Faglig innsikt
Hvordan velge Incoterms® basert på ansvar og risiko
Forstå ansvar og hvilke forsikringsbehov du har i transporten
Incoterms® og forsikringsbehov i transport
Incoterms® angir ansvarsfordelingen mellom kjøpere og selgere som opererer i det internasjonale handelssystemet. Man avtaler hvilke Incoterms som er gjeldende i transportkontrakten mellom selger og kjøper, hvor det blir klargjort når ansvar og risiko blir overført fra selger til kjøper.
Kompleksiteten ved global handel
Internasjonale forsendelser kan virke ganske kompliserte. En stor del av dette er knyttet til tollklarering, hvor kjennskap til Incoterms er avgjørende. Disse reglene definerer et rammeverk for transporten, slik at alle parter forstår hvilke ansvar selger eller kjøper har underveis i transportoppdraget. Dette er knyttet opp mot risiko og hvem som påstår seg ansvaret hvis det skjer ulykker eller forsendelsen blir skadet. Den relevante incotermen påvirker også hvorvidt det er kjøper eller selger som skal betale toll og levere tolldokumentasjon.
Hvis noe blir oversett, er det viktig å avklare hvem som er ansvarlig for varene i hver fase av forsendelsen. Ved å henvise til incotermene, kan man fastslå hvem som bærer risiko under transporten av varer fra selger til kjøper.
Incoterms® definerer ansvar
Når du kjøper, selger eller sender varer globalt, er det viktig å forstå hva Incoterms® er. Dette er regler som definerer hvilke oppgaver selgeren og kjøperen har i varebevegelsene samt hvilke ansvarsforhold de står i til enhver tid. Dette påvirker ditt behov for vare- og transportforsikring, i tilfelle det oppstår uforutsette hendelser.
I tillegg til ansvar, fastslår incotermene følgende:
- Fordeling av transportkostnader
- Organisering av transport
- Vilkår for lasting, lossing og pakking av varer
- Kostnader knyttet til tollklarering (både import og eksport)
Retningslinjene blir oppdatert hvert tiende år, hvorav den nyeste utgaven ble publisert i 2020. I dagens utgave finnes det 11 forskjellige regler som fastslår ansvar og risiko på ulike tidspunkter i transportoppdraget.
Ansvarsfordelingen i de forskjellige incotermene skjer på ulike tidspunkter, hvor man kan se at risiko* og forsikring** blir overført fra selger til kjøper på samme tid for de fleste regler. Unntaket er CIP og CIF, hvor selger betaler for forsikring til et avtalt sted, enten den endelige destinasjonen eller lastehavna.
Merk at Incoterms® ikke definerer eierskap, men kun besittelse, kontroll og risikooverføring fra selger til kjøper.
Når du skal velge Incoterms®
Nøkkelen til vellykket import og eksport er å definere hvilke incotermer som er mest hensiktsmessige for din bedrift og dine behov. Det er viktig å få avklart hvilke incotermer som påvirker dine daglige operasjoner og hvordan disse påvirker dine samarbeid. Forsikring utgjør en stor del av dette puslespillet, ettersom du ønsker å være forsikret i den delen av transportoppdraget hvor man er ansvarlig for forsendelsen og bærer risiko.
Slik velger du riktige incotermer:
- Velge riktig transportmetode: FAS, FOB, CFR og CIF er utformet for sjøfrakt, mens de øvrige er gjeldende for alle transportmetoder.
- Samarbeide med en kompetent transportør som har erfaringen til å vurdere transportruten og hvordan forsendelsene bør pakkes og merkes.
- Avklare om du som kjøper vil ta ansvar for henting av varer og organisering av transportoppdrag.
- Definere antall leverandører du samarbeider med:Skal du samle leveransene og ha færre men større leveranser, kan du redusere kostnadene.
- Avklare forsikringsansvar og prosedyrer for tollklarering
Få råd om Incoterms fra våre eksperter
Dine behov for logistikk
Det er viktig at du ikke velger incotermer som hemmer virksomheten din. For eksempel betyr Ex Works at du er ansvarlig for å ordne all frakt og bære risiko fra leverandøren har gjort varene dine tilgjengelig på sitt lager eller lokale. Dersom du vil ha kontroll over forsyningskjeden fra start til slutt, oppnår du dette med EXW. Det krever imidlertid at du har en tilleggsavtale på plass som definerer når du skal hente varene. Leverandørens produksjonssted vil nemlig fungere som et lager for deg.
Hvilken industri opererer du innenfor?
EXW er vanlig innenfor bilindustrien, der man jobber etter 'just-in-time' og ‘just-in-sequence’ prinsipper i produksjonen. Her ønsker man å kontrollere forsyningskjeden og ha oversikt over alle leverandører i alle trinn av prosessen.
Andre faktorer du må huske når du velger incotermer
- Vær spesifikk i transportvilkårene: Du må definere leveringsstedet og hvordan fraktoppdraget skal utføres nøyaktig i kontrakten mellom selger og kjøper. Hentested, leveringssted og destinasjon bør være spesifisert. Navnet på en by eller havn er ikke tilstrekkelig, fordi en leverandør kan tolke dette som å levere til en kai eller flyplass i den angitte byen, mens kjøper forventer at varene blir levert til døren.
- Definere hvem som har ansvar for tollklarering: Hvem som er ansvarlig for å betale toll på varene er avgjørende for sømløs frakt. Selger betaler toll hvis avtalen er definert av DDP, mens kjøper betaler i avtaler som er definert av CFR og CIF. Ansvaret overføres til kjøperen ved lossing av varer i CFR og CIF.
- Incoterms definerer ikke eierskap: Reglene fastsetter tidspunktet for når besittelse, kontroll og risiko overføres fra selger til kjøper.
Når blir ansvaret lagt på deg?
Siden kontroll, besittelse og ansvar ikke nødvendigvis overføres fra selger til kjøper samtidig, er det viktig å være klar over når du påtar deg eller overfører risiko, med andre ord når ansvaret for å forsikre varene overføres til deg fra den andre parten i transaksjonen, eller omvendt.
EXW: Mest ansvar på kjøper
Er vilkårene for fraktavtalen definert av incotermen Ex Works (EXW), blir ansvaret overført fra selger til kjøper så snart varene er klare til henting. I praksis betyr dette at kjøper blir ansvarlig for fraktoppdraget fra det sekund at varene står klare på fabrikken etter produksjon. Kjøperen bærer risiko for uhell eller skade uansett om den henter varene etter 2 dager eller 2 uker.
Man kan sammenligne EXW-incotermen med å kjøpe noe i butikk. Som kjøper påtar du deg ansvaret for produktet i den faktiske butikken, selv om det juridiske eierskapet kanskje ikke umiddelbart overføres til kjøperen. Du kan nemlig inngå en kredittavtale om å betale for varen på et senere tidspunkt.
DAP og DDP: Mest ansvar på selger
I den andre enden av skalaen er Delivered at Place (DAP) og Delivered Duty Paid (DDP). Her blir ansvar og risiko overført til kjøper først når varene er losset på bestemmelsesstedet, altså når vedkommende mottar varene. Selgeren er ellers ansvarlig for at varene dukker opp på riktig sted og til rett tid.
Du kan sammenligne DDP med hjemlevering, hvor du betaler for levering, men forventer at selger sørger for trygg frakt og tar ansvaret hvis varene ikke dukker opp eller blir skadet på ferden.
Forsikring
Kjøp av forsikring må være et informert valg. Noen incotermer definerer forsikringsansvaret tydeligere enn andre, for eksempel Carriage and Insurance Paid To (CIP), hvor selgeren har ansvar for transportforsikring. Å forstå hvem som har ansvar, indikerer bare hvilken part som trenger å avgjøre om de ønsker forsikring.
For mer informasjon om transportør- og speditøransvar, og hvilke faktorer du bør vurdere når du bestemmer deg for forsikring, anbefaler vi at du leser om vareforsikring og får rådgivning fra oss slik at du blir dekket best mulig.