Förbered logistiken inför Black Week – 5 saker att ha på plats

Black Week är en av årets mest intensiva perioder för många företag och hela logistikkedjan. När ordervolymerna stiger ökar också pressen på lager, transporter, kundservice och leveranser. Allt går inte att förutse, men mycket går att förbereda.

Här är fem saker som är värda att ha på plats innan tempot skruvas upp:  

1. Börja planera i tid

Förberedelserna inför Black Week börjar långt innan kampanjerna syns i flödet. Börja med att titta på förra året: När steg volymerna? Vad fungerade bra och vad hade kunnat göras annorlunda?

Det handlar inte bara om att justera prognoser och säkra kapacitet, utan om att förstå hur hela kedjan påverkas när trycket ökar. Ju tidigare du ser mönstren och vet var utmaningarna brukar uppstå, desto bättre går det att planera för dem.

”När trycket är som högst märks skillnaden mellan en leverantör och en partner,” säger Oscar Jarl, säljchef inom vägtransportverksamheten på DSV i Sverige. ”Nyckeln ligger i att se mönster, förutse risker och snabbt kunna agera när något förändras. Då märks det inte ens när tempot är som högst, och det är precis så det ska vara. En bra kundupplevelse bygger på att informationen flyter mellan kund och partner.”

2. Säkra kapacitet och flexibilitet

En prognos kommer sällan att stämma exakt. Kampanjer kan gå bättre än väntat, volymer kan flytta sig mellan dagar och små förändringar kan snabbt påverka flera delar av kedjan.

Därför räcker det inte att planera för den volym du tror kommer. Att bygga in marginaler och planera för alternativen i förväg är nyckeln till att lyckas under peak season. Vad händer om det kommer fler order än planerat? Finns det extra kapacitet, andra upplägg eller möjlighet att flytta volymer?

”När 57 procent av svenskarna planerar att handla under Black Week säger det något om trycket som byggs upp under en väldigt kort period”, säger Oscar. ”Det går att planera mycket, men inte exakt hur volymerna kommer att falla ut. Därför behöver det finnas flexibilitet både i kapacitet och i upplägg.”

3. Kommunicera längs hela kedjan

Inför Black Week behöver alla parter ha samma bild av vad som väntar. Om en kampanj går bättre än planerat eller volymerna börjar stiga tidigare än prognosen behöver den informationen nå fram snabbt, både inom den egna organisationen och till logistikpartnern.  

”Problemet är sällan att det saknas en plan. Utmaningen kommer när ny information gör att planen snabbt behöver justeras”, säger Oscar. ”Därför är den löpande dialogen med kunden så viktig under peakperioden, och inte bara när något redan har gått fel.”

4. Skapa synlighet i flödet

När tempot är högt är det viktigt att veta vad som faktiskt händer i flödet, inte bara vad som var planerat. Ju tidigare en avvikelse upptäcks, desto större möjlighet finns att agera. Att veta var godset befinner sig, när det anländer och kunna kommunicera det på ett tydligt sätt skapar trygghet, såväl internt som externt. Ett transparent flöde ger kontroll, men också förtroende.  

“Det handlar inte bara om att leverera rätt. Kunderna behöver känna att de kan lita på processen hela vägen. Med tydlig kommunikation och full insyn minskar stressen för alla inblandade”, säger Oscar.

5. Kom ihåg att logistiken är en del av kundupplevelsen

För kunden slutar inte köpet i kassan. Din logistik är mer än en funktion i bakgrunden. Den är en förlängning av varumärket. Det blir extra tydligt under Black Week.  

När många beställningar ska fram på kort tid kan en sen leverans eller otydlig information snabbt påverka ett köp som fram till dess fungerat precis som det skulle. På samma sätt kan en leverans som kommer som utlovat, med tydlig information längs vägen, stärka förtroendet för hela köpupplevelsen.

“Logistiken är en större del av kundupplevelsen än många tror – kanske den viktigaste, fram tills att kunden faktiskt får sin vara,” säger Oscar. “Det är där upplevelsen avgörs. När leveransen är trygg, kommunikationen tydlig och returen enkel, då känns hela köpet smidigt. Vårt jobb är att se till att allt flyter på i bakgrunden, så att våra kunder kan leverera sömlöst till sina egna.”

En pålitlig logistikpartner gör skillnaden när tempot stiger

Ingen Black Week blir exakt som prognosen. Därför handlar en bra logistiklösning inte bara om att planera rätt från början, utan också om att kunna ställa om när förutsättningarna förändras.

Med rätt kapacitet, tydlig kommunikation och en logistikpartner som känner verksamheten blir det lättare att hantera topparna och hålla leveranserna i gång även när tempot ökar.

På DSV hjälper vi företag att planera och anpassa sina transportlösningar inför årets mest intensiva perioder. Vill du veta mer om hur vi kan stötta ditt företag? Kontakta oss så tar vi fram en lösning som passar just dina behov.