostawcy mogą się zarejestrować i uzyskać dostęp do KSeF?

Możesz dokonać rejestracji, korzystając z platformy KSeF przy Ministerstwie Finansów. Oficjalny portal MF jest rekomendowany w komunikacji DSV jako źródło informacji.

• Czy dostawcy otrzymają potwierdzenie, że faktura została skutecznie przesłana przez KSeF?

Tak – KseF wygeneruje oficjalne potwierdzenie (UPO), kiedy dokument zostanie zweryfikowany pozytywnie.

• Co jeśli faktura zostanie odrzucona?

Należy poprawić plik XML (np. poprzez uzupełnienie brakujących pól, numerów ID/tytułu) i przesłać go ponownie przez KSeF. Wymóg DSV dotyczący kompletnych danych operacyjnych ma na celu zminimalizowanie liczby odrzuceń.

• Czy jest inny kanał niż KSeF dla relacji B2G lub dostaw sieciowych (np. Peppol)?

Faktury muszą najpierw trafić do KSeF. Udostępnianie dokumentów za pośrednictwem platformy Peppol jest dopuszczalne wyłącznie po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru identyfikacyjnego KSeF ID.

• Jestem dostawcą spoza Polski - czy też muszę korzystać z KSeF?

Jeśli jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT w Polsce, KSeF Cię obowiązuje. Jeśli nie, kontynuuj przesyłanie faktur zgodnie z ustaleniami (np. PDF/EDI/XML), chyba że DSV poinformuje o zmianie w Twoim konkretnym przypadku.

Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami

Dedykowany zespół projektowy DSV ds. KSeF jest gotowy pomóc Ci w razie pytań lub wątpliwości: pl.sha.einvoicing@dsv.com