myDSVs personvernerklæring

Erklæringen gjelder for alle brukere av myDSV, inkludert personer som handler på egne vegne eller på vegne av et selskap de representerer.

Se de ulike kapitlene nedenfor

1. Vi er behandlingsansvarlig, og slik kontakter du oss
2. Behandlingens omfang
3. Formål med behandlingen
4. Personopplysninger som behandles
5. Rettslig grunnlag for behandling
6. Lagringstid
7. Deling og overføring av opplysningene dine
8. Dine rettigheter
9. Spørsmål og klager

Vi er behandlingsansvarlig, og slik kontakter du oss

DSV A/S (DSV) utvikler og drifter myDSV-plattformen («plattformen»), en digital selvbetjeningsløsning for kunder. Når du bruker plattformen, behandler vi personopplysninger om deg.

DSV opptrer som behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine på plattformen.

DSV A/S
Att. Group Legal Operations
Hovedgaden 630
Postboks Boks 210
DK-2640 Hedehusene
Danmark
CVR-nr.: 23 43 35 28 92
Telefonnummer: +45 43 20 30 40
E-postadresse: privacy@dsv.com

Generelle vilkår for plattformen er tilgjengelige her.

DSV-gruppens overordnede personvernerklæring gjelder i tillegg til denne personvernerklæringen. Den er tilgjengelig her.

Behandlingens omfang

DSV behandler personopplysninger i myDSV i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Behandlingen er begrenset til det som er nødvendig for formålene som er beskrevet nedenfor.

Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for følgende formål:
• Konto- og plattformadministrasjon For å verifisere brukere, administrere kundekontoer og gi tilgang til vår digitale plattform og våre e-tjenester.
• Tjenestelevering og drift For å gjøre det mulig å bruke plattformen vår, inkludert booking av sendinger, sporing, utarbeidelse av tilbud, samarbeidsfunksjoner og støtte til operative arbeidsflyter som dokumenthåndtering, skanning og etikettutskrift.
• Kundestøtte og relasjonshåndtering For å tilby kundestøtte, håndtere henvendelser, administrere krav og tvister og sende tjenesterelatert kommunikasjon. Der det er relevant, kan vi også sende markedsføringskommunikasjon, for eksempel nyhetsbrev, og gjennomføre kundetilfredshetsundersøkelser.
• Sikkerhet og etterlevelse For å ivareta plattform- og informasjonssikkerhet, inkludert autentisering, tilgangskontroll og sporbarhet, samt forebygge, avdekke og undersøke svindel, misbruk og annen ulovlig aktivitet.
• Analyse og forbedring av tjenester For å utarbeide rapporter og analyser om bruk av plattformen og tjenesteytelse, og for å forbedre tjenestene og driften vår.
• Betalinger For å legge til rette for betaling av tjenester via tredjeparts betalingsleverandører.
Vi kan også behandle personopplysninger for formål som er forenlige med formålene ovenfor, der dette er tillatt etter gjeldende lovgivning.

Personopplysninger som behandles

Når du bruker myDSV, behandler vi personopplysninger som er oppgitt av deg eller selskapet du representerer, samt opplysninger som genereres gjennom din bruk av plattformen. Vi samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendige for å levere og drifte tjenestene våre og oppfylle våre forpliktelser overfor deg.
I forbindelse med autentisering, administrasjon av brukertilgang og bruk av myDSV behandler vi følgende kategorier av personopplysninger:
a) Bruker- og kontaktopplysninger
• Navn, (fornavn og etternavn)
• E-post (fungerer også som brukernavn)
• Telefonnummer
• Land og postnummer
• Adresse
• Foretrukket språk

b) Innloggings- og tilgangsopplysninger
• Autentiseringsopplysninger, for eksempel brukernavn og kryptert passord

c) Identifikasjon
• Opplysninger som kreves for å bekrefte identitet og koble brukere til kundekontoer
• Dette administreres gjennom DSVs systemer for identitetsadministrasjon, for eksempel SIMS og Keycloak

Rettslig grunnlag for behandling

Vi behandler personopplysningene dine på følgende grunnlag:

Kontrakt, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b
Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig for å gi tilgang til og drifte myDSV-plattformen vår. Dette omfatter brukerregistrering, autentisering og administrasjon av brukerkontoer, samt muligheten til å booke sendinger, innhente tilbud, administrere bestillinger og spore leveranser. Slik behandling er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller selskapet du representerer, eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en avtale inngås.

Berettigede interesser, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f
Vi behandler personopplysningene dine basert på våre berettigede interesser i å tilby, drifte og forbedre den digitale plattformen vår og våre e-tjenester. Dette omfatter å tilby kundestøtte, håndtere henvendelser, administrere krav og tvister, inkludert å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, opprettholde effektiv forretningsdrift, gjennomføre statistikk og analyse og dokumentere korrespondanse.
Når du mottar en sending som er arrangert via plattformen eller tjenestene våre, kan vi også behandle personopplysningene dine basert på vår berettigede interesse i å sikre korrekt levering i samsvar med avtalen vår med avsenderen.

Rettslig forpliktelse, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c
Vi behandler personopplysningene dine når det er nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser, inkludert krav etter gjeldende regnskaps- og bokføringslovgivning om å oppbevare relevante dokumenter. Dette omfatter personopplysninger som behandles gjennom den digitale plattformen vår og e-tjenestene våre, for eksempel transaksjonsopplysninger, fakturaer og tilhørende dokumentasjon som genereres når du bruker plattformen til å booke og administrere tjenester. Slik behandling er nødvendig for å sikre etterlevelse av lovpålagte krav til dokumentasjon, revisjon og rapportering.

Samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a
Dersom du har meldt deg på nyhetsbrev eller annen direkte markedsføringskommunikasjon, behandler vi personopplysningene dine basert på samtykket ditt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt.

Lagringstid

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, inkludert for å oppfylle avtalene våre, overholde gjeldende globale rettslige og avtalemessige forpliktelser og ivareta berettigede forretningsformål, som forebygging av svindel, IT-sikkerhet og håndtering av krav.

Som hovedregel oppbevares personopplysninger så lenge avtaleforholdet varer, for eksempel mens kontoen din er aktiv, og i en begrenset periode etter dette, i tråd med gjeldende juridiske og driftsmessige krav, der det er nødvendig for å oppfylle avtaleforpliktelser, overholde rettslige krav og fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Lagringstiden kan variere avhengig av gjeldende lokal lovgivning.

Enkelte opplysninger, inkludert dokumentasjon knyttet til sendinger, kan oppbevares lenger der dette er nødvendig for å overholde rettslige eller regulatoriske forpliktelser, for eksempel krav knyttet til regnskap, skatt eller transport.

Der personopplysninger behandles basert på samtykket ditt, oppbevares de til du trekker tilbake samtykket eller til formålet de ble samlet inn for, er oppfylt, avhengig av hva som skjer først.

Lagringstiden fastsettes basert på opplysningenes art og sensitivitet, formålene de behandles for og gjeldende rettslige krav. Vi gjennomgår lagringspraksisen vår regelmessig og søker å begrense lagringstiden der det er mulig.

Deling og overføring av opplysningene dine

Vi kan dele personopplysningene du oppgir i myDSV med tredjeparter der det er nødvendig for å levere tjenestene du eller selskapet ditt har avtalt med DSV, eller der dette er påkrevd ved lov. Dette omfatter tredjepartsleverandører som transportører, fraktselskaper, flyselskaper og rederier, samt forretningspartnere og tjenesteleverandører som støtter tjenesteleveransen vår og driften av plattformen. Der det er påkrevd, kan personopplysninger også deles med offentlige myndigheter.

Tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av DSV, skal bare gjøre dette i samsvar med DSVs instruksjoner og må iverksette egnede sikkerhetstiltak for å beskytte opplysningene.

Vi kan også dele personopplysningene dine med andre DSV-enheter der det er nødvendig for å administrere sendingene, bestillingene og kontoen din, tilby brukerstøtte og oppfylle våre forpliktelser overfor deg. Ettersom DSV opererer globalt, kan personopplysninger overføres mellom DSV-enheter. Alle DSV-enheter er bundet av våre bindende konsernregler, BCR, som sikrer et konsekvent og høyt nivå av personvern i hele gruppen. Du kan lese mer om våre bindende konsernregler her.

Dersom personopplysningene dine overføres utenfor EU/EØS, sørger vi for at de er beskyttet gjennom egnede garantier. Overføringer innenfor DSV er basert på våre bindende konsernregler, mens overføringer til andre tredjeparter gjennomføres ved bruk av EU-godkjente mekanismer, som beslutninger om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, der dette er påkrevd. Du kan be om ytterligere informasjon om slike overføringer, inkludert mottakere og gjeldende garantier, ved å kontakte oss via kontaktopplysningene ovenfor.

Dine rettigheter

Når DSV behandler personopplysningene dine, har du følgende rettigheter:
• Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg
• Du har rett til å protestere mot vår innsamling og videre behandling av personopplysningene dine
• Du har rett til retting og sletting av personopplysningene dine, men det finnes visse lovbestemte unntak
• Du har rett til å be oss begrense behandlingen av personopplysningene dine
• I visse tilfeller kan du også be om å få en kopi av personopplysningene dine og få personopplysninger du har gitt oss, overført til en annen behandlingsansvarlig, dataportabilitet.
• Du kan når som helst trekke tilbake samtykker du har gitt. Vi vil da slette personopplysningene dine, med mindre vi kan fortsette behandlingen på et annet grunnlag. Du kan avslutte abonnementet på nyhetsbrevet vårt ved å klikke på lenken nederst i nyhetsbrevet.

Spørsmål og klager

Hvis du har spørsmål om innholdet i denne erklæringen eller om rettighetene dine som enkeltperson, kan du velge å bruke vårt DSAR-nettskjema for å utøve rettighetene dine eller melde fra om eventuelle bekymringer knyttet til dette. Vi vil svare deg innen rimelig tid.

Du kan også klage til personvernmyndigheten i landet der du bor eller arbeider, eller i landet der DSV-enheten som er behandlingsansvarlig for behandlingen du ønsker å klage på, er etablert.

En liste over europeiske personvernmyndigheter er tilgjengelig her.

Hvis du har oppdaget et brudd på personopplysningssikkerheten der DSV er involvert, ber vi deg rapportere det via vårt nettskjema for brudd på personopplysningssikkerheten. Vi vil da sørge for å følge opp saken så raskt som mulig.